2. Планування та основні принципи в самоменеджменті
Як правило, усякий процес ґрунтовного самоменеджменту починається зі встановлення цілей і планування.
Ося можлива схема дій для первісної стадії:
Алгоритм постановки цілей:
1. Аналіз цілей.
Що я хочу?
- особисто (життєві цілі)
- професійно (кар'єрні цілі).
2. Ситуаційний аналіз
Що я можу? Сильні і слабкі сторони. Ситуація, оточення.
- особисто
- професійно
3. Формулювання цілей (планування цілей)
- особисто (план життя).
- професійно (план кар'єри).
Плани можуть бути: на все життя, річні, квартальні, тижневі, денні.
Варто підкреслити важливість етапності в індивідуальному розвитку (ковзної системи перерозподілу пріоритету і спеціалізації).
Загальними рекомендаціями можуть бути наступні принципи самоменеджменту:
- Принцип Оккама: "не ускладнювати речі без необхідності".
- В усіх своїх діях і думках варто шукати помилку.
- Без розуміння минулого неможливо змінити майбутнє.
- Мабуть, ніщо не приносить більшого щастя, чим можливість займатися улюбленою справою й отримувати за це гроші.
- Грандіозні речі робляться грандіозними засобами.
- Плануйте, скільки часу займе та чи інша справа. Навіть не намагайтеся уникнути планування і раціоналізації своєї діяльності.
- Застосовуйте "зблокування" робіт при складанні планів усіх рівнів.
- Регулярно використовуйте особистий щоденник для емоційного саморозвантаження.
- Вживайте спеціальні заходи для подолання перешкод.
- Проводячи планування, записуйте терміни, задачі, активність, розподіл часу в щоденнику.
Починаючи робити що-небудь тривале вчасі, неодмінно звертайтеся до так званого "листка саморозвантаження", який може виглядати, наприклад, так:
1. Навіщо взагалі це робити?
2. Чому саме я?
3. Чому саме зараз?
4. Чому в цій формі?
Не відводьте занадто багато часу чисто рутинним заняттям. Використовуйте формуляри і технічні засоби для виконання рутинної роботи. Не займайтеся занадто довго несуттєвими деталями якої-небудь однієї задачі, якщо є більш важливі справи.
У перервах між виконанням окремих справ не слід вести подовгу приватні розмови. У наші дні розмови - звичайно порожня витрата часу. Древні, як і більшість сучасних людей сходу, говорили тільки тоді, коли в них було що сказати.
Неприпустимо відкладати важливі справи в довгу шухляду. Розпочату справа по можливості намагайтеся доводити до кінця відразу ж.
Закінчуйте розмову, якщо всяке її продовження здається вам марним (безглуздим).
Час від часу перевіряйте ціль розмови співрозмовника і свої власні, щоб виключити даремну витрату енергії і часу.
Цінується уміння не назбирувати нові знання, а вміти використовувати вже наявні.
Усі нові ідеї (у тому числі і чужі) варто пропускати через призму власної уяви, і потім розкручувати те, що вийшло, у розрахунку на удачу.
Викоріньте в собі заздрість, ненависть, гнів. Нехай їх перемінить чесність і справедливість в усьому.
Справа повинна подобатися, - інакше в ній процвітати неможливо. У кожний конкретний момент занурюйтеся тільки в одну справу, але занурюйтеся з головою.
Переборюйте сором'язливість, але будьте скромними: не хваліться своїми досягненнями просто так.
Будьте ініціативними; використовуйте всі можливості для самопросування, не бійтеся висловлювати свою точку зору, демонструйте впевненість у своїх ідеях, прямоту в розмові з вищестоящими, елегантність у манерах, чіткість мови. Нехай вам будуть наявні неквапливість, шарм, докладність. Не метушіться. Час від часу дивіться на себе як би з боку. Іноді корисно дивитися на себе з боку в дзеркало чи попросити кого-небудь зробити відеозапис вашої поведінки, ходи, манери мовлення.
Також необхідно вміти захистити себе від негативних впливів та відповідати на некоректні запитання. Методи захисту від негативних впливів:
- філософська непричетність;
- зведення до жарту;
- самоізоляція;
- психологічна блокада.
Десять золотих правил для керівників, виконання яких допоможе домогтися економії часу
1. Формуйте робочі блоки, у які Ви будете включати виконання великих чи схожих по характеру завдань.
2. Неодмінно усамітнюйтеся і влаштовуйте неприйомні години.
3 При проведенні переговорів установлюйте регламент, а також визначайте необхідні витрати часу для виконання визначених завдань.
4. Дотримуйте принципу встановлення пріоритетів при виконанні усіх видів робіт.
5. По можливості виконуйте тільки дійсно важливі справи (Принцип Парето).
6. Повною мірою використовуйте делегування (передоручення).
7. Великі завдання виконувати невеликими частинами (тактика "нарізування салямі")
8. Установлюйте для самого себе терміни виконання справ з категорії "А" (і т.д.).
9. Головні задачі виконуйте рано ранком (відчуття успіху).
10. Свідомо враховуйте в робочих планах коливання рівня працездатності.
3. Основні методики самоменеджменту
Існує кілька методик планування часу й прийняття рішень.
Метод «Альпи» містить у собі п'ять стадій:
1. Складання завдань дня.
2. Оцінка тривалості акцій.
3. Резервування часу «про запас» (60:40).
4. Прийняття рішень по пріоритетам і делегуванні.
5. Наступний контроль – перенесення незробленого .
Потрібно вести щоденника часу, який являє собою одночасно календар-пам'ятку, особистий щоденник, записну книжку, інструмент планування, довідник, абонементну книжку, картотеку ідей і інструмент контролю.
Застосування принципу Парето (співвідношення 80:20)полягає в тому, що якщо всі робочі функції розглядати з погляду їх ефективності, то виявиться, що 80 % кінцевих результатів досягається за 20 % витраченого часу, тоді як інші 20 % підсумку «поглинають» 80 % робочого часу.
Установлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВмістить у собі три закономірності:
· Найважливіші завдання (категорія А) становить приблизно 15 % кількості всіх завдань і справ, якими зайнятий керівник. Власна значимість цих завдань становить, однак, приблизно 65 %;
· Не важливі завдання (категорія Б) доводиться в середньому загального числа й також 20 % значимості завдань і для керівника;
· Менш важливі й несуттєві завдання (категорія В) становить, навпаки, 65 % загального числа завдань, але мають незначну частку – близько 15 % у загальній «вартості» усіх справ, які потрібно виконати.
Потрібно врахувати, що встановлення пріоритетів – важливе правило ефективної технічної роботи. Потрібно усвідомити, що не все можна зробити і не все потрібно зробити. Завжди треба починати з найважливіших справ.
Аналіз за принципом Ейзенхауера
Згідно із цим правилом завдання встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.
Залежно від ступеня терміновості й важливості завдань різняться чотири можливості їх оцінки й виконанням:
1) термінові/важливі справи. Їх потрібно виконувати негайно і особисто
2) Термінові/менш важливі справи.
3) Менш термінові/ важливі завдання. Їх не потрібно виконувати терміново. Але потрібно проконтролювати, щоб вони не перейшли в розряд термінових справ.
4) Менш термінові/менш важливі завдання .
Розглянуті аспекти самоменеджменту за своїм характером носять раціоналістичний підхід або так званий західний, що розвиває здібності й силу розуму.
Задачі самоменеджменту враховують і такий фактор діяльності людини, як біологічний, який містить у собі поняття природного ритму роботи індивідуально для кожної людини і поняття біоритмів.
Працездатність кожної людини піддається визначеним коливанням, які відбуваються в рамках природного ритму. Говорять звичайно про «людину ранку» чи «жайворонка» і про «людину вечора» чи «сову». Пік працездатності припадає в них на різні періоди дня. Кожний з нас може пристосуватися до цих коливань своєї працездатності. Необхідно вивчити свої особливості і використовувати ці закономірності у своєму розпорядку дня.
У житті кожної людини присутні і впливають три різні потоки енергії:
- фізичний ритм (впливає на фізичну силу і на силу волі);
- психічний ритм (обумовлює динаміку почуттів, настроїв, творчих сил);
- інтелектуальний ритм (впливає на розумові здібності).
Облік свого індивідуального біоритмічного стану дозволяє поліпшити свою працездатність, з огляду на нього при складанні планів роботи.
У першу чергу, керівники повинні навчитися не ототожнювати себе з іншими, визначити границі свого «я», вивчити його слабкі та сильні сторони. Знайти свою справжню волю, що є воля внутрішня, це воля духу, воля думок і вчинків.
4. Функції самоменеджменту та їх реалізація
У самоменеджменту є певне коло правил і функцій:
Постановка цілей.
Постановка цілей – це тимчасовий процес, оскільки протягом діяльності підприємства може з'ясуватися, що ті чи інші параметри змінилися, а це приводить до необхідності перегляду цілі.