- доведение до всех сотрудников важности удовлетворения требований клиентов и нормативных документов;
- установление целевых показателей процесса и соответствие этих целевых показателей целям Проектного института;
- регулярный анализ хода процесса и своевременную разработку корректирующих и предупреждающих действий;
- обеспечение всех необходимых ресурсов для осуществления деятельности в рамках настоящего процесса.
9.Документирование и архивирование
9.1. Контрольный экземпляр карты процесса “Разработка проекта здания” ОАО ”Проектный институт “ГПИСТРОЙМАШ” должен храниться у главного инженера до окончания срока действия, аннулирования или замены.
9.2. Контрольный экземпляр карты процесса после окончания срока действия, аннулирования или замены хранится в архиве в течение двух лет.
10. Порядок внесения изменений
10.1. Карта процесса находится в ведении главного инженера, который осуществляет ее пересмотр раз в два года.
10.2. По итогам пересмотра главный инженер может принять решение о продлении действия карты процесса без измерений или о корректировке данного документа.
10.3. Специалист, ответственный за разработку карты процесса, вносит в нее изменения.
11. Рассылка
Настоящая карта процесса подлежит рассылке в следующие подразделения школы:
| № учтенного экземпляра | Подразделение | Количество копий |
| 1. | ГИП | 1 |
| 2. | Начальники производственных отделов | 6 |
| 3. | Главные специалисты | 5 |
| 4. | Отдел издания проектов | 1 |
| Архив | 2 |
12. Ознакомление сотрудников
Лист ознакомления сотрудников с картой процесса:
| Дата ознакомления | Наименование должности | Подпись | Расшифровка, Ф.И.О. | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| ГИП | ||||
| Начальник КТО | ||||
| Начальник ОГиЗ | ||||
| Начальник АСО | ||||
| Начальник КЭО | ||||
| Начальник ЭТО | ||||
| Начальник ОИО | ||||
| Работники производственных отделов | ||||
| Заведующий архивом | ||||
| Гл. специалист по архитектурной части проекта | ||||
| Гл. специалист по строительной части | ||||
| Гл. специалист по энергетической части проекта | ||||
| Гл. специалист по электротехнической части проекта | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Гл. специалист по технологической части проекта | ||||
| Работники органов контроля | ||||
| Работники отдела издания проектов |
Справка о ходе процесса
В соответствии с результатами функционирования процесса «Разработка проекта здания» для вышестоящего руководства готовится справка о ходе этого процесса, которая представлена ниже.
| Наименование показателя | Данные для расчета показателей | Оптимальное значение | Фактическое значение | |
| Наименование | Значение | |||
Анализ данных о ходе процесса отражен в отчете о выполнении решений предыдущего «дня качества», состоявшегося ___________________
Ответственный за разработку:
____________/________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
| Наименование выявленных несоответствий | Анализ возможных причин | Предлагаемые меры по устранению | Ответственный за устранение | Результаты по развертыванию мер |
| Наименование показателя | Фактическое значение каждого показателя за месяц | Интегральная оценка процесса за месяц | Вывод о результативности процесса |
Предлагаются следующие мероприятия по улучшению процесса:
| Мероприятия по улучшению | Содержание | Ответственныйза исполнение | Срок исполнения | Дополнительные ресурсы |
Анализ процесса
В ходе процесса разработки проектов зданий может возникнуть ряд проблем, оказывающих негативное воздействие на качество работы всей организации и, соответственно, на качество выполняемых проектов.
Анализ этих проблем наглядно представлен в табл.1
После исследования приведенных проблем можно сделать вывод, что наиболее существенными и часто возникающими из них являются:
-разногласия с заказчиком по поводу оплаты;
-разногласия в сроках выполнения;
-нехватка компьютерной техники;
-разный взгляд отделов-смежников на выполнение проекта.
Именно на эти проблемы следует обратить первоочередное внимание и разработать мероприятия по их устранению.
Мероприятия по улучшению процесса «Разработка проекта зданий»
По результатам анализа процесса разработки проекта здания могут быть предложены следующие меры для его улучшения:
1. Помимо национальных стандартов рекомендуется применение стандартов предприятия, учитывающих его особенности. Для этого рекомендуется обратиться в ВУЗы области.
2. Для устранения неточностей в выполнении работы и установления большего взаимопонимания в коллективе необходимо направлять некоторых сотрудников на курсы повышения квалификации. Для обучения персонала нужно разработать соответствующую программу, при этом обучение руководителей верхнего уровня, специалистов и простых исполнителей проводят по разной тематике в рамках необходимых знаний на данном уровне.
3. Поощрять стремление сотрудников к самообразованию, что поможет развитию нестандартного мышления сотрудников и, следовательно, неординарному подходу к работе.
4. Необходимо ввести журнал учета прихода и ухода сотрудников, что в значительной мере повлияет на скорость выполнения работы.
5. Необходимо ввести систему денежных взысканий за нарушения дисциплины и грубые промахи при выполнении работы.
6. Необходимо ввести систему вознаграждений за образцовое и скоростное выполнение работы.
7. Для повышения мотивации и создания стимула необходимо повысить заработную платы сотрудников.
8. Необходимо организовывать льготный отдых сотрудникам, имеющим проблемы со здоровьем и работающим плодотворнее и эффективнее остальных.
9. Для поддержания психологической стабильности в коллективе можно нанять психолога, который поможет решить не только внутриколлективные, но и личные проблемы, что также положительно скажется на результатах работы.
10. Для создания дружественной и доброжелательной обстановке в коллективе необходимо проводить корпоративные встречи.
11. Для создания благоприятной внутренней атмосферы в организации необходимо осуществлять оперативное информирование персонала, т.е. проводить обсуждение на совещаниях, размещать статьи в корпоративной прессе, информацию на стендах, проводить семинары и оформлять регулярные отчеты, распространяемые во все отделы.
12. Для избегания разногласий с заказчиками и пустых затрат времени нужно создать прайс-лист с перечнем оказываемых услуг, примерной стоимостью и сроками выполнения.
13. Необходимо постоянно и тщательно следить за обновляющимися НТД, ГОСТами и СНиПами для своевременного обеспечения этой документацией работников производственных отделов и, соответственно, для избегания ошибок при разработке проектов.
14. Необходимо повысить комфортность рабочих мест, а также создать специализированные рабочие места с целью обеспечения удобства работы сотрудников и снижения числа ошибок.