Решение перечисленных выше задач призвано обеспечить подготовку фирмы к участию в работе конкретной ярмарки или выставки. И уже за день до открытия или непосредственно в день начала работы ярмарки или выставки сотрудники фирмы должны быть готовы принять у фирменной экспозиции представителей средств массовой информации[5].
1.5 Работа персонала на ярмарке или выставке
Основная роль в обеспечении успешного участия фирмы в ярмарке или выставке принадлежит персоналу, занятому в проведении данного мероприятия. Как уже подчеркивалось выше, этот персонал должен пройти соответствующее обучение и с ним необходимо провести инструктаж, во время которого следует оговорить вопросы, касающиеся данной ярмарки или выставки. А именно, прежде всего следует рассмотреть:
· цели участия в ярмарке или выставке;
· распорядок работы сотрудников фирмы;
· обязанности отдельных сотрудников во время проведения данного мероприятия;
· график дежурства на стенде;
· порядок работы со средствами массовой информации;
· перечень услуг, предоставляемых на ярмарке или выставке;
· сегменты возможных посетителей;
· возможные модели поведения посетителей ярмарки или выставки;
· порядок проведения маркетинговых исследований;
· состав экспонентов;
· основные качественные параметры представляемых товаров, их цена и конкурентные преимущества;
· порядок регистрации всех пожеланий и рекомендаций посетителей ярмарки или выставки;
· порядок подведения итогов участия фирмы в ярмарке или выставке и др.
Обсуждение всех указанных выше вопросов является, безусловно, необходимым условием для успешной работы персонала на ярмарке или выставке. Однако практическая реализация обсужденных вопросов, несомненно, зависит от подбора персонала, его квалификации. Что касается квалификации персонала, участвующего в работе ярмарки или выставки, то она должна удовлетворять определенным специфическим требованиям, это прежде всего:
· высокий уровень теоретических и практических профессиональных знаний;
· уверенное поведение и находчивость во время нестандартных ситуаций;
· хорошо поставленная речь;
· знание иностранных языков;
· опыт работы на ярмарках и выставках;
· умение работать со средствами массовой информации;
· умение находить обоснованные решения в сложных ситуациях.
Свои профессиональные знания персонал ярмарки или выставки реализует как, работая на стенде фирмы, так и за его пределами. Что касается работы на стенде, то здесь первоочередными задачами персонала являются привлечение как можно большего числа посетителей стенда и установление контактов с посетителями, выявление среди них существующих и потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечение с ними дальнейших контактов в целях организации эффективной предпринимательской деятельности.
Работа персонала вне стенда сводится, прежде всего к:
· изучению специфики ярмарки или выставки в целях участия в ее работе в будущем;
· изучению товаров фирм-конкурентов, их цены и каналов распределения;
· генерации идей о разработке новых товаров;
· поиску новых посредников;
· поиску новых стратегических партнеров;
· исследованию путей и возможностей продвижения товаров на целевые рынки.
При решении сформулированных задач персонал фирмы учитывает реальные результаты, подводит итоги участия в ярмарке или выставке и разрабатывает, рекомендации по устранению выявленных недостатков.
2. Выставка и ярмарки как способ стимулирования сбыта товара
2.1 Анализ выставочно-ярмарочной деятельности в г. Хабаровске
Анализ современных тенденций развития выставочного бизнеса показывает, что функции выставок существенно расширились. Кроме традиционных: рекламных, информационных, коммуникативных, выставки могут стать полигоном аттестации качества товаров и услуг, исследования рынков, формирования взаимоотношений между разработчиками и потребителями, продавцами и покупателями. ОАО "Хабаровская международная ярмарка" - лидирующая выставочно-ярмарочная компания дальневосточного региона России, созданная Комитетом государственного имущества Хабаровского края в 1994 году.
В настоящее время проводятся ежегодно 10 календарных (20 специализированных) выставок-ярмарок, на каждой из которых участвуют от 150 до 250 предприятий из городов Дальнего Востока, Сибири, Забайкалья, Урала, центральных регионов России и из-за рубежа (Китая, Кореи, Японии). До 50-70% экспонентов являются постоянными участниками выставок и ярмарок. Количество посетителей на каждой выставке составляет от 3 до 5 тысяч человек в день. С 2000 года в рамках всех выставок проводится конкурс "Золотая медаль Хабаровской международной ярмарки", который становится все более престижным. В июне 2006 года Хабаровская международная ярмарка награждена Национальной премией ТПП РФ "Золотой Меркурий" за "вклад в развитие российского предпринимательства. Информационной поддержкой выставок занимаются от 30 до 50 различных средств массовой информации. Рекламно-информационная компания начинается обычно за 6-8 месяцев до начала каждой выставки и поглощает до 15% бюджета предприятия.
Проводимые выставки являются эффективным инструментом поддержки отечественных производителей: каждый третий участник – производитель, более 80% участников – представители малого и среднего бизнеса. Выставки «Энергетика Дальневосточного региона», «Лес и деревообработка», «ДальЭкспоМебель», «Мир медицины. Здоровье и красота», «ДальПищеПром» в 2007 году стали еще более значимыми и эффективными для своих отраслей, запоминающимися и полезными для участников и посетителей. Лидирующее положение по традиции у выставки «Архитектура, стройиндустрия Дальневосточного региона», комплектующейся участниками за год вперед. В 2007 году в ней участвовали 242 экспонента из 20 городов России и стран АТР.
Особое место занимает Межрегиональная Приамурская торгово-промышленная ярмарка. Два последних года она проходила в рамках Международного Экономического Форума и Дальневосточного Международного Экономического Конгресса, благодаря поддержке администраций краев и областей Дальневосточного Федерального округа, Правительства Хабаровского края, Министерства экономики и внешнеэкономических связей Хабаровского края, эта выставка тоже имеет очень высокий рейтинг. Являясь выставкой достижений ведущих отраслей экономики Дальнего Востока и Сибири, она наиболее ярко демонстрирует, что выставки-ярмарки являются эффективным инструментом развития и интеграции территорий. Каждая выставка, проводимая Хабаровской международной ярмаркой, – это еще и яркая содержательная программа. За этот год проведено 10 «круглых столов», 30 отраслевых семинаров, 50 мастер-классов, 8 профессиональных конкурсов, 2 фестиваля и многое другое. В рамках отраслевых выставок проходил конкурс «Золотая медаль Хабаровской международной ярмарки», количество участников этого конкурса из года в год растет. В 2007 году было подано 290 заявок, 172 экспоната были награждены «Большой золотой медалью», 86 – «Золотой медалью».
Намечается и качественно новое направление деятельности – это расширение сотрудничества и совместные проекты с другими выставочными центрами России. Сегодня в России активно развивается рынок технологий и оборудования для деревообрабатывающей и мебельной промышленности, что обусловлено постоянно растущим потребительским спросом со стороны мебельного производства, деревянного домостроения. На основе складывающейся конъюнктуры рынка активно развивается и соответствующий отраслевой выставочный сегмент. Как и во многих регионах проводится региональная выставка «Лес и деревообработка ДВ региона», вместе с тем зарубежные и крупные российские компании проявляют большую заинтересованность в расширении своего бизнеса, стремятся расширить свое присутствие в различных регионах России.
В настоящее время прорабатывается возможное участие Хабаровской международной ярмарки совместно с выставочными центрами Москвы, Санкт-Петербурга, Перми, Красноярска, Ростова-на-Дону в общероссийской программе и проведение выставки «Технодрев» в г. Хабаровске с 2007 года.
В 2007 году у Хабаровской международной ярмарки сложились деловые и конструктивные отношения с Правительством Хабаровского края, в частности Министерством экономики и внешнеэкономических связей, с отраслевыми министерствами, с администрацией г. Хабаровска и администрациями других субъектов Дальневосточного Федерального округа, с общественными организациями и союзами, со средствами массовой информации.
2.2 Рекомендации участникам выставок г. Хабаровска
Сегодня серьезную проблему вызывает тот факт, что многие руководители имеют устаревшие понятия о том, что составляет предмет выставки. Для многих выставка по-прежнему подразумевает пустую трату денег, бессонных ночей и бесцельно потраченного времени. Имеющаяся литература и публикации в области выставочного дела дают основания утверждать, что по рассматриваемой проблеме ощущается недостаток исследований и рекомендаций, позволяющих опровергнуть устоявшуюся точку зрения. Существует также устойчивое мнение о том, что выставки - это аналог выездной продажи, кратковременная торговая точка. Выставка – самый уникальный и эффективный маркетинговый механизм, объединяющий все инструменты продвижения и сбыта продукции. Статистика утверждает, что у большинства компаний 40% продаж происходит как раз за счет выставок, которые являются прекрасной возможностью заявить о себе, как о серьезном деловом партнере, оценить конкурентоспособность своей продукции и ознакомиться с перспективными разработками в данной отрасли. Выставка является самой короткой дорогой от производителя к рынку, она дает возможность живого общения с потребителем или потенциальным заказчиком. Контакты с клиентами позволяют получить довольно точные сведения о покупательской структуре, объемах производства данной продукции в различных регионах, потенциальном спросе, реальном максимальном уровне цен. Итак, выставка позволит оценить конкурентоспособность вашего товара, состояние рынка сбыта, подскажет, что в связи с этим нужно выпускать, по какой цене, кто может оказать помощь в реализации, поможет изучить продукцию конкурентов, систему предоставляемых ими скидок, условий поставок, сервиса и т.д.