Каждое дело формируется в отдельной папке, на обложке которой указывается номер дела, фамилия и инициалы сотрудника, дата поступления на работу в организацию.
Личное дело ведут в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.
Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывают справку, подписанную работником, ответственным за кадровую документацию, где он указывает с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.
Раз в год проводят проверку наличия и состояния личных дел, о чем составляют акт.
Хранят личные дела в специальных шкафах. Дела располагают по порядку номеров слева направо и сверху вниз. Хранят личные дела только работающих сотрудников.
Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет.
08.07. 2010г – 09.07.2010г Работа с личными делами сотрудников администрации муниципального образования Ленинградский район.
Было изучено ведение и состав личного дела муниципального служащего.
Основываясь на документ «Положение о персональных данных муниципального служащего администрации муниципального образования Ленинградский район» 3.7. К личному делу муниципального служащего приобщается:
3.7.1 Письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу в администрацию муниципального образования Ленинградский район (далее должность муниципальной службы).
3.7.2 Письменное соглашение муниципального служащего на обработку его персональных данных
3.7.3 Собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии размером 3х4 (желательно цветной).
3.7.4 Дополнение к анкете
3.7.5 Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципального службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса).
3.7.6 Автобиография, написанная произвольно, собственноручно
3.7.7 Ксерокопия паспорта и копии свидельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.
3.7.8 Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы.
3.7.9 Ксерокопии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении учётной степени, учёного звания (если таковые имеются).
3.7.10 Ксерокопия документов о награждении государственными, краевыми, местными наградами, о присвоении почётных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются).
3.7.11 Распоряжение о назначении на должность муниципальной службы
3.7.12 Экземпляр трудового договора муниципального служащего, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесённые в трудовой договор.
3.7.13 Расписка об ознакомлении с ограничениями и запретами, которые установлены при прохождении муниципальной службы
3.7.14 Распоряжение о переводе, назначении или увольнении муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы.
3.7.15 Ксерокопии документов воинского учёта (для военнообязанных лиц, подлежащих призыву на военную службу).
3.7.16 Распоряжение об увольнении муниципального служащего с замещаемой должности муниципальной службы (расторжение трудового договора с муниципальным служащим).
3.7.17 Аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период.
3.7.18 Характеристика муниципального служащего
3.7.19 Распоряжение о присвоении муниципальному служащему классного чина.
3.7.20 Распоряжение о включении муниципального служащего в кадровый резерв муниципальной службы, а также об исключении его из кадрового резерва.
3.7.21 Распоряжение о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинированного взыскания до его снятия или отмены.
3.7.22 Копии документов о начале служебной проверки, её результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы.
3.7.23 Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений.
3.7.24 Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего и его членов семьи.
3.7.25 Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.
3.7.26 Копия свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе физического лица по месту регистрации (ИНН)
3.7.27 Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан.
3.7.28 Медицинское заключение установленной фирмы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или её прохождение.
3.7.29 Документы о прохождении испытания (заключение руководителя структурного подразделения по результатам прохождения муниципальным служащим испытательного срока).
3.7.30 Справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений и запретов, установленных законодательством.
Все документы, являющиеся составляющим личного дела, формируются строго в соответствии с указанными датами и с соблюдением норм положения о персональных данных муниципального служащего администрации муниципального образования Ленинградский район.
Заключение
На протяжении двухнедельной практики, моим руководителем являлась Фесюра Ольга Николаевна, заведующая сектором кадровая служба, опытный специалист и внимательный руководитель со стороны базы практики. Под её руководством мной было выявлено, что такое кадровая служба и в чём заключается её деятельность. Мне представилась возможность работать с штатным расписанием администрации муниципального образования Ленинградский район, изучать распоряжения, постановления главы администрации и решения Совета муниципального образования Ленинградский район. Также изучение документа «Положение о персональных данных муниципального служащего администрации муниципального образования Ленинградский район». Особенно познавательной и интересной была работа с личными делами, и трудовыми книжками сотрудников администрации муниципального образования Ленинградский район.
При прохождении учебной практики в кадровой службе я получила много новых и интересных знаний и расширила свой кругозор в области деятельности органов и управлений администрации муниципального образования Ленинградский район.
Характеристика
Настоящая характеристика дана ФИО, проходившей учебную практику в администрации муниципального образования Ленинградский район с 28.06.2010г. по 11.07.2010г.
За время прохождения учебной практики студент ФИО проявила себя дисциплинированной, стремящейся к получению знаний, навыков и умений, необходимых в данной области управления.
Под руководством заведующего сектором кадровая служба МО Ленинградского района Фесюра О.Н, ФИО изучала отделы и управления администрации муниципального образования Ленинградский район, выполняла работу по распределению документов по отделам и управлениям администрации муниципального образования Ленинградского района. Занималась изучением штатного расписания администрации муниципального образования вступившим в силу с 01 июня 2010г. Работала с распоряжениями, приказами, и решениями Совета муниципального образования Ленинградский район. А также занималась изучением положения о персональных данных муниципального служащего администрации Ленинградского района и работала с личными делами сотрудников администрации.
Несмотря на короткий срок прохождения практики, ФИО проявила себя активной, дисциплинированной студенткой, смогла охватить большой объем информации.
Ко всем заданиям своей учебной практики ФИО относилась ответственно, поручения с документами выполняла аккуратно.
В целом теоретический уровень подготовки студента и качество выполняемой им работы можно оценить на отлично.
Руководитель практики__________________/ Фесюра О.Н