Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:
- была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)
- были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)
- было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)
- был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).
Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.
2. Не ставить большое количества задач, с которыми заведомо не возможно справиться. Перегруженность быстро приводит к переутомлению, из-за которого удовольствие от работы снижается. (8, с.224)
3 Оптимальная организация рабочего дня
Нельзя не вспомнить удивительные слова русской поэтессы А.Ахматовой:
Но как нам быть с тем ужасом, который
Был бегом времени когда-то наречен....
Менеджеру необходимо постоянно следить за своим временем, но не за стрелками на часах; не тратить время даром: это тот материал из которого создана жизнь.
«Соотношение стратегических, тактических и оперативных задач в структуре рабочего дня менеджера высшего звена рекомендуется принимать равным 6:2:2, а в структуре менеджера низшего звена — 1:2:7, т.е. руководитель должен больше заниматься формированием стратегий, а мастер — их исполнением.
Первые пять дней недели, с понедельника по пятницу включительно, менеджеру следует работать, чтобы не отстать от конкурентов. А по субботам и воскресеньям ему надо стараться их обойти.» (10, с.195)
Это как должно быть. На практике всё выглядит несколько иначе. По наблюдениям Г. Минцберга, менеджер в среднем лишь один раз в два дня может на полчаса заняться запланированной работой, так чтобы никто его при этом не отвлекал. Остальное время он находится в вихре событий и потоков информации, ему приходится постоянно переключаться на новые вопросы, изворачиваться и принимать на ходу решения, полагаясь на непроверенную информацию (слухи и сплетни) больше, чем на отчёты и доклады. Таким образом, резервы для приведения в соответствие своей работы с требованиями менеджмента есть. Надо только иначе организовать свою работу.
Недооценка роли организации рабочего дня, рабочей недели, рабочего места руководителя привела к тому, что в управленческой деятельности производительность труда за последние полвека возросла только в 2-3 раза, в то время как на производстве она выросла в 30 раз.
Главной задачей оптимальной организации рабочего дня, недели, рабочего места является повышение производительности труда руководителя, экономия его физической и умственной энергии.
На рабочем месте должно быть предусмотрено естественное боковое освещение. Если окно находится с южной стороны, необходимо предусмотреть жалюзи или шторы.
Умственный труд допускает шумовые нагрузки не более 40дБ (тихий разговор), поэтому должны быть предусмотрены двойные двери и окна. Ковёр на полу, комната отдыха — не излишество, а необходимость.
Повышению производительности труда способствует рациональное цветовое оформление. Цветовой интерьер в психике человека вызывает множество разных чувств, не исследованных до конца. Известно, что светло-голубые тона кажутся холодными, зелёный цвет относится к оптимальному для глаз, действует успокаивающе, благотворно влияет на психику. Шум в таких помещениях не воспринимается так остро, как, например, в помещениях с красной окраской. Помещение, окрашенное в светлые тона, кажется шире, создаётся зрительное впечатление большой площади. Благоприятные климатические условия обеспечиваются применением систем кондиционирования. Работать менеджер должен не с утра до ночи, а с умом.
Хорошо если менеджер обладает так называемым качеством вертолёта. Это способность приподняться над мелочами жизни, суметь посмотреть со стороны, что же происходит с организацией, а затем вернуться к каждодневным заботам руководителя. Надо отметить, что это очень редкое качество. Большинство умеющих заглянуть вперёд менеджеров оказываются плохими руководителями в рутинных, каждодневных ситуациях. С другой стороны, есть много менеджеров, великолепно решающих практические вопросы, но страдающих «близорукостью».
4 Самоменеджмент
Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.
Основная цель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.
У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций, таких как:
1. Постановка цели - это выражение в виде четких намерений и в точных формулировках наших интересов, потребностей или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится.
2. Ситуационный анализ представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны). Путём анализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он может сделать, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей он располагает. С другой стороны, менеджер должен ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.
3. Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.
Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.
Даже самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы к соответствующим обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнению плана жизни и карьеры.
Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку. Если же какое-то дело начато, то оно должно быть доведено до конца.
4. Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение – значит установить приоритетность.
Основные проблемы руководителей заключаются в том, что они пытаются сразу выполнить слишком большой объем работ и распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.
Менеджеры должны стремиться к тому, чтобы, успевая решать во время рабочего дня множество разных текущих вопросов, в течение определенного времени заниматься только одной-единственной задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление списка приоритетов на основе этого решения и соблюдение его. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет:
- работать только над действительно важными и необходимыми задачами
- решать вопросы в соответствии с их неотложностью
- концентрироваться на выполнении только одной задачи
- укладываться в установленные сроки
- исключить дела, которые могут быть выполнены другими
- не оставлять невыполненными задачи, которые вам действительно по силам
- получить больше удовлетворения от рабочего дня и результатов работы
- избежать стрессовых перегрузок
5. Реализация и организацияпредполагает составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”.