Планово-экономический отдел разрабатывает общий план экспорта, основываясь на производственной программе; экспортный отдел разбивает составленный план по странам; начальник экспортного отдела распределяет контракты по инженерам; инженеры - по конкретным фирмам.
Цены по экспортируемой продукции устанавливаются исходя из существующей рыночной конъюнктуры. Определение цен идет по затратному методу (отправной точкой служит себестоимость изготовления продукции). Расчет себестоимости проводит Отдел маркетинга и цен. В начале года рассчитываются плановые показатели (исходя из данных за истекший год), а затем ежемесячно производится перерасчет (отличия факта от плана могут достигать 10-20%).
Заключение экспортной сделки сопровождается подписанием контракта купли- продажи после проведения переговоров, позволяющих уточнить все точки зрения, устранить сомнения и противоречия на основе согласованного всеми сторонами окончательного варианта всех позиций контракта.
При подготовке к переговорам специалисты подготавливают необходимые справочные материалы, четко сформулированные доказательства, сгруппированные по проблемам перечни вопросов.
Выясняют информацию об особенностях индивидуальных качеств партнеров, особенности их характера, личные наклонности, национальные особенности.
До ведения переговоров подготавливаются узловые вопросы, намечается кто и в какое время их будет задавать, продумываются вопросы контрагентов и ответы на них, распределяются обязанности по работе на переговорах, назначается секретарь.
Умело проведенные переговоры позволяют добиться максимально возможного экономического эффекта.
С каждым из клиентов заключается контракт, представляющий собой договор в письменной форме, фиксирующий коммерческие отношения между сторонами, являющимися субъектами разных стран. В контракте отражены права и обязанности сторон, состоящие из договорных условий, порядка их выполнения и ответственности. Контракт составлен на двух языках.
Контракт состоит из следующих разделов: преамбула, предмет контракта, цена и общая сумма контракта, сроки поставки, качество товара, упаковка и маркировка, сдача и приемка товаров, платежи, рекламации, ответственность сторон, арбитраж, форс-мажор, другие условия, сведения о регистрации, юридические адреса и подписи сторон.
Содержание разделов соответствует общепринятым правилам и стандартам. В преамбуле указан номер контракта, дата и место заключения и определение сторон, заключивших сделку. Предмет контракта определяет условия поставки, количество и стоимость приобретаемого товара. Описание товара (с технической точки зрения, цены, ассортимент) указывается в прилагаемой спецификации. Указывается, что товар приобретается с целью вывоза его за пределы РБ. В разделе “цена и общая сумма контракта” оговаривается валюта платежа (Евро) и общая сумма контракта (включая упаковку и маркировку). Сроки поставки товара согласовываются дополнительно в спецификации сторонами на каждую партию подшипников. Датой поставки считается дата коносамента. Оговаривается возможность досрочной поставки с условиями принятия и оплаты её со стороны покупателя. Извещение покупателя о готовности товара к отгрузке производится по факсу. По взаимному согласию сторон условия поставки могут быть пересмотрены. При этом все условия поставки и отгрузки, сокращения или ссылки должны соответствовать “Инкотермс”, издание 2000г. Качество товара должно соответствовать сертификату качества или техническим требованиям, которые являются неотъемлемой частью контракта. Упаковка и маркировка должна обеспечивать сохранность груза. Упаковка производится в соответствии с техническими условиями. Маркировка производится несмываемой краской и на английском языке указывается: тип подшипника, количество штук, вес брутто и нетто и другие реквизиты, заранее оговоренные продавцом и покупателем.
Сдача и приемка товаров производится на основании спецификации, счет-фактуры и коносамента. Приемка осуществляется по месту нахождения получателя. Отклонения по количеству и качеству отражаются в акте, составленном в присутствии независимого эксперта страны Получателя. В разделе “платежи” рассматривается порядок расчетов с контрагентами. Раздел “Рекламации” устанавливает ответственность сторон за неисполнение или за ненадлежащее исполнение условий контракта в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Срок подачи рекламации в отношении качества и количества товара (при условии доставки в неповрежденном виде) – 30 дней. Срок урегулирования рекламации - 3 месяца с даты получения рекламации.
2.2 Управление информацией на предприятии ОАО "МАЗ"
В процессе коммуникации информация передаётся от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путём передачи идей, фактов, мнений, намёков в устной или какой-либо другой форме (письма, жесты, поза и т.д.) с целью получения в ответ желаемой реакции.
Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передаётся, и то, как это что передаётся. Для того, чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.
Термин коммуникация происходит от латинского communis, означающего общее передающий информацию пытается установить общность с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчинёнными, подчинённые друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения вопросов, характеризующихся неопределённостью и двусмысленностью.
Принята следующая типология коммуникаций
Между организацией и внешней средой,
Между подразделениями,
Внутри подразделений по уровням производства и управления,
Межличностные,
Неформальные.
Руководитель, принимая решение и реализуя его среди своих подчинённых, коллег и вышестоящих руководителей, должен управлять возникающими при этом реакциями либо полной поддержкой, либо проявлениями противоречий. Это определяется степенью удовлетворения потребностей и интересов как управляющей, так и управляемой систем.
Полная поддержка свидетельствует либо о пассивности подчинённых и большом авторитете руководителя, либо об их некомпетентности. Таким образом, полная поддержка решений руководителя это серьёзный симптом неблагополучия в организации.
Наиболее характерная реакция подчинённых противоречие. Противоречие это результат взаимодействия сторон с различной степенью восприятия и оценкой одного и того же явления или объекта, которые вместе с тем находятся во внутреннем единстве (в рамках одной системы) и является источником развития и познания.
Информация представляет важнейший элемент информационной среды управления -информационную системы управления. Кроме нее информационная система управления включает
- информационные технические средства управления (компьютер, телефон, факс и др.),
-технологии,
- профессионализм работников аппарата управления и работников сферы производства,
- общую культуру управленческих отношений,
-систему документооборота.
Уровни развития составляющих информационной системы управления должны взаимно соответствовать, при этом среда играет активизирующую роль, выступая как дополнительный ресурс. При большом несогласовании составляющих информационной системы управления друг другу информационный процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии). Так, при преимущественно ручной обработке информации (печать на обычных машинках, вычисления на калькуляторах) следует использовать простые системы передачи информации и приглашать специалистов со средним уровнем образования в области информатики.
Основная задача информационной системы управления доведение до конкретного работника нужной информации в нужное время.
Обычно информацию разделяют на два больших класса
объективную, овеществленную в товаре. субъективную, отраженную, организованную людьми.
К объективной относится информация, полученная от объекта управления как потребительской стоимости. Например, информация о работнике диплом об образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях, трудовая книжка, местожительство и т.д. информация о конкуренте прайс-листы на продукцию, его реклама, местонахождение, сведения о персонале и т.д. Основную долю составляет класс субъективной информации. Соотношение субъективного и объективного в отраженной информации зависит от многих факторов, в том числе от уровня профессиональной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уровня и технических средств управления.
Таким образом, хотя сам источник информации носит объективный характер, но информация о нем субъективна, так как при отражении происходят прием, преобразование и передача ее человеком. Работник может и сам организовать информацию (составление инструкций, приказов, распоряжений и т.д.). В данном случае субъективность информации заложена в самом начале.
Субъективность информации нельзя отождествлять с ошибочностью, недостоверностью это разные категории. Субъективная информация может иметь высокий уровень объективности и достоверности.
Категория информация имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант). Человек может одновременно быть информатором и информантом. Так, осуществляя управленческое воздействие на объект управления, руководитель получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности объекта управления (обратная информационная связь).
Задача субъекта управления в ИСУ заключается в следующем
отделить ценную информацию от шумов выделить из информации наиболее важную часть, позволяющую анализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.
Управлять такой информацией необходимо. Если все пустить на самотек, то информация может достаточно быстро превратиться в дезинформацию, вредную как для руководителей, так и для подчиненных. Для работы со слухами существует два основных метода
воспитание лояльных сотрудников и установление моральных и материальных стимулов и ответственности за распространение несанкционированной бытовой информации информирование работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д.