Сложность объектов управления и среды, воздействующей на них, обуславливает вероятностный характер систем управления. Причем бесконечно малые начальные изменения некоторых элементов объекта управления могут привести к существенным изменениям системы в целом. Взаимосвязь с внешней средой и зависимость от нее – важные свойства организации. Они определяют открытость или закрытость организации как системы.
Для исследования сложных систем применяют декомпозицию – разделение системы на части (подсистемы), которые могут рассматриваться как самостоятельные объекты. Декомпозиция – анализ систем по различным целям, функциям, способам достижения целей и др. в производственной организации можно выделить подсистемы маркетинга, собственно производства, научно-исследовательских и опытно конструкторских работ, финансов, менеджмента, управление персоналом и др.
Каждую из этих подсистем можно рассматривать как систему управления. Например, маркетинг, являясь частью системы управления на основе учета внешних факторов, может рассматриваться как объект управления. Для выделения задач управления маркетингом нужно раскрыть содержание функций управления (анализ, планирование, организация, мотивация, контроль и др.) применительно к комплексу маркетинга (товар, цена, система сбыта, продвижения товара).
Для категории «товар» можно определить следующие задачи управления маркетингом:
· Анализ товарных рынков, представляющих интерес для фирмы;
· Планирование товара, т.е. выбор нового или совершенствование выпускаемого, исходя из выявленных потребностей рынка;
· Участие маркетинговой службы в организации выпуска товара (организация необходимых научных исследований, составление программ выпуска и др.)
· Активизация производственны служб в выпуске товаров, удовлетворяющих потребности;
· Устранение противоречий между целями маркетинга и производства;
· Контроль за соответствием фактических характеристик товара установленным маркетингом.
В производстве можно выделить подсистемы технологической подготовки производства, основного и вспомогательного производства, материально-технического снабжения, контроля и качества и др. Эти подсистемы охватывают производственные функции, каждая из которых требует управления. В системе управления можно выделить целевые подсистемы: управление ресурсами, управление качеством, управление охраной окружающей среды и др. В каждой из этих подсистем реализуется ряд целей.
Функциональные подсистемы включают сущность и содержание управленческой деятельности, состав решаемых задач управления и, как правило, соответствуют организационной структуре управления.
Типичные функциональные подсистемы – маркетинг, финансы, бухгалтерский учет, которые обособлены в специальных подразделениях организации. Целевые подсистемы обычно не имеют соответствующих подразделений в аппарате управления, однако их функции закрепляются за линейными и функциональными подразделениями.
Практика применения системного подхода при анализе как технических, так и социально-технических систем, т.е. организаций говорит, что при их рассмотрении лучше сначала увидеть всю систему, а затем последовательно, по уровням выделять ее элементы. Т.е рекомендуется сначала увидеть слона целиком, а потом разбираться с хоботом или хвостом. Иначе можно переусердствовать, даже из лучших побуждений, и тогда хвост станет управлять слоном, а не помогать ему в реализации своей миссии .
В этом заключается, по большому счету, вся суть системного подхода: решать задачи последовательно, не углубляясь сразу в излишние детали, добиваясь оптимальности системы на каждом уровне рассмотрения
Целостность организации и ее открытость как системы обуславливают: разделение внутренней и внешней среды, зависимость организации от внешних факторов, взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействия параметров внутренней и внешней среды и управления ими.
Внутреннюю среду организации представляют все рассмотренные выше ее составляющие элементы, связи и отношения между ними по поводу производства продукции и управления.
Поскольку организация создается людьми, то все ее элементы и связи в той или иной мере имеют переменный характер. К переменным внутренней среды организации относятся структуры производства, цели и задачи управления, технологии, люди. Структуры организации определяются логическим и количественным соотношением элементов системы и уровней управления.
Управляемость, помимо отмеченных условий, зависит и от технологии. Технология есть любое средство, с помощью которого входящие в производство или орган управления элементы преобразуются в выходящие.
Цели, относясь к переменным факторам внутренней среды, характеризуют конкретные конечные состояния организации.
Важнейшая часть и внутренней, и внешней среды организации – инфраструктура, т.е. комплекс элементов и связей, обеспечивающих условия жизнедеятельности коллектива организации и обслуживающих основные процессы производства и управления. К инфраструктуре можно отнести коммуникации и организационную культуру, в составе которых огромная роль отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаимодействия.
Организационная культура представляет собой систему норм и ценностей , которыми отличаются работники и в целом данная организация. Система норм и ценностей отдельного человека находится в сложной зависимости от его индивидуальности и личности (характер, взгляды, способности, образование и др.) и от установок и ценностей в организации, зависящих так же от многих факторов, включая руководителей организации. Все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации.
Организационная культура помогает решать задачи:
· Координации, осуществляемой с помощью установленных процедур и правил поведения;
· Мотивации, реализуемой путем разъяснения сотрудникам смысла выполняемой работы;
· Профилирования, позволяющего обрести характерное отличие от других предприятий;
· Привлечение кадров путем пропагандирования в среде претендентов на рабочие вакансии преимуществ своего предприятия.
Успех организации в значительной степени зависит от учета внешних факторов. В среде прямого воздействия главное – это рынок и законы, его регулирующие.
При рассмотрении внешней среды и ее влияние на организацию и экономику в целом в последнее время все больше учитывают влияние неэкономических факторов на экономические процессы, такие как международные события, научно-технический прогресс, политические факторы, социокультурные факторы
Исходя из этого, в заключении можно сказать, что высокое качество взаимодействия и взаимосодействие организационных систем, реальная оптимизация деятельности, достигаются сбалансированным применением системного подхода.
1. Применение информационных технологий в современном менеджменте
2.1 Роль информационных технологий в современном менеджменте
В условиях ужесточающейся конкуренции, глобализации экономических процессов повседневная деятельность собственников и менеджмента компаний должна быть направлена на всестороннее изучение потребностей рынка, установление долгосрочных отношений с клиентами, повышение эффективности бизнес-процессов.
Информационные технологии в современных условиях становятся важнейшим инструментом научно-технического и социально-экономического развития общества. Играя значимую роль в ускорении процессов получения, распространения и использования знаний, они коренным образом меняют подходы к ведению бизнеса.
Ценность информации постоянно возрастает. Оперативный доступ к сведениям о быстро изменяющейся рыночной ситуации, предоставляемый
Интернетом, обеспечивает фирме существенные конкурентные преимущества, позволяет оперативно оценить свои возможности, определить целевые сегменты рынка, направить имеющиеся ресурсы в наиболее прибыльные направления развития бизнеса.
Информатизация позволяет оптимизировать процессы управления, обеспечить эффективное использование оборудования и имеющихся площадей, предоставить потребителю качественные товары и услуги.
Ужесточение конкуренции заставляет предприятия активнее внедрять информационные технологии в бизнес-процессы. При этом существенно изменяется круг задач, решаемых менеджерами.
Под термином «информационные технологии» понимается совокупность
программно-технических средств вычислительной техники, а также приемов,
способов и методов их применения для выполнения функций сбора, хранения, обработки, передачи и использования информации в конкретных предметных областях .
Понятие информационных технологий (ИТ) включает большое количество составляющих: аппаратные платформы, операционные системы,
языки программирования и средства разработки приложений, сетевые технологии, базы данных и многие другие .
В методическом смысле можно выделить два основных направления применения информационных технологий и систем в бизнесе .
Первое - связано с применением информационных технологий и инструментария Интернет для поддержки существующего бизнеса и повышения эффективности управления.
На крупных предприятиях для поддержки существующего бизнеса часто
разрабатываются и применяются информационные технологии и системы (ИТС) подготовки и принятия управленческих решений. Корпоративные информационные системы (КИС) объединяют программные и аппаратные средства, информационные технологии и ресурсы для эффективного управления предприятием.
Постоянно разрабатываются новые подходы к управлению бизнесом, которые реализуются в информационных системах.
ERP- системы (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия), позволяют объединить основные элементы производственнойи коммерческой деятельности (производство, планирование, финансы и бухгалтерию, материально-техническое снабжение, сбыт, управление запасами, ведение заказов на изготовление и поставку продукции, оказаниеуслуг). Для малых и средних предприятий эффективным вложением средствстановится внедрение CRM (Customer Relationships Management - управлениевзаимоотношениями с клиентами) - систем, нацеленных на сохранение заданного уровня продаж. Наряду с первым направлением, информационные технологии позволяют развивать и второе направление, связанное с созданием новых моделей бизнеса. Речь идет, например, об Интернет- магазинах, электронных торговых площадках, взаимодействии с виртуальными информационными агентствами и т.д. ИТС электронного взаимодействия, ИТС электронной коммерции и всевторое направление тесно связаны с применением Интернет-технологий вменеджменте. Расширяющееся применение информационных технологий и Интернета в менеджменте объясняется, прежде всего, стремлением предприятий увеличить свою прибыль за счет сокращения соответствующих издержек. В организации взаимодействия с клиентами, принятии важнейших решений по формированию ценовой, сбытовой, коммуникативной политики ведущая роль отводится сотрудникам, способным оперативно собирать, систематизировать и обрабатывать информацию об изменениях во внешней ивнутренней среде фирмы. Как правило, им поручается разработка и сопровождение содержательной части корпоративного Web-сайта, презентаций. Они участвуют в организации работы на электронных торговыхплощадках, проводят маркетинговые исследования в сети Интернет, готовятпредложения по развитию новых направлений бизнеса. Следует обратить внимание на то, что ужесточение конкуренции, развитие ИТ оказывает существенное влияние на стратегию развития предприятия в первую очередь за счет создания и внедрения компьютерных систем принятия решений, использования Интернет-технологий для совершенствования существующих и поиска новых направлений развития бизнеса. Расширяющееся применение ИТ и Интернета объясняется, прежде всего, стремлением предприятий повысить конкурентоспособность, увеличить прибыль за счет эффективной обработки информации и создания новых бизнес-направлений. Системный подход к использованию ИТ, Интернет-ресурсов становится важнымконкурентным преимуществом фирмы, позволяя занять лидирующееположение на рынке.2.1 Задачи и требования к информационной технологической среде организации