- сокращение текучести кадров среди новых работников. Если работники не смогли своевременно освоиться в организации, то они могут отреагировать на это увольнением.
- экономия времени непосредственного руководителя и рядовых работников. Работник, который недостаточно адаптировался к работе в организации, требует значительно больше времени на помощь в процессе выполнения возложенных на него обязанностей.
- развитие у нового работника удовлетворенности работой, позитивного отношения к работе и реализма в ожиданиях. Процесс адаптации должен способствовать формированию положительного отношения новых работников к организации, к своему подразделению и к порученному делу. Это является непременным условием высоких рабочих показателей.
- снижение издержек по поиску нового персонала.
- формирование кадрового резерва (наставничество – это возможность для опытного сотрудника приобрести опыт руководства).
Процесс взаимного приспособления, или трудовой адаптации, сотрудника и организации будет тем успешнее, чем в большей степени нормы и ценности коллектива являются или становятся нормами и ценностями отдельного сотрудника, чем быстрее и лучше он принимает, усваивает свои социальные роли в коллективе.
Критический анализ практики решения выбранной в ситуационной задаче №1 проблемы в конкретной организации.
Целью системы управления адаптацией работников на ОАО «ЗМА» является обеспечение более быстрого вхождения в должность (профессию) принятого работника, уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу, формирование позитивного образа организации, уменьшение дискомфорта первых дней работы.
Основными задачами адаптации являются:
- сокращение периода приспособления вновь принятых работников к требованиям и условиям труда на предприятии (уменьшение периода привыкания новых работников к профессии, приобретения ими в короткие сроки необходимых профессиональных навыков);
- закрепление вновь принятых работников в ОАО «ЗМА», повышение их мотивации;
- сокращение текучести персонала;
- экономия времени непосредственного руководителя и коллег;
- развитие у новых сотрудников благоприятного и позитивного отношения к работе, чувства удовлетворённости трудом;
- снижение чувства дискомфорта, тревожности и неуверенности у новых сотрудников;
- уменьшение издержек, связанных со временем достижения новыми сотрудниками необходимых показателей работы.
Для совершенствования работы службы управления персоналом предприятия, можно внести предложение по созданию оптимальной структуры кадровой службы, рациональному разделению обязанностей между сотрудниками службы управления персоналом, совершенствованию кадровой документации для более качественной работы с персоналом предприятия.
Для этого нужно расширить данную службу до двух человек и выделить ее в самостоятельную службу в организационно-управленческой структуре предприятия. В состав службы управления персоналом будет входить инспектор по кадрам и специалист по кадрам.
Расширение службы управления персоналом до двух специалистов повысит качество работы, так как разделится круг обязанностей. Инспектор по кадрам и специалист по кадрам будут заниматься каждый своим делом.
Инспектор по кадрам ООО «ЗМА а» обязан:
- вести учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;
- оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам;
- формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
- подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представлять работников к поощрениям и награждениям;
- заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
- производить записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;
-вносить информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале организации, следить за его своевременным обновлением и пополнением;
-вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
-оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций;
-изучать причины текучести кадров, участвовать в разработке мероприятий по ее снижению.
Специалист по кадрам в ООО «ЗМА» будет обязан:
- участвовать в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения;
- принимать участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений;
- анализировать состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвовать в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины;
- контролировать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия;
- составлять установленную отчетность;
- выполнять работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;
- принимать участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;
- проводить изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документацией по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах;
- подготавливать предложения по замещению резерва на выдвижение;
- участвовать в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, устанавливать и поддерживать прямые связи с учебными заведениями, контакты с предприятиями аналогичного профиля;
- информировать работников предприятия об имеющихся вакансиях;
- принимать участие в перспективных и текущих планов по труду;
- контролировать размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проводить их стажировок, принимать участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.
Общее руководство адаптацией вновь принятых сотрудников осуществляет заместитель директора по персоналу и организационному развитию. Организационные вопросы решают специалисты отдела по работе с персоналом, социолог, Совет молодых специалистов, наставники, руководители и линейный персонал подразделений (начальники цехов, отделов, мастера). Технические вопросы решают руководители подразделений и наставники, вопросы стимулирования новых сотрудников и их наставников — специалисты отдела трудовых отношений и организации труда.
Процесс адаптации вновь принятых сотрудников проходит в 3 этапа:
1 этап - подготовительный или этап профессиональной ориентации и отбора кандидатов на работу.
2 этап - этап профессиональной адаптации.
3 этап - этап профессионального саморазвития новых сотрудников в коллективе.
Среди множества качеств, которыми должны обладать специалисты по персоналу в современных условиях следующие четыре играют ключевую роль.
1. Сотрудники службы управления персоналом должны иметь четкое представление о потребностях клиентов предприятия, движущих силах отрасли, понимать специфику производственной деятельности, ее финансовые аспекты, видеть стратегические перспективы развития. Эти знания позволят им хорошо понимать стоящие перед предприятием цели, моделировать производственное поведение, разрабатывать системы управления персоналом и оценивать их эффективность.
2. Профессиональные знания и навыки в области управления персоналом. Этот элемент, делает сотрудников службы управления персоналом тем, кто они есть - специалисты по управлению персоналом. Основные элементы профессиональных знаний в области человеческих ресурсов соответствуют составляющим системы управления персоналом - подбор, профессиональное обучение и развитие, оценка, компенсация сотрудникам, а так же включают знания и навыки в области создания и управления процессами и процедурами, общения, коммуникации, администрации.
3. Служба управления персоналом играет ключевую роль в управлении современного предприятия, поэтому ее сотрудники должны обладать критическими для этого процесса навыками - определять направление развития организации, формулировать цели, вырабатывать методы достижения этих целей и внедрять их в предприятие, эффективно преодолевать сопротивление переменам. Для этого специалистам по персоналу нужны профессиональные знания в области планирования, разработки и анализа альтернативных стратегий, принятия решений, эффективной коммуникации, создания рабочих групп, мотивирования сотрудников, разрешения конфликтов.