Я, как руководитель обладаю властью положения, властью ресурсов и властью эксперта, а также обладаю необходимыми полномочиями для проведения необходимых изменений. Решение этой ситуации можно отнести к долгосрочным, поэтому в начале необходимо воспользоваться подготовительной стратегией, для привлечения необходимых людей и формирования команды единомышленников. В дальнейшем придется использовать все вышеперечисленные виды стратегий влияния, в то же время не желательно использование превентивной стратегии.
2.3. Заключение
В заключение по этой теме можно сказать:
· Существуют различия между властью, влиянием и полномочиями;
· Власть имеет различные источники, необходимо их уметь распознавать;
· Существуют различные стратегии влияния, каждая из которых имеет свои достоинства и недостатки;
· Чтобы правильно определить допустимость использования власти или оказания влияния, необходимо оценивать каждую конкретную ситуацию.
3. Минимизация деструктивных конфликтов.
3.1 Краткая теория вопроса.
Конфликт неизбежный и распространенный атрибут жизни организации, он необязательно несет что-либо плохое. Важно понимать, что один и тот же конфликт может рассматриваться как конструктивный, так и деструктивный в зависимости от точки зрения человека. Прежде чем научиться управлять конфликтом, необходимо распознать его наличие. Конфликты можно подразделить на открытые и скрытые. Открытый конфликт легко распознать. Его признаками являются споры, ссоры, скандалы, жалобы и т.п. Скрытый конфликт обнаружить значительно трудней, но и у него есть признаки, по которым можно распознать его начало:
· холодность и строгая формальность отношений между участниками конфликта;
· тишина или отсутствие на собраниях;
· нежелание общаться между собой;
· отказ от дискуссий;
· постоянные ссылки на формальные процедуры и правила.
Каждый конфликт имеет источник разногласий, можно привести примеры типичных источников конфликтов:
· Недопонимание - проистекает из искренних заблуждений относительно сказанного или подразумеваемого другой стороной;
· Различия в ценностях и убеждениях - обычно проявляют себя в разногласиях по общим вопросам, касающимися того, как должна работать организация или каковы должны быть цели организации;
· Различие интересов - интересы отдельных лиц или групп;
· Различия между людьми - трудность общения с другими людьми;
· Чувства и эмоции - порой из-за потери контроля над чувствами возникают обиды, которые увеличивают вероятность эскалации конфликта.
Многие конфликты возникают из-за различий в ценностях, убеждениях и интересах.
Очень полезный подход к изучению конфликта заключается в том, чтобы рассматривать его как игру. Можно выделить три типа итогов конфликта:
· «выигрыш - выигрыш» - выигрывают обе стороны;
· «выигрыш - проигрыш» - одна сторона выигрывает за счет другой стороны;
· «проигрыш - проигрыш» - проигрывают обе стороны.
Очень важно различать какого типа конфликт, потому что существуют разные подходы к управлению конфликтами. Можно отметить, что конфликты типа «выигрыш - выигрыш» являются конструктивными. Существует пять общих подходов к управлению конфликтами:
· игнорирование - возможно только в случаях не глубоких или естественных конфликтов;
· наблюдение со стороны - вмешательство в конфликт необходимо только при развитии конфликта в деструктивный;
· сдерживание или ослабление - стратегии сдерживания можно разделить на краткосрочные и долгосрочные. Краткосрочные стратегии эффективны когда конфликт не имеет глубинных причин. Долгосрочные стратегии не устраняют конфликт, но помогают сторонам справиться с ситуацией.
· разрешение - стратегии разрешения относятся к долгосрочным. Необходимо с их помощью не только справиться с конфликтом, но и предотвратить возникновение подобных конфликтов в будущем.
· предотвращение - наиболее эффективный способ борьбы с деструктивными конфликтами. Суть в том, чтобы свести конфликт к типу «выигрыш- выигрыш», то есть к конструктивному конфликту.
3.2. Пример из практики.
Во время моей работы в одной из организаций, возник конфликт между главным бухгалтером и финансовым директором. Суть его - время уплаты налогов. Финансовый директор считал, что выгодно задерживать деньги, предназначенные для уплаты налогов, чтобы использовать их в качестве оборотных средств. Главный бухгалтер доказывал, что пени за неуплату налогов превысят предполагаемую прибыль. Конфликт достиг уровня, когда финансовый директор предложил уволиться главному бухгалтеру. Конфликт был разрешен генеральным директором фирмы, который собрал обе стороны, выслушал их аргументы и расчеты. В результате споров прав оказался главный бухгалтер, было определено, что подобные решения принимает только генеральный директор. В данной ситуации генеральный директор применил долгосрочную стратегию сдерживания - апелляцию (рассмотрение споров высшим руководством организации).
3.3. Заключение
В заключение по этой теме можно сказать:
· конфликты возникают вследствие различий между людьми;
· конфликты являются неотъемлемой частью жизни любой организации;
· конфликты разделяют на конструктивные и деструктивные;
· для предотвращения деструктивных конфликтов следует уважать мнение других людей и относиться к ним так, как Вы желали бы, чтобы они обращались с Вами.
4. Типы организационных структур.
4.1 Краткая теория вопроса.
Организационные структуры служат для объединения людей таким образом, чтобы результативность их совместной работы была максимальной. Эта тема менеджмента исследуется на протяжении многих лет. Исследования показывают, что для каждой организации необходима оптимальная структура, чтобы работники могли работать эффективно и результативно.
Лори Муллинз дает следующее определение организационной структуры:
Организационная структура - это система взаимоотношений между должностями и людьми в организации. Назначение структуры заключается в распределении работ между членами организации и координации их действий, направленных на достижение общих целей организации. Структура определяет задачи и ответственность работников, рабочие роли и взаимоотношения, а также коммуникации между ними. Структура позволяет осуществить управление и служит основой порядка и дисциплины, благодаря чему действия организации могут планироваться, организовываться, направляться и контролироваться.
Для анализа и описания организационных структур разработана специальная терминология. Введено семь понятий:
· объем управления - обозначает число работников, подчиненных менеджеру;
· иерархия: вертикальные и горизонтальные организации - количество уровней управления, «горизонтальная» организация имеет меньше уровней, чем в «вертикальной»;
· централизация и децентрализация - централизованное принятие характеризуется согласованностью и координированностью, а децентрализованное - адекватностью решений, дополнительной мотивацией персонала;
· специализация - диапазон обязанностей, выполняемых отдельными работниками;
· регламентация - четкое определение выполняемой работы;
· единоначалие и двойное подчинение - отчетность работника перед одним или двумя начальниками;
· коммуникации - передача информации в организации.
Структуры можно подразделить на иерархические, группирующей персонал по функциям, товарам, услугам, либо структурные, имеющие множественность линий подчинения и подотчетности. Необходимо учитывать, что в постоянно изменяющейся внешней среде структура организации так же постоянно изменяется. Рассмотрим следующие типы структур:
· функциональные - разделение персонала по функциональному принципу. Недостаток: узкая специализация персонала.
· по типу продукта или услуги - объединение работников, отвечающих за выпуск одного вида продукции или предоставления одного вида услуг. Недостаток: обособление подразделений организации, которыми становятся трудно управлять.
· по географическому признаку - подразделения создаются для отдельных регионов, стран или континентов. Недостатки: сложность организации информационных потоков, возможно дублирование работ.
· проектные команды - команда организуется только для осуществления проекта. Недостатки: двойное подчинение нарушает принцип единоначалия, возможны затруднения при реинтеграции в функциональное подразделение после завершения работы над проектом.
· матричные - функциональные структуры с постоянно действующими проектными командами. Недостатки: постоянное двойное подчинение затрудняет отчетность персонала, трудности в управлении.
· смешанные - объединение функциональных структур и структур по типу продукта/услуги. Недостатки: трудности в управлении.
4.2. Пример из практики.
В настоящее время перед нашей фирмой стоит задача по созданию новой структуры организации. Поставлена задача: наименьшим количеством персонала выполнять больший объем работы, обеспечить работу по монтажу ОПС, проектно-сметные работы, работы по изготовлению защитного стекла. Предварительный анализ показывает, что объем управления небольшой. Необходимость быстрого реагирования на изменения диктует применение горизонтальной иерархии и децентрализации власти. Фирма ведет работы в области охранно-пожарной сигнализации, для этой работы требуются специалисты высокой специализации. Для более эффективной работы выбран принцип единоначалия. Чтобы улучшить коммуникации необходимо объединить в группы людей, характер работы которых заставляет регулярно общаться друг с другом. На основе вышесказанного была выбрана функциональная структура.