2.Начальнику общего отдела Сорокину Н.В. внести изменения в положение об экспертной комиссии (наименование организации).
3. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Васильева В.С..
Наименование должности
руководителя организации Подпись И.О.Ф.
Визы
Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации. Как правило, им является один из заместителей руководителя.
Секретарем ЭК является или руководитель службы ДОУ, или заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). ЦЭК (ЭК) должна заседать не реже одного - двух раз в год в соответствии с планом работы. Каждое заседание ЦЭК (ЭК) оформляется протоколом.
ГЛАВА 4. ПЕРЕЧНИ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
Значительную роль в процессе упорядочения документов в делопроизводстве играют перечни документов.
Перечень — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Главное целевое назначение перечня документов связано с проблемой рационального комплектования НАФ, научно обоснованной организацией отбора документов на хранение. Но назначение перечня выходит за указанные рамки.
Перечни являются справочными пособиями, в которых отражены наименования групп (категорий) документов, указаны виды документов, их содержание и сроки хранения
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Типовые перечни устанавливают сроки хранения документов, наиболее характерных для большинства организаций. Такие перечни включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование и т.п.), независимо от места организаций в системе управления, видов деятельности и форм собственности.
В настоящее время в Республике Беларусь применяются два типовых перечня:
1) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразования. финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 24.04.2004 № 4 (Перечень 2001);
2) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (Перечень 2006).
С принятием Перечня 2006 утратили свою силу положения Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988.
Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются так называемые типовые документы, которые выполняют одинаковые для всех организаций функции, следовательно, они должны иметь и одинаковые сроки хранения.
Однако типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей, поэтому на базе типовых перечней министерствами и иными центральными органами управления разрабатываются ведомственные перечни.
Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ей учреждений. Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа.
При определении сроков хранения документов организаций, прежде всего, пользуются ведомственными перечнями, а при его отсутствии - типовыми перечнями.
Нужно отметить, что необходимость подготовки ведомственных перечней закреплена на законодательном уровне. В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 20.09.1996 № 3737 разработка и утверждение ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения осуществляется республиканскими органами государственного управления и иными государственными организациями совместно с республиканским органом управления по архивам и делопроизводству.
Протоколом Республиканского совещания по проблемам развития архивного дела от 17.05.2002 № 05/82, утвержденного заместителем Премьер-министра Республики Беларусь, республиканским органам государственного управления и иным государственным организациям поручена поэтапная разработка ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, а также установлен срок окончания работ: разработка ведомственных перечней должна была быть закончена в 2005 году. В настоящее время в Республике Беларусь действуют ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения Министерства статистики и анализа, Министерства по чрезвычайным ситуациям, Министерства транспорта и коммуникаций, Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и др.
При разработке ведомственных перечней документов учитываются принципы организации системы управления в каждой конкретной отрасли, принимаются во внимание особенности документирования деятельности отрасли, создания и хранения документов. Вместе с тем при подготовке ведомственных перечней в них находят отражение общие положения типовых перечней документов с указанием сроков хранения.
Перечень документов с указанием сроков хранения — нормативный правовой акт Республики Беларусь, нормы которого (сроки хранения документов) являются обязательными для исполнения (сроки хранения, закрепленные в ведомственных перечнях, являются обязательными для соблюдения в пределах отрасли).
Произвольное сокращение сроков хранения документов, указанных в перечне, не разрешается. Увеличение организациями сроков хранения, установленных перечнем, допускается в тех случаях, если это обусловлено спецификой их деятельности.
Кроме определения состава документов и унификации сроков их хранения, ведомственные перечни документов используются:
с целью научной систематизации документов по направлениям деятельности;
в практике работы ЭК организаций;
при подготовке схем классификации документов, номенклатур дел, проведении экспертизы ценности документов, формировании и описании дел..
Специалистам, перед которыми стоит задача отбора документов на постоянное хранение или уничтожение, необходимо знать, из каких разделов состоит перечень и как им пользоваться.
Перечни типовых документов со сроками хранения, как правило, составляют следующие разделы:
указания по применению перечня (положение о порядке применения);
тематические разделы;
указатель видов и названий документов.
В указаниях устанавливается круг организаций, на которые распространяется действие перечня, приводится структура перечня, порядок его применения, освещаются отдельные вопросы организации экспертизы ценности документов, особенности исчисления сроков хранения документов.
Перечни типовых документов построены по функциональному принципу и включают ряд разделов и глав.
Раздел I «Организация систем управления» содержит информацию об основных типовых документах (с указанием сроков их хранения) по управленческой деятельности, отражающих процесс принятия руководящих решений, контроля за их исполнением, планирования и отчетности. Если документы одного вида указаны как в разделе I, так и в каком-либо из других разделов (П-V1), необходимо руководствоваться сроками хранения, указанными в разделах II-VI.
В разделе II «Ценообразование» описана документация по ценообразованию.
Раздел III «Финансы» посвящен вопросам финансирования, кредитования, организации наличного денежного обращения, кассовой работы, проведения операций с ценными бумагами, драгоценными металлами, бухгалтерского учета и отчетности, налогообложения, контрольно-ревизионной работы, аудита и инвестиционной деятельности.
В разделе IV «Страхование» представлена информация о страховании.
В разделе V «Управление государственной собственностью и приватизация государственной собственности» рассмотрены вопросы регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и собственности, государственной поддержки предпринимательства, управления имуществом, приватизации, аренды и залога недвижимости, проведения аукционов и конкурсов по продаже недвижимости.
В разделе VI «Внешнеэкономическая деятельность» представлена информация об организационной и протокольно-кадровой работе, проведения переговоров, заключения и выполнения внешнеэкономических договоров, о деятельности иностранных предприятий, об участии в работе международных внешнеэкономических организаций и внешнеторговой деятельности.
Информация, содержащаяся в перечнях, систематизирована внутри разделов в соответствии со значимостью видов документов и вопросов, призванных найти в них отражение. Подобная организация перечней позволяет более эффективно и оперативно осуществлять поиск необходимых видов документов и сроков и хранения.
В перечни типовых документов включены следующие графы:
1 - «Номер статьи»
2 - «Вид и название документа»
3, 4 - «Срок хранения документов»
5 - «Примечание»
Статьей перечня является порядковый номер каждого вида документа, включенного в перечень в соответствии с графой 1. Так, если по Перечню-2001 Положения о структурных подразделениях учреждений, организаций, предприятий имеют порядковый номер 10, то этот номер и является номером статьи по перечню, на которую делают ссылку при определении срока хранения этого вида документа («Положения о структурных подразделениях предприятия» - 3 года, ст. 10). Статьям в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения присвоена единая сквозная нумерация.