Наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации.
Документ (с лат. - доказательство, свидетельство), а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.[7]
Выполнение задач учета напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций.[8] Эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).[9]
Документ является основой для бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.
Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» все хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учёта - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).
Каждый документ должен содержать общие показатели. Эти показатели называют реквизитами, и они обязательны при составлении любого документа.
1. Название документа;
2. Дата составления документа;
3. Номер;
4. Содержание хозяйственной операции;
5. Основание для её совершения;
6. Измерители;
7. Подписи ответственных лиц.
Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.
Кроме обязательных реквизитов принимаются и дополнительные. Дополнительные - уточняют или дополняют содержание операции
Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. [10]
Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по ряду признаков.
Рис.2 – Классификация бухгалтерских документов
А) Классификация документов по назначению:
1. Распорядительные - документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.
Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.
2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.
Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.
3. Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.
Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.
4. Комбинированные - документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.
Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.
Б) По содержанию хозяйственных операций:
1. Материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей
Пример: приходный ордер
2. Денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия
Пример: платёжное поручение
3. Расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам.
Пример: счёт-фактура
В) По порядку составления:
1. Первичные - хозяйственная операция отражается впервые
Пример: накладная, приходный ордер.
2. Сводные - документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов.
Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.
Г) По способу отражения операций:
1. Разовые - документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.
Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.
2. Накопительные - документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции
Пример: табель рабочего времени
Д) По месту составления:
1. Внешние - документы, составляющиеся в других организациях.
Пример: счёт-фактура
2. Внутренние - документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.
Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.
Документы, где регистрируются бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей.
Классификация учётных регистров:
1. По видам бухгалтерских записей регистры делят на:
А) хронологические - данные первичных документов регистрируют в порядке их поступления в бухгалтерию
Пример: кассовые книги, регистрационные журналы
Б) систематические - производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам.
2. По объёму и содержанию регистры делятся на:
А) регистры синтетического учёта - операции отражаются только в денежном измерении в обобщённом виде
Пример: Оборотная ведомость
Б) регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении.
В) комбинированные регистры - объединяют и синтетический и аналитический учёт.
Пример: журнал-ордер №6
3. По форме построения
А) односторонние - все записи на одной стороне листа
Б) двухсторонние - по Дебету на одной стороне, по Кредиту на другой.
В) шахматные - по строкам располагаются счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.
4. По внешнему виду
А) бухгалтерские книги - скреплённые и сшитые в брошюру листы.
Б) карточки - таблицы на бланках из картона и т.п.
В) свободные листы - таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера)
Г) машинные носители информации - машинограммы.
Инвентаризация является одним из методов бухгалтерского учета и заключается в установлении на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.[11]
Принципы инвентаризации:
- внезапность;
- сопоставимость единиц измерения;
- плановость;
- объективность;
- юридическая правомочность результатов;
- непрерывность;
- полнота охвата объектов;
- воспитательное воздействие и материальная ответственность;
- оперативность и экономичность;
- гласность.
Связь инвентаризации с другими методами бухгалтерского учета.
Путем проведения инвентаризации выявляются и документируются изменения в составе хозяйственных средств, которые не были зарегистрированы в тот момент, когда они произошли. Например, уменьшение величины материальных ценностей в результате их естественной убыли.
Инвентаризация не может проводиться без оценки, в основе которой лежит калькуляция, которая позволяет определить фактическую себестоимость объектов.
Результаты инвентаризации находят свое отражение на счетах.
Периодическое обобщение информации по годовой инвентаризации отражается в годовом бухгалтерском отчете, а текущие - в отчетности того месяца, в котором была окончена инвентаризация.
Таблица 1 – Классификация видов инвентаризации
Классификация по полноте охвата:
