Зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, зазначає Г.Г. Асєєв у статті «Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи», призводить до різкого збільшення кількості документів. При цьому традиційні методи роботи з останніми стають малоефективними. На допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. У рамках СЕД електронні версії документів можуть існувати поряд з паперовими або замість них. [4]
Начальник комерційного відділу компанії «ІнтерТраст» Ольга Таранченко, досліджуючи тему здебільшого електронного документообігу, у статті «Делопроизводство – автоматизация работы» висловлює думку, що в СЕД велика увага приділяється усім життєвим фазам електронного документа. При цьому акцент робиться на колективній підготовці документа, його узгодженні, веденні версій документа, утвердженні фінальної версії та публікації. [24]
Ю.В. Химіч у статті «Документооборот в территориально-распределённой компании», виходячи з досвіду, отриманого в процесі впровадження різноманітних СЕД в більше чим десяти крупних компаніях з холдинговою структурою, пропонує свою точку зору на організацію документообігу в територіально-розмежених організаціях. [26]
СЕД є однією з найважливіших складових корпоративної інформаційної системи, — пише Л.Я. Філіпова у статті «Системи управління електронним документообігом: загальні поняття термінології, організація, технології (зарубіжний досвід)». [25]
Взагалі правила організації документообігу, достатньо прості в виконанні, відіграють дуже важливу роль і, як сказано у статті Т.А. Бикової «Основные правила организации документооборота предприятия», значно впливають на покращення документаційного забезпечення апарата управління в цілому. [10]
Об'єкт даної курсової роботи — документообіг.
Предмет — виявлення особливостей організації документообігу.
Завдання курсової роботи:
1. Проаналізувати основну літературу з теми курсової роботи
2. Визначити принципи організації документообігу, його особливості
3. Встановити основні складові документообігу:
3.1. Документообіг вхідних документів;
3.2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом;
3.3. Інформаційно-довідкова робота;
3.4. Документообіг вихідних документів;
3.5. Документообіг внутрішніх документів
4. Розглянути взаємодію учасників документообігу
5. На оснаві проаналізованого матеріалу зробити висновки
Перспективи розроблення даної теми:
На сьогодні тема організації документообігу є достатньо розробленою, але все одно вона являє собою неабиякий інтерес для науковців. Із впровадженням комп'ютерних технологій та автоматизованих систем документообігу значно підвищилась швидкість обробки документів, а в наслідок і продуктивність роботи організації. Науковці ще проводять дослідження західних систем документообігу та намагаються створити найкращий аналог таких систем, орієнтуючись на традиційне ведення наших документаційних процесів. Робляться спроби впровадження комплексної системи автоматизації всіх діловодних процесів, а також формується законодавча база для повного їх регламентування.
Розділ 1 ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО ОСОБЛИВОСТІ
Порядок руху документів в організаціях не завжди продуманий — багато документів проходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до до виконання, ряд операцій з ними дублюється, а деякі з них при більш ретельному аналізі взагалі виявляються непотрібними.
У роботі з документами не повинно бути дублювання, тобто кожна операція з документом має виконуватись тільки один раз, — це одна з найголовніших вимог до організації документообігу. [21]
Практика діловодства сформувала такі основні принципи раціональної організації документообігу:
1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.
2. Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.
3. Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.
4. Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються і виконані копії. [13]
Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг. Він складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу, як правило за рік.
За обсягом документообігу установи поділяються на такі категорії:
1 категорія — установи з обсягом документообороту більше 100000 документів на рік;
2 категорія — від 25000 до 100000 документів на рік;
3 категорія — від 10000 до 25000 документів на рік;
4 категорія — до 10000 документів на рік.
Облік кількості документів має проводитися в комплексі з іншими заходами щодо удосконалення роботи з документами.
Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами чи групами документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян.
Облік кількості документів за певний період часу проводиться на реєстраційно-контрольній картці (РКК) за місцем їх реєстрації. Під час підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен примірник, зокрема розмножений за допомогою друкарських засобів. Кожний документ повинен бути облікованим тільки один раз. При підрахунку документообігу рекомендується окремо обліковувати документи та їх копії.
Вхідні та вихідні документи обліковуються на місці прийому та відправки кореспонденції (експедиція, секретар). Внутрішні документи обліковуються за місцем їх регістрації та підготовки. Розмножені екземпляри підраховуються окремо. Підрахунок документобігу ведеться за регістраційними формами вхідних, вихідних та внутрішніх документів. Для більш точного підрахунку документообігу слід мати на увазі документи, які не підлягають реєстрації, оскільки для їх обробки також витрачається час.
Підсумкові дані підрахунку документообігу наводяться в таблиці, яка має форму довідки про обсяг документообігу. (Додаток 1).
Періодичність підрахунку документообігу визначає служба діловодства. [8; 15; 16; 17; 21]
В залежності від обсягу документообігу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану.
При централізованій системі організації документообігу всі офіційні документи реєструються в одному підрозділі (як правило в канцелярії).
При децентралізованій системі організації документообігу документи реєструються у підрозділі, який видав документ.
При змішаній — одні види документів реєструються в одному підрозділі (централізовано), а інші — у підрозділах, які їх видали (децентралізовано). [26]
З метою упорядкування руху документів керівник підприємства видає наказ, яким встановлює графік документообігу. В такому графіку вказують дату створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх на облік, передача в обробку та до архіву.
Графік документообігу організації має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його обробки в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи. (Додаток 2). [27]
Розділ 2 ОСНОВНІ ЕТАПИ ТА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТООБІГУ
Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, має такі складові:
· Документообіг вхідних документів;
· Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом;
· Інформаційно-довідкова робота;
· Документообіг вихідних документів;
· Документообіг внутрішніх документів.
Розглянемо ці складові більш детально.
2.1 Документообіг вхідних документів
Доставка документів в організації здійснюється засобами поштового та електронного зв'язку. За допомогою поштового зв'язку доставляється письмова кореспонденція у вигляді листів, поштових карток, бандеролів та маленьких пакетів, а також друковані видання.
Каналами електронного зв'язку надходять телеграми, факсограми, телефонограми, повідомлення електронної пошти.
Документи, які надходять в організацію на бумажних носіях, проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розглянення керівництвом. Після цього вони передаються виконавцям. [1; 8]
Прийняття та первинна обробка документів здійснюється секретарем керівника.
Конверти з документами відкриваються (за виключенням конвертів з позначкою «Особисто»), перевіряється правильність доставки та цілісність упаковки документів.
На отриманному документі проставляється реєстраційний штамп.
Одним з основних принципів роботи зі вхідними документами є їх попередній розгляд з метою раціонального розподілення по групам.
Під час попереднього розгляду виділяють ті документи, що потребують обов'язкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначається необхідність реєстрації документів, а також встановлюються терміни виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям. [8; 13; 14; 20]