Констатирующая часть обычно содержит сведения о проведенной работе, ее характере, сроках проведения и других установленных фактах, результатах проведенной работы. При необходимости члены комиссии ссылаются на действующее федеральное законодательство и ведомственные нормативные акты.
Эта информация может быть представлена самостоятельными разделами и пунктами. Выводы и предложения по фактам также могут быть представлены отдельными пунктами.
Завершающая часть акта обязательно содержит информацию о количестве созданных актов и их передаче в соответствующие органы или структурные подразделения обследуемого объекта.
Подписание осуществляется в той же последовательности, что и в начале акта, но, как правило, без указания должности, а в порядке распределения обязанностей внутри комиссии.
Юридическая сила акта состоит также в грифе утверждения, оформляемого согласно ГОСТу или действующей инструкции по делопроизводству.
Составление и оформление служебных писем
Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средствами обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.
Служебные письма охватывают очень широкий круг оперативной деятельности, поэтому так велико их видовое разнообразие.
Письма бывают директивными или информационными и по своему характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции.
Информационные письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания.
Гарантийные письма гарантируют выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг.
Рекламные письма информируют потребителей о ценах, форме или способах рынка предоставления услуг.
Коммерческие письма служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов.
Письма-рекламации или претензионные письма содержат информацию о необходимости возмещения убытков другой стороной в результате невыполнения каких-либо условий.
При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.
Служебные письма оформляются на бланке для письма.
Типовой формуляр бланка для писем включает:
- Государственный герб РФ или Герб субъекта федерации;
- эмблему организации или товарный знак;
- код организации;
- код формы документа;
- наименование автора документа;
- справочные данные об организации-авторе;
- дату;
- регистрационный индекс;
- ссылку на регистрационный индекс и дату документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметку о наличии приложений;
- подпись;
- отметку об исполнителе.
Изображение герба должно соответствовать Положению о Государственном гербе РФ или правовым актам субъектов РФ.
Эмблема или товарный знак размещаются только в соответствии с ведомственными нормативными актами.
Код организации и код формы документа проставляют соответственно по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), ОГРН и ИНН проставляют согласно документам, выдаваемыми налоговыми органами.
Наименование организации должно соответствовать учредительным документам – уставу или положению. Вышестоящая организация указывается только при административном или прямом подчинении.
Справочные данные включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и по усмотрению организации – номера факсов, банковские реквизиты, ОГРН, ИНН, адрес электронной почты и т. д.
При переписке с иностранными партнерами и в совместных организациях используется двуязычное оформление.
Дата письма – дата его подписания и отправки (22.04.2004 или полностью 22 апреля 2004 г.). Может использоваться обратная последовательность: 2004.04.22.
Рядом с датой указывается индекс письма (06-11/64, где 06 – порядковый номер, под которым зарегистрировано письмо, 11 – индекс структурного подразделения, 64 – номер дела по номенклатуре).
Ссылка на регистрационный индекс переписывается из письма, на который дается ответ.
Требования к адресату заключаются в том, что в нем дается полное или сокращенное наименование организации, структурного подразделения в именительном падеже. Текст письма должен быть аргументированным, кратким, последовательным и корректным. Обычно текст служебного письма состоит из вводной части и основной. В вводной части описываются факты или причины, побудившие направить письмо, основная часть содержит цель послания. Это может быть предложение, согласие, обоснованный отказ, гарантия или какие-либо другие факты.
Логическая структура письма предполагает использование стандартных оборотов речи:
Благодарим Вас за письмо...
Считаем необходимым обратить Ваше внимание...
Пользуясь предоставленной возможностью...
Обращаемся к Вам с убедительной просьбой...
Приносим извинения за несвоевременный ответ...
Направляем Вам...
К сожалению, мы вынуждены отказаться...
Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма...
В ответ на Ваше письмо напоминаем...
Согласно контракту...
В соответствии с...
Отметка о наличии приложения оформляется кратко, если оно упоминается в тексте письма, и называется полностью в случае отсутствия напоминания.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения организации.
Эффективная работа с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятие должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.
Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:
- общепринятых принципов обработки документов;
- принципов работы с документами конкретного предприятия;
Системы делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
- используемой нормативной методикой базой делопроизводства;
- сложившихся национальных традиций работы с документами;
- установленном руководством предприятиях (или отрасли) правила работы с документами;
- квалификации делопроизводственной службы предприятия.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства соблюдения правил работы с документами на предприятие. В структурных подразделениях назначаются сотрудники ответственные за ведение делопроизводства.
Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.
2.1 Формы организации делопроизводства
Форма организации делопроизводства
Существует три формы организации делопроизводства:
- централизованная;
- децентрализованная;
- смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.
Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при девизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
Смешанная формаорганизации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.
2.2 Основные этапы документооборота
Документооборот – Это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Документы, поступающие на предприятие проходят:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение;
- регистрацию;
- рассмотрение руководством.
После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.
Служба ДОУ, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделениям (канцелярия, общий отдел, секретариат). Так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличие приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.