Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов предназначена для учета движения запасов внутри предприятия и их отпуска подразделениям своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям. Выписывается в двух экземплярах, в случае отпуска материалов подразделениям своего предприятия один экземпляр передается получателю, второй - складу, который затем сдается в бухгалтерию. При внутреннем перемещении накладную-требование составляет материально ответственное лицо склада (цеха), сдающего запасы.Один экземпляр служит сдающему складу (цеху) основанием для списания запасов, а второй - принимающему складу (цеху) для оприходования товарно-материальных запасов.
В случае отпуска товарно-материальных запасов подразделениям предприятия, расположенным за пределами его территории, или сторонним организациям накладную-требование выписывают на основе договоров, нарядов и других соответствующих документов. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.
При отпуске материалов самовывозом накладную-требование, подписанную получателем, кладовщик передаст в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если запасы отпущены с последующей оплатой.
Акт об оприходовании товарно-материальных запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений составляется при оприходовании товарно-материальных запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования в производстве. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету-фактуре для оплаты подрядчику.
Поступающие на склад товарно-материальные запасы хранятся в специальных помещениях, гарантирующих количественную и качественную сохранность материалов [5, с.122]
Учет запасов на складе ведет материально ответственное лицо, в данном случае - кладовщик, которого назначает руководитель. [8] Принятие ответственности за сохранность ценностей, вверенных материально-ответственному лицу, оформляется подписью на документе, по которому материалы передаются ему на хранение. [5,с.122] Чаще всего этим документом является договор о полной материальной ответственности.
Бухгалтерия в установленные сроки осуществляет непосредственно на складах проверку правильности записей и вывода учетных остатков в карточках. О проведении сверки бухгалтер расписывается в специальной графе карточки. Приемку документов, оформляющих движение товарно-материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании "Реестра приемки-передачи документов", составленного материально ответственными лицами в одном экземпляре. (Приложение 6)
О выявленных недостатках и нарушениях в работе материально ответственных лиц, а также о результатах выборочных проверок и проведенном инструктаже работник бухгалтерии должен информировать главного бухгалтера.
Поступившие от материально ответственных лиц склада документы передают на таксировку, предварительно скомплектовав их в пачки и снабдив сопроводительными ярлыками. Первые экземпляры документов используют для дальнейшей учетной обработки, а вторые - остаются в местах хранения материалов, расположенные по группам запасов и номенклатурным номерам. Их используют для справочных целей и выверки данных учета на складе и в бухгалтерии.
После таксировки данные документов группируются по установленным на предприятии учетным группам (металлы, лесоматериалы и т.п.) в накопительной ведомости синтетического учета материалов, которую ведут по приходу и расходу товарно-материальных запасов. В этой ведомости по каждой группе материалов указывают в суммовом выражении остаток на начало месяца из ведомости за прошлый месяц, приход и расход материалов по группе за месяц из реестров приемки-передачи документов за текущий месяц, и находят остаток на конец месяца по каждому синтетическому счету и группе материалов. Накопительная ведомость используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется в карточках учета материалов и ведомости учета остатков материалов.
Ведомость движения материалов в течение месяца хранится в бухгалтерии и используется там для получения сведений об остатках материалов. В конце месяца ведомость передается из бухгалтерии на склад, где заведующий складом (кладовщик) проставляет в нее остатки товарно-материальных запасов на конец отчетного месяца, заверяя их своей подписью. Ведомость движения материалов 1-3 числа следующего за отчетным месяца из склада возвращается в бухгалтерию на таксировку и подсчет итогов по группам и счетам по учету товарно-материальных запасов. (Приложение 7)
В конце месяца данные об остатках в Накопительной ведомости синтетического учета материалов по каждой учетной группе в суммовом выражении сверяют с итогами по группам в ведомости учета остатков материалов. Эти данные должны совпадать, так как записи на складе (в карточках, а затем и в ведомости), а также в бухгалтерии (в Накопительной ведомости синтетического учета материалов) производились на основании одних и тех же документов. В результате в первых числах следующего за отчетным месяца бухгалтерия будет иметь сверенные с данными склада сведения по остаткам материалов в разрезе всех синтетических счетов и групп товарно-материальных запасов.
В бухгалтерии на основе накопительной ведомости синтетического учета материалов составляется ведомость движения материалов, в денежном выражении. В ней показывают остатки и движение товарно-материальных запасов по складам или материально ответственным лицам, а так же производят расчет среднего процента отклонений по данным об остатках и приходе материалов за месяц по фактической себестоимости и учетным ценам. Для каждого счета подраздела 20 «Материалы» открываются отдельные ведомости.
Основной вопрос в учете товарно-материальных запасов заключается в определении себестоимости, которая должна быть признана как актив, и оставаться таковой до момента признания соответствующего дохода от реализации.
Международный стандарт финансовой отчетности 2 «Запасы» (IAS 2. Inventories) предписывает предприятиям определять форму учета товарно-материальных запасов в системе калькуляции по прошлым затратам.
Этот стандарт является практическим руководством в определении себестоимости и ее последующего признания как расхода, включая любое частичное списание стоимости до чистой стоимости реализации. Он также является руководством по применению формул стоимости, которые используются для определения затрат на товарно-материальных запасов.
Сфера применения - системы учета запасов и финансовая отчетность, основанная на данных таких систем. Стандарт жестко устанавливает методику переноса косвенных производственных затрат на стоимость готовой продукции, пересекаясь с областью производственного управленческого учета. Стандарт устанавливает требования к ежегодной процедуре инвентаризации и переоценки запасов.
Основные определения МСФО 2:
- Запасы - активы, предназначенные для продажи в ходе обычной деятельности, или для производства товаров (услуг) для такой продажи, а также сырье и материалы, используемые в процессе производства. Запасы также включают недвижимость, предназначенную для перепродажи. Запасы компании, производящей услуги, включают в себя стоимость оказанных услуг, по которым еще не признана выручка.
- Возможная чистая цена продаж (net realisable value, NRV) - оценка цены продаж при нормальном ведении деятельности, за вычетом необходимых затрат на сбыт продукции, которые могут оцениваться как сумма прямых затрат или как нормативный процент к стоимости. Не допускается вычет планируемой прибыли от продаж.
Оценка запасов ведется по наименьшей из двух величин: фактической (исторической) стоимости и возможной чистой цены продаж.
Фактическая стоимость включает в себя все затраты по приобретению, производству (conversion costs), и все прочие затраты, произведенные при доведении запасов до текушего состояния и местонахождения. Невозмещаемые налоги и пошлины входят в фактическую стоимость, предоставленные торговые скидки и возмещения - уменьшают ее.
Если предприятие использует альтернативный метод учета по МСФО 21 «Влияние изменений валютных курсов», то возможны редкие ситуации, когда в стоимость товаров, оплачиваемых в иностранной валюте, включаются также курсовые разницы. Это производится исключительно при крупной девальвации валюты, в отношении абсолютно неизбежных затрат.
Исключение из общего порядка: фактическая стоимость запасов сельхозпродукции, определяется в момент ее сбора по справедливой стоимости за вычетом транспортных расходов (с признанием прибылей или убытков в стоимости продукции). В дальнейшем запасы сельхозпродукции на хранении и в переработке учитываются на общих основания по МСФО 2.
Методика распределения косвенных затрат производства. Кроме прямых производственных расходов, в стоимость запасов также включаются косвенные (переменные и постоянные) расходы (overheads), распределяемые по продуктам на систематической основе. Стандарт требует распределения постоянных косвенных затрат методом стандарт-кост, при котором относительный норматив распределения накладных расходов фиксируется для нормальной загрузки (normal capacity) производственных мощностей. Нормальная загрузка планируется исходя из средних фактических показателей предыдущих лет и, как правило, существенно ниже 100% максимальной. Фактический выпуск продукции, конечно же, всегда отличается от нормальной загрузки.