Все это говорит о необходимости внесения изменений в Закон об обществах, ряд норм которого необходимо привести в соответствие с ГК или уточнить их содержание.
Как и в деятельности любой организации в ООО «Фудзияма» создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее подразделений и сотрудников их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.
Основной целью написания данной дипломной работы является анализ нормативно – правовой и документационной базы делопроизводства Общества с ограниченной ответственностью «Фудзияма».
Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания организации:
1. Следует разработать все необходимые нормативные документы для подготовки передаче дел в архив, Положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов,
2. Формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с заместителем генерального директора по общим вопросам);
3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством. Повысить требования к оформлению внутренних документов, поступающих из структурных подразделений на рассмотрение руководителю.
4. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.
6. Необходимо приступить к созданию архива для документов организации.
7. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства. Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов организации позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ООО «Фудзияма», значительно повысить оперативность обработки документов.
Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.
Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники
Опубликованные
1.1. Гражданский кодекс Российской Федерации: часть 1 // Собрание законодательства РФ. 1996. № 5.
1.2. Гражданский кодекс Российской Федерации: часть 3 // Собрание законодательства РФ. 2001. № 49.
1.3. Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. – М.: Юрид. лит., 1993. – 61 с.
1.4. Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда от 17 сентября 1992 г. № 13.
1.5. Постановление Пленума Верховного Суда РФ и Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 9 декабря 1999г. № 90/14 «О некоторых вопросах применения Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»
1.6. Указ Президента РФ «Об упорядочении государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности» от 08.07.1994г. № 1482.
1.7. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ // Собрание законодательства РФ.1995. №8.
1.8. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 –ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2002. №2.
1.9. Федеральный закон «О предприятиях и предпринимательской деятельности в РСФСР»от 25.12.1990. № 445-1.
1.10. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 23.06.2003 г. № 76-ФЗ.
1.11. Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 8.08. 2001 г. № 128-ФЗ.
1.12. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8.02.1998г. № 14 – ФЗ.
1.13. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ.
Неопубликованные
1.14. Устав ООО «Фудзияма» - К.: 2005 (машинопись)
1.15. Должностные инструкции сотрудников ООО «Фудзияма».
1.16. Распорядительные документы руководства ООО «Фудзияма»
2. Нормативно – методическая печать
2.17. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.
2.18. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. - М., 2000.
2.19. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах власти. – М.,2006
2.20. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Издательство стандартов, 1998.
2.21. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.- М.: Росархив, 2000.
2.22. Унифицированная система организационно – рапорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. – М., 1982.- 150 с.
2.23. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Издательство стандартов, 2003.
2.24. Организационно – распределительная документация. Требования к оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003./ Роархив; ВНИИАД. – М., 2003. - 90 с.
2.25. ГОСТ Р 1.5 – 2002 «Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению. – М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003.
2.26. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования». – М.: Издательство стандартов, 2001.
2.27. ГОСТ Р ИСО 14001-98 «Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению». – М.: Издательство стандартов, 1998.
3. Литература
3.28. Айман Т.О. Делопроизводство: Образцы документов / Т.О. Айман. — 2-е изд. — М.: РИОР, 2005. — 272с.
3.29. Андреева В.И.Делопроизводство: практическое пособие / В.И. Андреева - 7-е, перераб. и доп. изд. - М.: Бизнес-школа"Интел-Синтез", 2000. – 188с.
3.30. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. В вопросах и ответах: учеб. пособие / М.И. Басаков. -2-е, испр. и доп. изд. - Ростов н/Д: Феникс, 2000. - 318с.
3.31. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М: Издательство МЭИ, 2004. – 172с.
3.32. Березина Н.М., Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. — СПб.: Питер, 2007. — 272с.
3.33. Волкова Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО) // Делопроизводство 2006. №2. С.3-8.
3.34. Богатая И.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: учеб. пособие / И.Н. Богатая, Л.Н. Кузнецова - М.: Дело, 2002.- 360с.
3.35. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере / Д.В. Васильев. - 2-е, доп. изд.-М.: Strix, 1999. - 224с.
3.36. Голованов Н.М. Юридические лица. Способы образования / Н.М. Голованов. - М., 2003.- 320с.
3.37. Гражданское право: учебник. Часть I. / Под ред. А.П. Сергеева, Ю.К. Толстого. - М., 2003. – 430с.
3.38. Гражданское право: Учебник. Том I. / Под ред. Е.А. Суханова. - М., 2004. – 413с.
3.39. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и [др.]; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М: ЮНИТИ- ДАНА,2002. – 359с.
3.40. Делопроизводство: учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544с.
3.41. Демин Ю. М. Делопроизводство и архивное дело / Ю.М. Демин. — СПб.: Питер, 2005. – 354с.
3.42. Демин Ю. М. Делопроизводство: подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. — СПб.: Питер, 2003. – 235с.
3.43. Информационный бюллетень Межпарламентской Ассамблеи государств-участников СНГ, 1996, № 12.
3.44. Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства // Делопроизводство 2004. №4. С. 29-32.
3.45. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - 5-е изд., испр. и доп. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528с.
3.46. Кирсанов М.В Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. / Ю.М. Аксенов, М.В. Кирсанов. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 364с.