Записи в карточку учёта материалов по соответствующему номенклатурному номеру о выдаче и остатке материалов кладовщик должен делать по каждой выдаче материала подразделению.
По лимитно-заборной карте ведётся также учёт материалов, не использованных в производстве, их возврат. При этом никакие дополнительные документы не составляются. На конец месяца в бухгалтерию должны быть сданы все лимитно-заборные карты независимо от использования лимита.
По некоторым материальным ценностям в ООО "ВСЗ" нет утверждённых лимитов и в случае списания таких материалов используется требование-накладная № М-11.
В бухгалтерском учёте операции выбытия материалов отражаются следующими проводками:
Д 20, 23, 25, 26 К 10 - переданы материалы в производство4
Д 08 К10 - переданы материалы на строительство (модернизацию, реконструкцию) собственными силами.
При отпуске материалов со склада по лимитно-заборным картам аудитору необходимо сверить фактический порядок движения карт с соответствующим распорядительным документом, которым они были введены в организации. Данные лимитно-заборных карт необходимо сверить с данными карточек учёта материалов формы № М-17.
В ходе аудита правильности учета отпуска материалов на производство анализируется:
• порядок оформления отпуска материалов со складов (кладовых) подразделения на участки, в бригады, на рабочие места, правильность их отражения в учете;
• составление согласованных с главным бухгалтером списков лиц, которым предоставлено право получать со складов материалы, имеются ли образцы их подписей, сообщены ли они соответствующим лицам, осуществляющим указанный отпуск материалов со складов (кладовых);
• правильность оформления первичных учетных документов на отпуск материалов со складов (кладовых) организации в подразделения организации, на участки, в бригады. (В них указываются наименование материала, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат);
наличие акта расхода на фактически израсходованные материалы. Подразделение - получатель материалов составляет акт расхода, в котором указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ. Списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы) производится на основании указанного выше акта. Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливается организацией;
• соблюдение лимитов отпуска материалов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами), по решению руководителя организации. Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода;
• соблюдение установленного порядка оформления первичных учетных документов (лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма № М-8), требование - накладная (типовая межотраслевая форма № М-11), накладная (типовая межотраслевая форма № М-15), другие документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, или самостоятельно разработанные) [14].
В ходе проведения аудита МПЗ на ООО "ВСЗ" были выявлены следующие нарушения при списании их в производство:
1. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 №129 - ФЗ "О бухгалтерском учёте" внесение исправлений в первичные учётные документы должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправления. В ООО "ВСЗ" оформление путевых листов не всегда соответствует предъявляемым требованиям, например, в путевом листе №1127 от 25.08.2010 (а/м ГАЗ 33021 № а39МР, водитель Никифоров М.) исправлены показания спидометра, остатки горючего при выезде и возвращении в гараж (Приложение 6).
2. Согласно Постановлению Госкомстата России № 78 от 28.11.1997 "Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" путевой лист легкового автомобиля (по форме №3) и путевой лист грузового автомобиля (по форме № 4 - П) являются первичными документами по учёту работы легкового и грузового автотранспорта.
В организации оформление путевых листов не всегда соответствует предъявляемым требованиям:
оформление путевых листов производится на бланках устаревших форм, а именно: на бланках по форме № 6, утверждённой приказом ЦСУ СССР от 14.12.1926 № 12. Например, путевой лист легкового автомобиля №4 от 11.01.2010 (а/м ГАЗ 3110 № А481КА, водитель Житовский Н. П.) (Приложение 7);
допускаются случаи недооформления путевых листов. Например, в путевом листе грузового автомобиля № 1102 от 17.08.2010 (а/м УАЗ 22069 №А393МР, водитель Яковлев А. С.) не указаны время возвращения в гараж, показания спидометра, маршрут движения (Приложение 8).
3. В соответствии с требованиями п. п.67, 69 Методических указаний по бухгалтерскому учёту основных средств, утверждённых приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91 Н, затраты, производимые при ремонте объектов основных средств, отражаются в учёте на основании соответствующих первичных учётных документов по учёту операций отпуска (расхода) материальных ценностей, начисления оплаты труда, задолженности поставщикам за выполненные работы по ремонту и других расходов. При этом для обоснования необходимости проведения ремонтных работ используются такие документы как дефектные ведомости, сметы на проведение ремонтных работ. Кроме того, согласно п.125 Методических указаний, списание материалов должно оформляться актами на списание, в котором указывается наименование списываемых материалов и их отличительные признаки; количество; фактическая себестоимость; установленный срок хранения; дата (месяц, год) поступления материалов; причина списания; информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.
В организации данные требования соблюдаются не во всех случаях, а именно: списание материалов на ремонт производится на основании актов без составления дефектных ведомостей, например, таким образом произведено списание материалов по акту № 20 за сентябрь на ремонт заводских приборов, ремонтные нужды ЦДТ и т.д. (Приложение 9)
Аудитор должен установить целесообразность таких операций, правильность оформления всех документов - договоров, доверенностей, товарно-транспортных накладных и других первичных документов (в частности, проверить, выделен ли в них отдельной строкой НДС).
Операции по реализации должны быть отражены:
Д 91 К 10 - списание стоимости реализованных материалов.
Д 62 К91 - отражена задолженность покупателей материалов.
По безвозмездной передаче материальных ценностей аудитор проверяет правильность определения их стоимости для целей налогообложения.
Для расчета налога на прибыль стоимость передаваемых ценностей необходимо рассчитывать по средней цене реализации или по цене последней реализации.
При проверке операций по реализации МПЗ ошибок и нарушений действующего законодательства выявлено не было [15].
Аудиторская проверка МПЗ проводилась за 2010 год
За время проведения аудиторской проверки МПЗ на ООО "ВСЗ" были выявлены следующие нарушения:
- в организации приходные ордера составляются либо вручную на типографских бланках, либо на компьютере, при этом они не содержат обязательных реквизитов: экземпляр, составленный вручную, не содержит суммовые измерители, компьютерная распечатка - подписей ответственных лиц, например, такие нарушения допущены при оформлении:
приходного ордера №325 0т 07.02.2010;
приходного ордера №116 от 24.02.2010;
приходного ордера №107 от 21.02.2010;
приходного ордера №856 от 20.05.2010;
и др.
- Постановлением Госкомстата РФ №132 от 25.12.1998 "Об утверждении альбома унифицированных форм первичной учётной документации по учёту торговых операций" установлена форма №ТОРГ - 12 "Товарная накладная", служащая основанием для оприходования организацией поступающих ТМЦ, которые для поставщика являются товаром. В нарушение указанных требований в ООО "ВСЗ" допускаются случаи принятия к учёту МПЗ:
на основании первичных документов неунифицированной формы, например, на таких бланках составлены:
ООО "Группа Чесс" - накладная на проволоку сварочную светлую от 16.02.2010;
и др.
на основании недостаточно оформленных товарных накладных, например:
в товарной накладной № 48071 от 12.05.2010 на сумму 7010 руб. (в т. ч. НДС 1069 руб.32 коп.) не указаны адреса грузоотправителя и грузополучателя, нет расшифровки подписи лица, отгрузившего материалы, нет печати грузополучателя;