Результаты проверки материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи, где подробно указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму. Инвентаризационные описи заполняются чернилами или шариковой ручкой, четко и ясно, не допускаются незаполненные строки (в конце описи их прочеркивают), а также подчистки. Исправления можно вносить только корректурным способом. Итоги порядковых номеров, количества и суммы подсчитываются в конце каждой страницы описи и подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. Перед подписью последней страницы материально ответственное лицо должно дать письменную справку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».
Например, в ООО ПФ «Ново-Ездоцкая» 01.11.2010 году была проведена инвентаризация материально-производственных запасов. Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносились в опись по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.) (приложение 3).
Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводилась в порядке расположения ценностей в данном помещении.
Комиссия в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц проверяла фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускалось внесение в описи данных об остатках ценностей по данным учета без проверки их фактического наличия.
Товарно-материальные ценности, поступавшие в момент инвентаризации принимались материально ответственным лицом в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и приходовались по реестру или отчету после инвентаризации.
По окончании инвентаризации материально-производственных запасов определяется недостача или излишек, чего на предприятии выявлено не было.
Например, в ООО ПФ «Ново-Ездоцкая» проводилась инвентаризация основных средств 01.11.2010 года (приложение 4).
До начала инвентаризации проверили наличие и состояние инвентарных карточек, описей и других регистров аналитического учета; наличие и состояние технических паспортов и технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду.
При инвентаризации основных средств комиссия производила осмотр объектов и заносила в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяла наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверялось также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.
Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверялись основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.
При инвентаризации обязательств аудитор устанавливал прежде всего наличие договоров поставки продукции и других хозяйственных договоров на оказание услуг и выполнение работ, а также правильность оформления договоров. Договоры должны соответствовать требованиям действующего законодательства.
Далее необходимо получить доказательства, что расчеты с поставщиками и подрядчиками за полученные материальные ценности (работы, услуги) отражены в полном объеме, в соответствующем периоде, правильно оценены и отражены в учетных регистрах. В ходе проверки были составлены акты сверки со всеми контрагентами (приложение 5).
Сопоставляя данные первичных документов с данными договора, заказа, счета-фактуры, проектно-сметной документацией, аудитор получил подтверждение о полноте, своевременности и правильности оприходования полученных материальных ценностей (работ, услуг).
Завершая проверку расчетов с поставщиками и подрядчиками, аудитор обобщил выявленные результаты по проделанной работе.
3. Закрытие бухгалтерских счетов
Важным этапом подготовительной работы является закрытие в конце отчетного периода всех операционных счетов: калькуляционных, собирательно-распределительных, сопоставляющих, финансово-результативных. До начала этой работы должны быть осуществлены все бухгалтерские записи на синтетических ианалитических счетах (включая результаты инвентаризации), проверена правильность этих записей.
Приступив к закрытию счетов в ООО ПФ «Ново-Ездоцкая», следует иметь в виду, что организация являются сложными объектами учета и калькулирования себестоимости продукции. Их продукция используется по различным направлениям. Взаимные услуги оказывают друг другу и основному производству вспомогательные производства. При взаимном использовании продукции и услуг невозможно во всех случаях отнести на все объекты калькуляций фактические затраты. Какую-то часть затрат по некоторым объектам калькуляции организация вынуждена отражать в плановой оценке. В этих условиях важное значение имеет обоснование последовательности закрытия счетов.
В первую очередь исчисляют себестоимость услуг вспомогательных производств и закрывают счет 23 "Вспомогательные производства". Во вторую очередь распределяют расходы будущих периодов, общепроизводственные и общехозяйственные расходы изакрывают следующие счета: 97 "Расходы будущих периодов", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы". Затем калькулируют себестоимость продукции основных отраслей производства и списывают затраты со счета 20 "Основное производство". После этого осуществляют списание затрат со счета 29 "Обслуживающие производства и хозяйства". В порядке последующей очередности производятся записи на счетах по учету капитальных вложений, определяется финансовый результат от деятельности организации и закрываются счета 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы ирасходы", распределяется прибыль и закрывается счет 99 "Прибыли и убытки".
Под реформацией баланса понимают списание прибыли, полученной за отчетный год. Реформацию проводят 31 декабря после отражения в учете последней хозяйственной операции.
Закрытие счета 90 "Продажи", производится жемесячно, определяя финансовый результат от осуществления обычных видов деятельности, бухгалтер сопоставлял обороты по счету 90 "Продажи". При получении прибыли или убытка делались проводки:
Дт 90/9 Кт 99 – отражена прибыль за отчетный месяц;
Дт 99 Кт 90/9 – отражен убыток за отчетный месяц.
В итоге на 1 января наступающего года по всем субсчетам счета 90 "Продажи" будет нулевой остаток.
По счету 91 "прочие доходы и расходы" в течение года собирались операционные и внереализационные доходы и расходы, а результаты от сопоставления оборотов по этому счету ежемесячно списываются на счет 99 "Прибыли и убытки».
На счете 99 в течение года формируется финансовый результат от осуществления обычных видов деятельности и собираются операционные и внереализационные доходы и расходы. Закрытие всех счетов производится в бухгалтерской справке (приложение 6).
4. Составление бухгалтерской отчетности
Бухгалтерская отчетность составляется на основании данных синтетического и аналитического учета. Предприятие должно раскрывать в бухгалтерской отчетности каждый существенный показатель.
Годовая отчетность за год требует представления данных за прошлый год. При этом должна быть соблюдена сопоставимость показателей. Это значит, что должен подтверждаться тот факт, что показатели формировались по одинаковым правилам. Если такая сопоставимость не может быть обеспечена, то бухгалтер должен отразить это в пояснительной записке.
Рассмотрим формирование показателей по каждой форме отдельно.
Форма № 1 "Бухгалтерский баланс" (приложение 7). Статьи баланса заполняются на основании данных Главной книги или иного аналогичного по назначению регистра о сальдовых значениях счетов бухгалтерского учета. В форме баланса по каждой статье в скобках указаны номера счетов бухгалтерского учета, сальдо по которым должно быть перенесено в данную статью.
- 1 раздел "Доходы и расходы по обычным видам деятельности";
- 2 раздел "Операционные доходы и расходы";
- 3 раздел "Внереализационные доходы и расходы;
- 4 раздел "Чрезвычайные доходы и расходы"
А также справочные данные и расшифровка отдельных прибылей и убытков.
Все данные показываются нарастающим итогом с 1 января по 31 декабря включительно. Показатель, который нужно вычесть или который имеет отрицательное значение, записывается в круглых скобках. Если величина какого-либо дохода превышает 5% от общей суммы доходов предприятия, то его нужно указывать отдельно. Расходы, приходящиеся на такой доход, также оказывается отдельно. В графе 3 приводятся обороты по счетам за отчетный год, а в графе 4- за прошлый год.
В Форме № 3 "Отчет об изменениях капитала" (приложение 9) отражаются данные о движении собственного капитала фирмы. При этом все показатели Отчета об изменениях капитала указываются за предыдущий и отчетный год. Малые предприятия, которые не подлежат обязательной аудиторской проверке могут не заполнять эту форму и формы № 4 и № 5.
Отчет об изменениях капитала (форма № 3) включает в себя 3 раздела:
- раздел I "Изменения капитала";