26. Отправка договора Заказчику (2 экз.)
После регистрации оба экземпляра Договора (далее "Договор") отправляются Заказчику. Отправка может осуществляться:
по почте;
личной доставкой представителем Исполнителя (Заказчика).
В первом случае отправку производят специалисты службы ДОУ, во-втором - Ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает Договор представителю Заказчика (Ответственному исполнителю).
К отправляемому по почте Договору прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях.
Примечание:
Договор, с проставленным на нем реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте.
В случае личной доставки Договора представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика (Ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении Договора (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях.
Договор, переданный для отправки, должен быть обработан и отправлен в течени и одного рабочего дня.
Отправка Договора продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) Заказчиком Договора (далее "подтверждающие получение документы"). Подтверждающими получение документами, являются:
при почтовом отправлении - уведомлен ие о е го вручении отделением связи;
при личной доставке (курьером) - наличие отметки о его получении на копии Сопроводительного письма.
Отправленный Заказчику Договор ставитсят на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшейся на предприятии копии Сопроводительного письма проставляют реквизит "отметка о контроле" и делают необходимые записи в регистрационных формах.
27. Регистрация отправки договора Заказчику
На основании записей об отправке Договора (сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах.
28. Контроль получения и подписания договора Заказчиком
Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему Договора (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов Договор находится в их организации). Если он им не получен и не найден (потерян у Заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) Договора Заказчику.
После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил Договор, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки подписания Договора и контролирует их выполнение.
Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен подписать и возвратить Договор в 10-ти дневный срок после его получения (для долгосрочных - 20 дней).
Если при подписании Договора у Руководителя Заказчика возникли замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в Договор, то в таком случае процесс изменения текста Договора (повторное согласование и корректировка) проводится аналогично тому, как это описано в п. 22, 24.
29. Получение подписанного договора от Заказчика (1 экз.)
Подписанный Договор (1 экземпляр - далее "Договор") может быть получен от Заказчика:
по почте;
личной доставкой представителем Заказчика (Исполнителя).
Полученный от Заказчика Договор, как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы:
приема и первичной обработки;
предварительного рассмотрения, разметки (классификации).
Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются.
Полученный Договор передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю (в соответствии с записями, сделанными в регистрационных формах при отправке Договора на подпись Заказчику).
Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка Договора осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления.
30. Регистрация получения подписанного договора
Поступивший в структурное подразделение или Ответственному исполнителю Договор регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если он не был зарегистрирован специалистами службы ДОУ предприятия).
Процесс регистрации получения Договора (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации получения откорректированного Договора, описанному в п. 20.
Сведения о зарегистрированном Договоре переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия (если после получения Договор передавался Руководителю предприятия и им была оформлена Резолюция).
РАССЫЛКА ДОГОВОРА (КОПИИ) ИСПОЛНИТЕЛЯМ
На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с :
организацией оперативного хранения договора;
размножением договора;
заверением размноженных копий договора;
рассылкой договора (копий) Исполнителям;
регистрацией рассылки договора (копий) Исполнителям.
РАССЫЛКА ДОГОВОРА (КОПИИ) ИСПОЛНИТЕЛЯМ
На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с :
организацией оперативного хранения договора;
размножением договора;
заверением размноженных копий договора;
рассылкой договора (копий) Исполнителям;
регистрацией рассылки договора (копий) Исполнителям.
31. Организация оперативного хранения договора
С момента разработки Договора и до переноса исполненного Договора в дело он должен храниться на предприятии (в специально отведенном для этих целей месте).
Вопрос организации и проведения оперативного хранения Договора в данном материале подробно не обсуждается
32. Размножение договора
Если в работе по исполнению Договора участвует несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности проведения работ допускается размножение Договора в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Договора и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Договора, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на Ответственного исполнителя. Размножение Договора осуществляют специалисты службы ДОУ.
Технологические операции, связанные с размножением Договора, содержащего коммерческую тайну (на Договоре, проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), в данном материале не рассматриваются.
33. Заверение размноженных копий договора
Размноженные копии Договора заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Договора специалист службы ДОУ проставляет на каждой копии Договора реквизит "отметка о заверении копии".
34. Рассылка договора (копий) Исполнителям
Все размноженные и заверенные экземпляры Договора либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Договора передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки. В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием даты и количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все Исполнители, получившие копию Договора.
Обработка Договоров и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течени и одного рабочего дня с момента их поступления в службу ДОУ.
35. Регистрация рассылки договора (копий) Исполнителям
После завершения рассылки специалисты службы ДОУ на основании сведений из списка рассылки делают необходимые записи в регистрационных формах.
ИСПОЛНЕНИЕ ДОГОВОРА (ЭТАПА)
На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с :
постановкой договора (этапа) на контроль;
проверкой своевременного получения договора (копий) Исполнителями;
исполнением договора (этапа).
36. Постановка договора (этапа) на контроль
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Договоров.
Ответственным за организацию контроля исполнения Договора (этапа) является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения Договора (этапа). Контроль исполнения Договора (этапа) осуществляют специалисты службы ДОУ и руководители структурных подразделений (направлений деятельности) готовивших данный Договор.
Для постановки Договора (этапа) на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
37. Проверка своевременного получения договора (копий) Исполнителями
Если рассылку Договора (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению Договора.
Если Исполнитель не получил копию Договора, то повторно производятся необходимые технологические операции предыдущего этапа ( пп . 32-35).
38. Исполнение договора (этапа)
Проведение Исполнителем конкретных работ по исполнению Договора (этапа).