- измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно[10]:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Бухгалтерская служба организации обязана:
- осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;
- требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;
- следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;
- отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.
По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке[11]:
а) излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:
- в коммерческих организациях - на финансовые результаты;
- в некоммерческих организациях - на увеличение доходов;
б) суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно. В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов учета запасов - в части договорной (учетной) цены запаса и дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета "Отклонение в стоимости материалов", при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов или соответствующего субсчета к счетам учета запасов в части доли транспортно-заготовительных расходов.
При порче запасов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.
Недостача запасов и их порча списываются со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу; сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у некоммерческой организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.
Недостача запасов в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница относится на виновных лиц.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.
Материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" по фактической себестоимости этих запасов с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы.
Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе чрезвычайных доходов организации.
запас оценка учет
2. Методы оценки материально-производственных запасов
Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости согласно п. 5 ПБУ 5/01[12].
В отличие от ПБУ 5/01, Международная система финансовой отчетности (далее - МСФО (IAS) 2) предписывает в обязательном порядке оценивать запасы по наименьшей из двух величин - себестоимости и возможной чистой стоимости реализации.
ПБУ 5/01 устанавливает порядок определения фактической себестоимости при поступлении в организацию запасов в следующих хозяйственных ситуациях:
- приобретение за плату;
- изготовление самой организацией;
- получение в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;
- получение по договору дарения или безвозмездно;
- оприходование остающихся от выбытия основных средств и другого имущества;
- поступление МПЗ по договорам, предусматривающим исполнение обязательств неденежными средствами;
- поступление МПЗ, не принадлежащих организации, в ее пользование или распоряжение в соответствии с условиями договора.
Методическими указаниями по учету МПЗ предусмотрена оценка запасов также для ситуации, когда осуществляется оценка запасов, оказавшихся в излишке (обнаруженных при инвентаризации).
Перечень затрат, признаваемый в фактической себестоимости материально-производственных запасов, приобретенных за плату, не является закрытым.
Таким образом, единственно необходимым условием включения затрат в фактическую себестоимость материально-производственных запасов при приобретении за плату является их непосредственная связь с приобретением запасов.[13]
С 1 января 2008 года определение фактической себестоимости материальных ресурсов (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости), списываемых в производство, а также при ином выбытии возможно производить только одним из следующих трех методов оценки (в зависимости от условий учетной политики):
- по себестоимости каждой единицы;
- по средней себестоимости;
- по себестоимости первых по времени приобретений (ФИФО).
Положения, предусматривающие возможность использования метода ЛИФО (по себестоимости последних по времени приобретений), исключены из ПБУ 5/01 и Методических указаний по учету МПЗ Приказом Минфина России от 26.03.2007 года[14].
Организация может применять предусмотренные законодательством способы в любом сочетании, соблюдая правило "один вид (группа) запасов - один способ".[15]
2.1 Метод оценки: по себестоимости каждой единицы
Способ оценки материально-производственных запасов по стоимости единицы предполагает ведение поштучного их учета. При передаче МПЗ в производство при этом методе в расходы включается фактическая их себестоимость.
Минфин России рекомендует применять этот способ оценки по запасам, которые не могут обычным образом заменять друг друга, а также по МПЗ, используемым организацией в особом порядке (п. 17 ПБУ 5/01). К таковым финансисты относят драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.
Списывать поштучно удобно и дорогостоящие товары, которые продаются в единственном экземпляре или небольшими партиями. Например, автомобили, предметы искусства, ювелирные изделия.[16]
Пример
Организация занимается продажей дорогих автомобилей.
При продаже автомобиля в расходы включается его фактическая себестоимость. Так как учетной политикой организации предусмотрено для данной группы товаров использование способа оценки - по себестоимости единицы МПЗ.
Списание материально-производственных запасов по стоимости каждой единицы позволяет получить точные сведения о себестоимости проданных активов. Сформированные с его использованием показатели отчетности наиболее реальные, так как они получены без каких-либо усреднений или отклонений. Данные бухгалтерской отчетности при этом способе оценки МПЗ могут быть использованы напрямую и для управленческого учета.