До організаційно-технологічних особливостей конфіденційного діловодства належать:
· жорстке регламентування складу документів та процесу документування, у т.ч. і стосовно проектів створюваних документів;
· облік усіх примірників конфіденційних документів, включаючи їх проекти;
· реєстрування максимально повних даних про кожен документ обмеженого доступу;
· фіксування проходження кожного документа та місця його перебування;
· проведення систематичних перевірок наявності документів;
· дозвільна система допуску до документів і справ;
· суворі вимоги до умов зберігання документів і до їх використання;
· персональна та обов`язкова відповідальність за облік, збереження документів і порядок користування ними.
Сукупність організаційних, трудових та інших аспектів організації роботи з конфіденційною інформацією може бути подана в Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі – Інструкція).
Основними завданнями локальної Інструкції є встановлення загальних правил збереження інформації, яка наявна у документах обмеженого доступу, єдиного порядку документування й організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі – КТ). Таку інструкцію розробляють для захисту підприємства від несанкціонованого витоку інформації. Для цього винаходять нові методи удосконалення роботи з документами, що містять КТ, методи організації захищеного документообігу та його упорядкування, принципи оптимізації технологічних процесів роботи з документами, що містять КТ.
При розробці Інструкції слід керуватися Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893, Інструкцією про порядок відбору та передавання секретних документів на архівне зберігання, затвердженою спільним наказом Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації і Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (нині Держкомархівом України) від 3 березня 1997 року №25/7 та відомчими нормативно-правовими та нормативно-методичними актами.
Усі працівники, які займаються веденням діловодства на підприємстві, мають бути ознайомлені з правилами та положеннями Інструкції під розписку при прийнятті на роботу, а також у разі внесення до неї змін або доповнень.
Інструкція може складатися з таких розділів:
· Загальні положення.
· Перелік відомостей, що становлять КТ.
· Підготовка службових документів, що містять КТ.
· Порядок роботи з документами, що містять КТ, на електронних носіях.
· Прийняття і облік документів, що містять КТ.
· Розмноження і розсилання (відправлення) документів.
· Формування справ виконаних документів.
· Відбір документів для зберігання і знищення.
· Забезпечення збереження документів. Перевірка їх наявності.
· Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків.
· До Інструкції можуть додаватися численні додатки, як то:
· Акт про відсутність вкладень у конверті (пакеті);
· Журнал обліку документів та видань з грифом «КТ»;
· Картка обліку документів та видань з грифом «КТ»;
· Журнал обліку магнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;
· Картка обліку магнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;
· Журнал обліку та розподіл видань з грифом «КТ»;
· Картка обліку справ і видань, що містять гриф «КТ»;
· Опис справ постійного зберігання;
· Акт про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню;
· Акт перевірки наявності та стану документів і справ;
· Журнал обліку бланків тощо.
Вимоги до порядку зберігання архівних документів з обмеженим доступом можуть урегульовуватися окремою інструкцією або ж долучатися до цієї. У такому разі окремими розділами Інструкції можуть бути:
Підготовка документів з обмеженим доступом до передавання на архівне зберігання;
Складання і оформлення описів справ та актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню;
Оформлення справ з обмеженим доступом;
Передавання документів з обмеженим доступом і справ на архівне зберігання;
Зберігання архівних документів з обмеженим доступом у державних архівних установах.
Основні умови віднесення інформації до KT:
· справжня або потенційна комерційна важливість інформації; відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах;
· вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збереження конфіденційності.
Для організації зберігання конфіденційної інформації комерційного підприємства необхідно:
· визначити інформацію, що становить комерційну таємницю;
· забезпечити порядок її захисту.
Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передавання інформації, яка містить комерційну таємницю.
Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, порядок схоронення й доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначає керівник.
Органи державної влади й місцевого самоврядування не мають права втручатись у визначення та схоронення комерційної таємниці (крім випадків, передбачених чинним законодавством).
Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб запобігти її розголошенню й заволодінню нею конкурентами. Часто необхідно забезпечувати захист і «чужих» комерційних таємниць, про які можна довідатися з «додаткових» джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втратити клієнтів, вигідних партнерів.
Захист комерційної таємниці полягає в здійсненні таких заходів:
· забезпечення обліку й схоронності документів, які містять комерційну таємницю;
· використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації;
· обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації; встановлення правил віднесення інформації до KT;
· розроблення інструкцій стосовно дотримання режиму конфіденційності й виконання їх особами, які мають доступ до конфіденційної інформації;
· здійснення контролю за дотриманням установленого режиму охорони комерційних таємниць.
Для обмеження доступу до інформації, яка містить KT, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства», заходи з охорони цих відомостей, визначення кола осіб, котрі мають доступ до цієї інформації, правила роботи з документами з грифом «Комерційна таємниця». Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом і додатком до нього
Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має особливості. Так, наказом керівника підприємства призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання й використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами входить до основних службових обов'язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.
Гриф конфіденційності, на відміну від грифа таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.
Якщо інформація, яка становить KT, міститься в документах, котрі належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті (текстах) договору (договорів) між цими підприємствами.
Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з ним.
Виготовлення (друкування) документів із грифами «Комерційна таємниця», «Таємно», «Цілком таємно» здійснюється централізовано, в спеціально відведених приміщеннях (на робочих місцях), куди не мають доступу сторонні особи.