После оформления кассовых документов бухгалтер делает записи в кассовой книге. Второй экземпляр кассовой книги называется отчётом кассира, к нему прикладываются все первичные документы в порядке их следования (приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера). На основании отчёта кассира составляются учётные регистры. Для учёта наличия и движения денежных средств в организации используется активный счёт 50 "Касса", сальдо счёта указывает на наличие свободных денег организации на начало и конец месяца. Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации. По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств из кассы.
Таким образом, все операции наличными средствами оформляются в строго установленном порядке приходными и расходными кассовыми ордерами, в отдельных случаях расход наличных денежных средств оформляется ведомостями. Для отражения в учете движений с наличными денежными средствами в ОАО "Липецкэнерго" служит счет 50 "Касса", по дебету которого отражается поступление денежных средств, а по кредиту - их расходование.
ОАО "Липецкэнерго" имеет 2 расчетных счета. На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка и прочие начисления. С расчетного счета производятся почти все платежи ОАО "Липецкэнерго": оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, Фонду социального страхования, получение денег в кассу для выдачи материальной помощи, премий и т.п.
Рассмотрим порядок документального оформления основных форм безналичных расчетов, используемых ОАО "Липецкэнерго". Безналичные расчеты осуществляются в соответствии с Положением ЦБ РФ "О безналичных расчетах в РФ" [16].
Так, платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, если это установлено договором банковского счета.
Платежными поручениями в ОАО "Липецкэнерго" производятся:
1) перечисления денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги (платежное поручение №15 от 18.07.2007 г);
2) перечисления денежных средств в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды (платежное поручение №280 от 15.12.2007 г);
3) перечисления денежных средств в целях возврата/размещения кредитов (займов) /депозитов и уплаты процентов по ним (платежное поручение №44 от 14.03.2007 г);
4) перечисления по распоряжениям физических лиц или в пользу физических лиц (в том числе без открытия счета);
5) перечисления денежных средств в других целях, предусмотренных законодательством или договором.
Все платежные поручения составляются на бланке формы 0401060.
Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете ОАО "Липецкэнерго".
В ОАО "Липецкэнерго" 15.12.2007 г. платежными поручениями №280, 282, 283, 284 были сделаны перечисления авансовых платежей по налогам в ФСС, ФОМС, ПФР. Платежные поручения были выписаны в 2-х экземплярах. Платежное поручение регистрируется в специальном журнале регистраций, затем печатается на компьютере. В платежном поручении сначала указывается наименование плательщика (его полное название, или принятое сокращение), номер его расчетного счета, банк, в котором находится его расчетный счет и город, в котором находится банк, корреспондентский счет банка, и БИК. Все эти реквизиты необходимы для убыстрения процедуры расчетов. Далее указывают аналогичные реквизиты получателя и его банка. Сумму пишут сначала цифрами, а затем прописью с целью избежания неправильной трактовки.
Право подписывать расчетные документы имеют генеральный директор и главный бухгалтер ОАО "Липецкэнерго", их подписи подтверждены в "карточке с образцами подписей и оттиска печати". Каждый расчетный документ, поступающий в банк для оплаты или получения денег с расчетного счета, оператор банка проверяет на соответствие подписей и печати образцам, заявленным в карточке.
Удостоверившись в правильности заполнения платежного поручения и сверив подписи, банковский работник на экземпляре ОАО "Липецкэнерго" ставит штамп, свидетельствующий об оплате и отдает этот экземпляр бухгалтеру ОАО "Липецэнерго". После обработки платежных поручений и проведения всех операций внутри банка, бухгалтеру выдается выписка с расчетного счета, в которой отражена сумма, указанная в платежном поручении.
Расчеты платежными поручениями имеют ряд достоинств по сравнению с другими формами расчетов: относительно простой и быстрый документооборот, ускорение движения денежных средств, возможность плательщика предварительной проверки качества оплачиваемых товаров или услуг, возможность использовать данную форму расчетов при нетоварных платежах, что делает расчеты платежными поручениями наиболее перспективной формой расчетов.
Далее рассмотрим порядок документального оформления расчетных операций платежными требованиями.
Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором.
Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Без акцепта плательщика расчеты платежными требованиями осуществляются в случаях: установленных законодательством; предусмотренных сторонами по основному договору при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.
Платежное требование составляется на бланке формы 0401061.
Кроме реквизитов, которые оговариваются в платежном поручении и уже были перечислены выше, в платежном требовании указываются:
1) условие оплаты;
2) срок для акцепта;
3) дата отсылки (вручения) плательщику предусмотренных договором документов в случае, если эти документы были отосланы (вручены) им плательщику;
4) наименование товара (выполненных работ, оказанных услуг), номер и дата договора, номера документов, подтверждающих поставку товара (выполнение работ, оказание услуг), дата поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), способ поставки товара и другие реквизиты - в поле "Назначение платежа".
Расчеты платежными требованиями могут осуществляться с акцептом плательщиков и без их акцепта. При осуществлении расчетов платежными требованиями без акцепта плательщика в платежном требовании на безакцептное списание денежных средств со счетов плательщиков на основании законодательства в поле "Условие оплаты" получатель средств проставляет "без акцепта", а также делает ссылку на закон (с указанием его номера, даты принятия), на основании которого осуществляется взыскание. В поле "Назначение платежа" взыскателем в установленных случаях указываются показания измерительных приборов и действующие тарифы.
При отсутствии указания "без акцепта" платежные требования подлежат оплате плательщиком в порядке предварительного акцепта со сроком для акцепта три рабочих дня. Банки не рассматривают по существу возражений плательщиков по списанию денежных средств с их счетов в безакцептном порядке. Ответственность за обоснованность выставления платежного требования на безакцептное списание денежных средств несет получатель средств.
В своей деятельности ОАО "Липецкэнерго" также используют чеки. Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является лицо (юридическое или физическое), имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - лицо (юридическое или физическое), в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.
Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя. Чекодатель не вправе отозвать чек до истечения установленного срока для его предъявления к оплате. Представление чека в банк, обслуживающий чекодержателя, для получения платежа считается предъявлением чека к оплате. Плательщик по чеку обязан удостовериться всеми доступными ему способами в подлинности чека.
Так, 20.12.2007 г. по чеку №Е9876543 в ОАО "Липецккомбанке" было получено 3 600 (Три тысячи шестьсот) рублей для выдачи на командировочные расходы инженеру ПТО Л.И. Голиковой.
Обобщение операций по счетам в банке производится в выписке с расчетного или иного счета, в которой содержится перечень произведенных организацией за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены и списаны средства, а также документы, выписанные предприятием. Выписка из расчетного счета - второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ему банком. Она заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей.