В настоящий момент утверждены следующие нормы командировочных расходов: 1) суточные - 100 руб.; 2) квартирные - не более 550 руб. согласно счету, 12 руб. без документов- с 1-го января 2008 года эти нормы изменятся.
Расходование денег оформляется авансовым отчетом (к которому прилагается командировочное удостоверение, если деньги израсходованы на поездку). Авансовый отчет подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем предприятия. К отчету прилагаются первичные документы, подтверждающие расходование средств (счета, квитанции, проездные билеты).
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Он является активно-пассивным. Дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетного лица предприятию, кредитовое - задолженность предприятия подотчетному лицу в том случае, если оно вынуждено было потратить свои деньги. Большие суммы кредитовых остатков по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» свидетельствуют о нарушении финансовой дисциплины, т.к. сумма перерасхода, утвержденная руководителем, должна быть выдана из кассы в день сдачи авансового отчета (или наследующий день).
Если подотчетных лиц много, рекомендуется вести аналитический учет в ведомости учета расчетов с подотчетными лицами. В этой ведомости записываются по графам:
- номер по порядку;
- дата оформления аванса;
- фамилия, инициалы подотчетного лица;
- остаток на начало месяца (отдельно отмечаются остатки за работником и за предприятием);
- выдано (дебет счета 71) (указываются корреспондирующий счет и сумма);
- израсходовано (кредит счета 71) (корреспондирующий счет и сумма);
- остаток на конец месяца (отдельно отмечаются остатки за работником и за предприятием).
В конце месяца по этой ведомости легко подвести итог и подсчитать, какая сумма числится за работниками предприятия и какая за предприятием, которое должно своим работникам.
Расчеты с подотчетными лицами оформляются следующими проводками:
1) списывается сумма командировочных расходов в пределах установленных норм (работник управления):
Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
2) списывается сумма командировочных расходов свыше установленных норм: Дебет счета 99 «Прибыли и убытки»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
3) подотчетным лицом приобретены ТМЦ:
Дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 10 «Материалы», 04 «Нематериальные активы», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
4) подотчетным лицом оплачены услуги:
Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 99 «Прибыли и убытки»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Необходимо отметить, что деньги могут быть получены подотчетным лицом не только из кассы, но и с расчетного, особого счета:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,
Кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках».
Также и возвращены не только в кассу, а на расчетный или особый счет:
Дебет счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках»,
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. В 1С (конфигурация «Бухгалтерский учет») для формирования платежной ведомости необходимо обратиться к следующим документам:
Журналы--- ► Заработная плата --------- ► Выбор нового документа
«Выплата зарплаты»
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир выполняет следующее:
а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.
Поступление и выдача наличных денег оформляются расходными (Приложение 2) и приходными кассовыми ордерами (Приложение 3).
Заработная плата, пенсии, пособия выдаются из кассы по платежным ведомостям, к которым составляется единый расходный ордер. Исправления и помарки в этих документах категорически не допускаются. Расходные документы подписываются и главным бухгалтером, и руководителем, приходные - только главным бухгалтером.
Кассовые документы регистрируются выписывающим их лицом в специальных журналах. Прием и выдача денег по ордерам производится только в день их составления.
Лимит денежных средств в кассе предприятия ООО«АвтоЭнергоСвязь» установлен банком в сумме 5000 руб.
В отчетном периоде на предприятии было следующее движение наличных денежных средств:
10 октября 2007 года:
- Остаток на начало - 0 руб.
- Получено в кассу от учредителя Рогозинской А.В. 10 октября 2007 года в качестве вклада в уставный капитал ООО «АвтоЭнергоСвязь» 80000 руб.
- Выплачено 10 октября 2007 года 30 000 руб. поставщику -
ИП Мыльникову Е.А
- Выдано под отчет работнику предприятия Земнухову Е.О. 10 октября 2007 года 46000 руб.
- Остаток денежных средств в кассе на 10 октября 2007 года: 4000 руб. (80000 - 30000 - 46000).
25 октября 2007 года:
- Внесены в кассу предприятия Земнухову Е.О., неиспользованные подотчетныесуммы - 10 руб.
- Остаток денежных средств в кассе на 15 октября 2007 года: 4010 руб. (4000 + 10).
В бухгалтерском учете составляется ПКО и РКО (Приложение.4), а также отражаются следующие проводки:
ДЕБЕТ счета 50 «Касса» КРЕДИТ счета 75 «Расчеты с учредителями»
- 80000,00 руб. - получены денежные средства от учредителя Рогозинской А.В. в качестве взноса в уставный капитал;
ДЕБЕТ счета 60 «Расчеты с поставщиками» КРЕДИТ счета 50 «Касса» - 30000,00 руб. - произведена оплата поставщику ИП Мыльникову Е.А
ДЕБЕТ счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ счета 50 «Касса»
- 46000, 00 руб. - произведена выдача денежных средств под отчет работнику предприятия Земнухову Е.О.;
ДЕБЕТ счета 50 «Касса» КРЕДИТ счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- 10,00 руб. - внесена в кассу предприятия неиспользованная подотчетная сумма Счет 50 «Касса» - счет активный.
Увеличение (поступление средств) отражается по дебету данного счета, уменьшение (расходование) денежных средств отражается по кредиту данного счета.
Счета 75 «Расчеты с учредителями», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Продажи» являются в нашей классификации активно-пассивными. Следовательно, увеличение обязательств, расчетов, продаж отражается по кредиту этих счетов (в нашем примере корреспонденция Дт 50 Кт 75, Дт 50 Кт 62, Дт 50 Кт 90), а уменьшение по дебету указанных счетов (в нашем примере корреспонденция Дт 60 Кт 50, Дт 71Кт50).
Счет 51 «Расчетные счета» - счет активный, поэтому увеличение средств на расчетном счете отражается по дебету бухгалтерского счета 51 (в нашем примере корреспонденция Дт 51 Кт 50).
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает на основании кассовых ордеров в кассовую книгу (Приложение 5). Книга пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Она ведется в двух экземплярах, второй экземпляр (отрывной) является отчетом кассира. На конец каждого дня в книге выводится остаток. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
3.2. Учет денежных средств на расчетных счетах
Основная доля расчетов с партнерами на предприятии ООО «АвтоЭнергоСвязь» осуществляется в безналичном порядке. Для хранения свободных денежных средств и проведения безналичных расчетов у предприятия ООО «АвтоЭнергоСвязь» открыт счет в ОАО «Челиндбанк» :
ИНН 7453149121
КПП 745201001
р/с 40702810807250003152 в ОАО «Челиндбанк» г. Челябинск
к/с 30101810400000000711 БИК 047501711
Чтобы сдать денежные средства в банк, заполняется объявление на взнос наличными (код формы документа по ОКУД 0402001), представляющее собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции (Приложение 4).
Объявление на взнос наличными вначале проверяется бухгалтером банка, который затем передает его в кассу банка. Получив объявление на взнос наличными, кассовый работник приходной кассы банка проверяет наличие и тождественность подписи бухгалтерского работника банка имеющемуся образцу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает их.
На столе кассового работника находятся только деньги лица, их вносящего. Все ранее принятые кассовым работником банка деньги хранятся в индивидуальных средствах хранения.