Формування інформаційної системи в логістиці здійснюється за ієрархічним принципом, причому в логістичних інформаційних системах нумерація рівнів починається з нижчого. Такий принцип прийнятий з метою забезпечити можливість нарощування інформаційної системи вищими рангами та її включення в якості підсистеми в узагальнюючі системи та мережі більш високого порядку, якщо в цьому з'явиться необхідність.
Відповідно до такої структурної декомпозицією в інформаційних системах в логістиці виділяють три рівні:
1. Перший рівень - це рівень робочого місця (у широкому сенсі), наприклад, місця складування, верстата для виконання механічної обробки, місця або установки для приміщення в тару і маркування та ін. На цьому рівні здійснюється та чи інша логістична операція з керованим матеріальним потоком, а саме його елемент (деталь, одинична упаковка, робочий стіл-супутник або будь-яка інша грузо одиниць) переміщається, перевантажується, упаковується, проходить ту чи іншу обробку.
2. Другий рівень - це рівень виробничої дільниці, цеху, складу та інші, де відбуваються процеси обробки, упаковки та транспортування грузо одиниць і розміщуються робочі місця.
3. Третій рівень - це система транспортування і переміщення груз одиниць у всьому виробничо-збутової системи в цілому від вантаження сировини, матеріалів і компонентів до доставки готових виробів споживачам та розрахунків за них.
Рівні виробничо-збутової системи та керівництва, яким відповідають свої рівні інформаційної системи, визначають функціональну та експлуатаційну закінченість інформаційних підсистем.
На верхньому рівні інформаційної системи реалізується плануюча інформаційна підсистема. Тут здійснюється логістичне управління загальним матеріальним потоком з метою організувати виробничо-збутову діяльність, спрямовану на найбільш ефективне задоволення потреб ринку.
На другому рівні інформаційної системи представлені так звані диспозитивні (disposite - розміщувати, розпоряджатися) інформаційні підсистеми. Ці підсистеми деталізують плани, складені на верхньому рівні і доводять їх до рівня окремих виробничих ділянок, цехів, механізованих в тій чи іншій мірі складів та інших виробничих підрозділів і т. п., а також визначають способи дій цих підрозділів.
На нижньому рівні інформаційних систем розміщуються так звані виконавчі інформаційні підсистеми. Вони доводять завдання, правила та інструкції до конкретних робочих місць і виконавців, здійснюють також контроль за ходом технологічного процесу на робочих місцях і забезпечують зворотний зв'язок, формуючи первинну інформацію з цих робочих місць.
Відзначимо, що плануюча, диспозитивним і виконавча підсистеми пов'язані прямими та зворотними вертикальними інформаційними потоками.
Окремі комплекси задач всередині зазначених функціональних підсистем пов'язані горизонтальними інформаційними потоками.
4. Основні напрямки інформаційно-технічного забезпечення логістичної системи
Під інформаційно-технічною базою систем управління розуміють сукупність взаємопов'язаних засобів і методів, що забезпечують підготовку інформації для прийняття рішень: збір даних та їх первинну обробку, контроль достовірності, зберігання та передачу даних, їх оновлення та коригування з застосуванням необхідних математичних методів.
Інформаційно-технічне забезпечення логістичних систем відрізняється не характером інформації і набором технічних засобів, що використовуються для їх обробки, а методами і принципами, використовуваними для їхньої побудови. Це відповідно позначається на зміну потоків інформації, обсягах і напрямах, на методиці вибору самих технічних засобів управління, зокрема на:
- Визначення функцій систем управління матеріальними та грошовими потоками, визначення складу необхідної інформації і встановлення її періодичності, виникнення і використання.
- Проектування процедур стандартних і нестандартних повідомлень, на процесах оформлення, систематизації та аналізі всіх інформаційних матеріалів.
Основна мета побудови інформаційно-технічної бази логістичних систем - вбудуватися в структуру управління і стати її невід'ємною частиною. При цьому особливістю логістики побудови інформаційно-технічної бази систем даного роду в порівнянні з традиційними системами автоматизації управління полягає в тому, що вона, з одного боку, спрямована на підвищення технічного рівня систем управління, а з іншого - ставить нові вимоги до методів економічного управління об'єктами .
У результаті логістичного побудови інформаційно-технічна база систем управління повинна дозволяти проводити аналіз і прийняття управляючих впливів на об'єкт в умовах заданих цілей і встановлених процесів інформаційного характеру.
Основними факторами, пов'язаними з побудовою інформаційно-логістичних систем, є:
1) Умови взаємодії систем між собою та навколишнім середовищем.
2) Створення моделі організації інформаційно-технічного забезпечення, під якою розуміють ієрархію суб'єктів, які приймають рішення, їх права, час реакції і режими взаємодії.
3) Наявність економіко-математичної моделі планування, прогнозування, управління та аналізу стану.
4) Розробка розрахункових алгоритмів для економіко-математичних моделей.
5) Наявність необхідного комплексу технічних засобів, включаючи обчислювальну організаційну техніку і систему зв'язку.
6) Прикладне програмне забезпечення надходження даних в системами, їх зберігання, розподіл з метою оптимізації дій керуючого персоналу.
Логістичні системи управління спрямовані на підвищення ефективності руху матеріальних і грошових потоків. Побудова інформаційно-технічних баз зазначених систем покликане забезпечити всебічну інтеграцію всіх частин системи управління, оперативне і надійне їх взаємодія.
5. Ієрархія використання інформаційної логістичної системи
Будь-яка структура організації (підприємства) у загальному вигляді представляє по суті формалізовану систему прийняття рішень, незалежно від характеру діяльності. Система організації зазвичай визначає конкретні завдання, які повинні вирішуватися відповідними службами підприємства (підрозділами, ланками виробництва), а також закріплює відповідальність в ситуації, що ієрархічній системі управління.
Логістична система організації управління встановлює такий порядок, при якому інформація і складаються на її основі інформаційні потоки між окремими організаційними одиницями мають характер інформаційного випередження. Цільовий характер випереджаючої інформації дозволяє проводити в рамках управління об'єктивний систематичний аналіз ситуацій і приймати необхідні рішення. Самі об'єкти і предмети управління, перебуваючи в процесі функціонування в цільовий, інформаційної та організаційної взаємозв'язку, утворюють єдину логістичну систему управління процесами.
В даний час, в залежності від характеру відносин між об'єктами, структурами управління, а також їх ознак склалися такі основні види ієрархічних організаційних структур: лінійні, лінійно-функціональні та матричні.
Інформаційно-технічні бази логістичних систем, вписуючись в прийняту організаційну структуру управління, вносять істотні корективи у взаємозв'язок структур управління, в їх субординацію і роблять їх більш сприйнятливими до реальних процедур прийняття рішень. Іншими словами, це дозволяє, перш за все найкращим чином використовувати фізичні та інтелектуальні можливості самої людини, характер поділу праці у сферах управління, кількість рівнів управління і склад входять до них підрозділів, а також визначати необхідні вимоги до них з метою ефективного управління матеріальними та грошовими потоками .
Синтез інформаційно-технічних баз, побудованих на логістичних засадах, і організаційних структур управління в цілому дозволяє забезпечити:
1) більш ефективну організацію планування та управління матеріальними та грошовими потоками і чіткий розподіл завдань і функції управління, прав і відповідальності між структурними ланками, об'єктами і предметами,
2) найкраще поєднання людських і машинних ланок в системах управління, підвищити оперативність підготовки і прийняття рішення, надійність і достовірність відображення фактичного стану процесів у всіх ланках матеріальних і грошових потоків,
3) вироблення оптимальних управлінських рішень та економічність їх виконання.
З метою досягнення стійкості синтезу структур управління та інформаційно-технічних баз логістичних систем управління необхідно чітко визначати конкретний склад і характер завдань планування та управління матеріальними та грошовими потоками, розподіляючи їх за рівнями ієрархічної системи та структурних елементів.
Інформаційно-технічна база логістичних систем управління, органічно вписуючись у структуру управління конкретних підрозділів управління, а також взаємодії при узгодженні і оцінці кінцевих показників.
Таким чином, логістика інформаційного процесу, вписуючись в організаційну структуру управління, надає їй певну жорсткість і раціональність, виробляє у конкретних спеціалістів управління навички високого професіоналізму прийняття рішень.
Одним з найбільш складних питань у забезпеченні ефективності управління традиційно вважався питання взаємозв'язків між підрозділами в самій організаційній структурі управління матеріальними та грошовими потоками. У зв'язку з цим використання логістичних підходів при побудові організаційних структур дозволяє рівномірно розподіляти завдання з структурним підрозділам і рівнями управління, які потребують вирішення. При цьому, формування вертикальних і горизонтальних взаємозв'язків має відбуватися не на звичній ієрархічної якої функціональної основі, а на основі розробки спеціальних економіко-організаційних моделей вирішення управлінських завдань, що дозволяють централізувати (або децентралізувати) управлінські зв'язки при вирішенні конкретної задачі і підвищити відповідальність конкретних підрозділів і фахівців за кінцеві результати вирішення завдань при управлінні матеріальними та грошовими потоками. Ієрархія використання логістичної інформаційної системи: