Ознакомление с документами ограниченного доступа производится в режимном помещении только с разрешения руководителя организации или иного должностного лица.
В архиве организации должна проводиться проверка наличия документов и дел, но не реже 1 раза в 5 лет. Такая проверка должна проводиться не только в плановом порядке, но и в случае перемещения (перевода) архива в другое (другие) хранилища, после чрезвычайных происшествий (стихийное бедствие, несанкционированное проникновение в архивохранилище посторонних лиц и т.п.), при смене лица, ответственного за хранение документов, а также при ликвидации организации.
Остановимся более подробно на этом виде архивных работ.
Проверка наличия документов и дел осуществляется комиссионно. Состав комиссии (не менее 2 работников) поименно объявляется письменным приказом руководителя организации. Одновременно этим же приказом определяются задачи и сроки проведения проверки (сроки должны быть максимально сжатые и, по возможности, не превышать 1 календарного месяца).
Многолетняя практика большинства архивов подтверждает, что наиболее целесообразно осуществлять проверку "двойками": один проверяющий работает с учетными документами (описью), другой - визуально проверяет наличие и состояние хранения дел на месте, сличая архивный шифр и заголовок каждой единицы хранения с записью в описи и не прибегая, без особой необходимости, к полистному просмотру архивных документов. Все записи об отсутствующих единицах хранения, недостатках в их физическом состоянии и т.п. производятся в ходе проверки на отдельных листах (листах проверки наличия документов) вплоть до завершения проверки по одной конкретной описи.
Обнаруженные, так называемые "закладки", то есть нарушения в последовательном (по архивным номерам) расположении дел по данной описи, дела из другой описи или из другого фонда, устраняются немедленно, и обнаруженные "чужие" дела раскладываются по своим местам хранения. По окончании работы по одной описи выясняются причины и обоснованность отсутствия отмеченных единиц хранения (по записям в журнале выдачи (высылки) дел, контрольным карточкам, переписке и т.д.).
Итоговые документы по результатам проверки наличия архивных документов оформляются по завершении этой работы в масштабе всего архива, включая краткосрочный поиск выявленных необоснованно отсутствующих дел. Каждый акт проверки наличия утверждается руководителем архива (режимного отдела, собственной безопасности). Общие итоги докладываются руководителю организации с докладной запиской о необнаруженных делах и предлагаемых мерах по их розыску. Все документы по проверке приобщаются в дела фондов.
По завершении вышеизложенного комплекса мероприятий архив осуществляет меры по розыску, а также изыскивает возможности по устранению выявленных недостатков в физическом состоянии дел и отдельных документов.
При работе с документами ограниченного доступа очень важно организовать Соответствующий режим хранения этих документов, доступа к ним и их использования.
Помещения, в которых ведутся работы с документами ограниченного доступа и где данные сведения хранятся в нерабочее время, являются режимными.
Для контроля за входом могут устанавливаться шифрованные и электронные замки, автоматические турникеты, камеры видео наблюдения. Данные помещения должны быть оборудованы основном администрированном здании учреждения, предприятия, организации в зоне размещения кабинетов аппарата руководства.
Режимные помещения должны оборудоваться замками по средством пожарной и охранной сигнализации, выведенными на пульт дежурного, на пост охраны административного здания.
Доступ в эти помещения должен быть строго ограничен. В режимные помещения допускаются руководитель организации, его заместитель по режиму, начальник режимного отдела, а также лица, которые имеют прямое отношение к ведущимся в этих помещениях работам. Доступ других лиц в эти помещения может быть разрешен в случае служебной необходимости одним из перечисленных руководителей. С целью ограничения доступа посторонних лиц в режимное помещения оборудуются окном для выдачи и приема документов, выходящим в отдельный тамбур, либо часть помещения оборудуется барьером. Для хранения документов помещения снабжаются необходимым количеством сейфов и металлических шкафов. Большое количество документов ограниченного доступа может храниться в отдельном специально выделенном хранилище на открытых стеллажах при условии персональной ответственности одного работника за сохранность этих документов.
Если перед вскрытием данных помещений обнаружено нарушение целостности печатей и неисправность замков, то помещения не вскрываются, составляется акт о случившимся и немедленно докладывается руководителю организации, начальнику подразделения и службе безопасности. Принимаются меры по охране помещений до прибытия службы безопасности.
В организациях на случай чрезвычайного происшествия (пожар, авария, стихийное бедствие и т.п.) разрабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем организации, в которой предусматривается порядок вызова должностных лиц, вскрытия режимных помещений, очередность и порядок спасения техники, документов ограниченного доступа и места дальнейшего их хранения. Инструкция должна находится у дежурного по организации, в службе безопасности и непосредственно в режимном помещении. Она не должна раскрывать состава вывозимых документов. С ней должны быть под расписку ознакомлены все заинтересованные и задействованные для этих целей работники и должностные лица. Для спасения документов каждое режимное помещение обеспечивается необходимым количеством специальной тары (мешками, чехлами, специальными контейнерами и т.д.).
В случае чрезвычайного происшествия в нерабочее время, при создании угрозы уничтожения документов дежурный по организации вместе с подразделением охраны имеет право вскрыть режимные помещения и принять меры к спасению техники и документов в соответствии с вышеуказанной инструкцией. О вскрытии помещений составляется соответствующий акт, который подписывается лицами, вскрывшими данные помещения.
1.4. Особенности изъятия и уничтожения документов, дел ограниченного доступа
в документационном обеспечение управления
Изъятие из дела документов или перемещение их из одного дела в другое производится в исключительных случаях, с оставлением в деле справки-заместителя, и только с разрешения начальника подразделения.
В случае безвозвратного изъятия из дела документов во внутренней описи дела и формах учета делаются соответствующие отметки. При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе.
Отметки в деле об изменении количества листов при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи и заверительном листе. При изъятии документов листы дела перенумерации не подлежат. В соответствии со статьей 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ выемка документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, производится следователем с санкции прокурора, а выемка документов, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения, принимаемого в порядке, установленном статьей этого же Кодекса. До начала выемки следователь предлагает выдать документы, подлежащие изъятию, а в случае отказа производит выемку принудительно.
Первичные учетные документы бухгалтерского учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В организации должен быть установлен порядок, исключающий ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами (делами), неполное их уничтожение, позволяющее восстановить их содержание, а также случайное уничтожение не подлежащих уничтожению документов (дел).
Уничтожать документы и дела ограниченного доступа необходимо путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу и порошок. Допускается также уничтожение документов путем измельчения в кусочки в бумагоуничтожающей машине площадью не более 2,5 мм2.
Если перед уничтожением из дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указывается, какие документы и из каких дел изъяты (регистрационные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также в какие дела и за какими номерами листов подшиты изъятые документы или зарегистрированы по журналам текущего года. В журналах учета делается отметка о новом местонахождении документов, а в акте на уничтожение указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями после обязательной полистной сверки с записями актов и внутренними описями дел.
Контроль за работой с документами ограниченного доступа осуществляют руководитель организации, его заместитель по режиму, руководитель режимного отдела (службы безопасности), а также руководители самостоятельных подразделений. В случае, если в организации циркулируют сведения, составляющие государственную тайну, то контрольные функции осуществляют также органы государственной безопасности.
За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, а также за иные нарушения режима и порядка работы с этими документами виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством: