При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшихся исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполняется в самой контрольной службе.
Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами.
При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.
На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для простановки специальной отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом на свободном месте в верхней части документа.
Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.
В течение срока исполнения документа профессионально организованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю.
Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки:
– задания последующих лет – не реже одного раза в год;
– задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
– задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе часто проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение.
Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.
Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Типовые аналитические формы по контролю исполнительской дисциплины не определены и устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ. Но наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указывается:
–общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
–количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
–количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
–задержки исполнения в рабочих долях;
–причины задержек исполнения документов.
Среди характерных причин неисполнения документов в срок обычно бывают:
–слишком высокая степень централизации полномочий,
–перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня,
–недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций,
–недостаточные сроки для качественного исполнения,
–нерациональная система документооборота,
–недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.