МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
Московский государственный университет технологии и управления
Кафедра экономики, бизнеса и права
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине: Документирование управленческой деятельности
Тема Делопроизводство – основа технологии управления
Выполнил студент 1 курса
Аракчеева Марина Анатольевна
Факультета: экономики и предпринимательства
Спец.менеджмент организации
Шифр: 080507
2010
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 3
1. Оценка современного состояния делопроизводства 3
2. Факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления 4
3. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства 5
4. Документационное обеспечение управления. Основные задачи и функции ДОУ 11
5. Структура служб документационного обеспечения управления и их функции 13
6. Отличия понятия «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятия «делопроизводство» 15
7. Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов 16
8. Научная организация управленческого труда как фактор повышения эффективности управления и делопроизводства 18
9. Деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства 22
Заключение 23
Список литературы 24
ВВЕДЕНИЕ
В своей работе необходимо решить ряд задач:
-Оценить современное состояние делопроизводста;
-Определить факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления;
-Описать организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства;
-Дать понятие документационному обеспечению управления, вычленить основные задачи и функции ДОУ;
-Рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и их функции;
-Разграничить понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятие «делопроизводство»;
-Определить взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов;
-Рассмотреть научную организацию управленческого труда как фактора повышения эффективности управления и делопроизводства;
-Рассмотреть деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства.
-
1. Оценка современного состояния делопроизводства
Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции [6;14].
Информационные технологии принципиально изменили современное делопроизводство, появилось новое качество и требование к нему. До сих пор не существует национальных требований к системам электронного документооборота, применяемых даже в государственных учреждениях, отсутствуют типовые правила построения делопроизводства в управленческих аппаратах. Ярким примером является огромное количество терминов в названиях служб по управлению документацией в органах власти: управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия и т.д. Но государственный аппарат является единым механизмом управления государством снизу и до верху. Кроме того, имеется около 70-ти производителей программных продуктов автоматизации делопроизводства, которые играют по своим правилам. Но оценки качества такого продукта не имеется. Поэтому давно уже назрела необходимость в создании национального стандарта для систем автоматизации делопроизводства, по крайней мере, для систем, применяемых в органах государственной власти.
2. Факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления
Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических основ, касающихся вопросов документирования и работы с документами.
Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или крупной корпорации.
Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных (например, торговых) операций и т.д. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.
Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего.
Во-первых, от того, насколько ясно в нем изложена информация, включая ее оформление и размещение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию [10;76].
Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который непосредственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.
3. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства
При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
· снизить стоимость делопроизводственных операций;
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.