Организации, которые были в первых рядах пользователей корпоративных систем электронного управления документами, получили следующие результаты, которые могут быть использованы в качестве ориентира:
· Уменьшение стоимости на инженерную разработку продуктов минимум на 10%
· Уменьшение времени цикла разработки минимум на 20%
· Уменьшение времени, затрачиваемого на реализацию изменений в продукте или услуге минимум на 30%
· Уменьшение самих изменений в продуктах/услугах на 40%
2. Характеристика некоторых систем
2.1. Сравнительная характеристика систем
Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов.
1. «CompanyMedia», ИнтерТраст;
2. «Landocs», Ланит;
3. «Optima Workflow», Оптима;
4. «БОСС-Референт», АйТи;
5. «Дело», Электронные Офисные Системы;
6. «Documentum», Документум Сервисиз;
7. «Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologes.
То, что касается последней системы («Documentum»), то, скорее всего, ее следовало бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite и так далее.
Наиболее рациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки являются системы: «CompanyMedia», «Евфрат-Документооборот» и «Босс-референт».
С типовыми задачами документооборота наилучшим образом справляются системы «Евфрат-Документооборот», «CompanyMedia», «Дело» и «Босс-референт».
Приобретая систему, следует так же учитывать простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации сотрудниками, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Наиболее адаптированные под потребности организации системы доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных являются системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «CompanyMedia». Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение.
Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело» и «CompanyMedia». Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы «ЕВФРАТ-Документооборот» объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений «CompanyMedia» обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.
Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы «Босс-Референт» и «Optima-Workflow». По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы «Дело», «Оптима» и «ЕВФРАТ-Документооборот».
Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы «CompanyMedia», «Optima-Workflow» и «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует отметить, что системы «Босс-Референт» и «CompanyMedia», реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.
2.2. Краткие характеристики основных систем
2.2.1. Краткие характеристики системы «CompanyMedia»
Система разработана ЗАО Компания «ИнтерТраст». Данная система предназначена для крупных и средних государственных учреждений коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.
Программное обеспечение «CompanyMedia» позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней «сквозное» делопроизводство, при котором система отслеживает движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся на любую глубину иерархии управления, контролировать их исполнение и поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий.
Проблемой российских предприятий на данном этапе является несовершенство коммуникаций. Важные звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационные центры.
В «CompanyMedia» впервые реализованы технологические разработки компании «ИнтерТраст», позволяющие гибко отображать логическую структуру управления на реальную коммуникационную инфраструктуру территориально-распределенного предприятия. Более того, система автоматически доставляет информацию между любыми двумя предприятиями по кратчайшему маршруту, причем в каждой его точке передачу документов контролируют и передающая и принимающая стороны. Этот механизм гораздо надежнее электронной почты.
Особенности данной системы, выделяющие ее из числа других разработок:
1) корпоративность - система может использоваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций;
2) полиструктурность - система рассчитана на сложную структуру организации и возможную независимость (с точки зрения штатных расписаний) подразделений и филиалов организации;
3) высоконадежный механизм доставки информации - использованный в системе механизм передачи документов и рассылки позволяет гарантировать доставку информации адресату на 99,9%; данный механизм предполагает также работу системы в территориально-распределенном режиме;
4) сложные перекрестные связи документов - система позволяет устанавливать «цепочки» перекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;
5) организация так называемого «сквозного документооборота» - система позволяет организовывать передачу и контроль документов внутри независимых организаций холдинга, совмещая его с классическим документооборотом.
Круг решаемых ключевых задач АС «CompanyMedia»:
· подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию (в том числе и через «тонкий» клиент Internet Explorer - в составе системы «CompanyMedia-Управление электронными документами»);
· прием, обработку и распределение входящей корреспонденции, подготовку, подписание, регистрацию и отправку исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения (в составе системы «CompanyMedia-Делопроизводство»);
· планирование, подготовку и проведения заседаний, а также контроль за исполнением принятых по их итогам решений (в составе системы «CompanyMedia-Заседания»);
· подготовка договоров (в том числе и по шаблонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра (в составе системы «CompanyMedia-Договоры»).
Кроме того, все системы «CompanyMedia» представляют:
· разграничение доступа к документам, базирующееся на основе структуры организации;
· механизмы замещения при работе с документами, а именно, возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»);
· возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в базе данных;
· единый поиск (по реквизитам и полнотекстовый) по корпоративному хранилищу документов.
По данным, представленным разработчиками, проектирование продуктов системы «CompanyMedia» выполнено в соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления. При разработке систем производились консультации со специалистами Всероссийского НИИ Документоведения и Архивного Дела (ВНИИДАД). Система «CompanyMedia» имеет 4 сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление проектами и договорами», «Управление планированием» и «Управление персоналом»). Компания «ИнтерТраст» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.