Право прочно закрепилось в нашей жизни. Пожалуй, нет сейчас такой сферы деятельности учреждения, организации, предприятия, которая прямо или косвенно не соприкасалась с правом. Право проникает и в подавляющее большинство служебных документов. Любой, пусть даже самой крошечной, фирме приходилось разрабатывать и регистрировать устав, издавать приказы, заключать договор, предъявлять претензию или исковое заявление в суд при нарушении права и т.д.[20]
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой. Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством.
Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
При оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативный поиск, а также возможность обработки с помощью современных средств оргтехники. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий. Прежде всего, она базируется на действующем законодательстве, которое придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия. Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т.е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным. Таким образом, согласно ГОСТу, юридическая сила документа – это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»[21].
Юридическая сила документа – это его свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в нем. На приобретение документом юридической силы оказывают влияние различные факторы.
Документы федерального органа исполнительной власти должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее[22].
Формы бланков, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, утверждаются его руководителем по представлению службы ДОУ. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам[23].
Реквизит документа – это элемент официального документа, например дата, подпись, печать и т.д. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называется формуляром. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов[24]. Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов. Для оформления большинства документов используются два вида бланков: общий бланк и бланк для писем.
Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию»[25]. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандарт – это нормативно-технический документ, устанавливающий требования к объектам стандартизации, обязательный для исполнения в определенных областях деятельности, разработанный в установленном порядке и утвержденный компетентным органом. В стандартах на управленческую документацию устанавливаются состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.
Перейдем к рассмотрению порядка и правил оформления служебных документов. Особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в соответствии с требованиями государственного стандарта введенного в действие с 1 июля 2003 г. – ГОСТа Р 6.30-2003. Требования ГОСТа Р6.30-2003 в отношении документации являются рекомендуемыми (приложение 5).
В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 в состав требуемых реквизитов (реквизит – от лат. requisitum, т. е. требуемое, необходимое) служебных документов входят следующие элементы:
1. Изображение Государственного герба РФ (01).[26]
2. Изображение герба субъекта РФ (02).
3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).
4. Указание на код предприятия (04).
5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05) (введен в состав реквизитов впервые).
6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые).
7. Указание на код формы документа (07).
8. Наименование предприятия (08).
9. Справочные данные о предприятии (09).
10. Наименование вида документа (10).
11. Дата документа (11).
12. Регистрационный номер документа (12).
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).
14. Указание на место составления или издания документа (14).
15. Сведения об адресате (15).
16. Указание на гриф утверждения документа (16).
17. Резолюция (17).
18. Заголовок к тексту документа (18).
19. Отметка о постановке документа на контроль (19).
20. Текст документа (20).
21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).
22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).
23. Указание на гриф согласования документа (23).
24. Визы согласования документа (24).
25. Оттиск печати предприятия (25).
26. Отметка о заверении копии документа (26).
27. Отметка об исполнителе документа (27).
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).
29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29).
30. Идентификатор электронной копии документа (30).
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Реквизит – «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «оттиск печати», «текст документа» и др.)[27].
Заголовочная часть – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01 – 16).
Содержательная часть – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17 – 20).
Оформляющая часть – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21 – 24). В этой части также располагаются вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25 – 29)[28].
Использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Например, бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04–06, 08, 09, а при необходимости – ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11–15 и 17–20. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости – и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11–13, 18 и 19 (см. пп. 4.7 ГОСТа Р 6.30-2003). Схемы расположения реквизитов на угловом и продольном бланках представлены соответственно на рис. 1 и 2 (приложение 5).