Документооборот входящих документов (стр. 5 из 6)

- 21 -

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. ¹

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие документов с контроля;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя. В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания.

1. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

- 22 -

Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом

- 23 -

6. Заключение.

Подводя итог проделанной работе, хотелось бы вернуться к мысли о причине выбора темы. Как уже было сказано мною раньше, актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Данная же работа позволила мне не только в полной мере узнать весь механизм документооборота, но и осознать, что, даже не смотря на немалую

развитость делопроизводства в нашей стране (а рассмотрение этого процесса происходило именно в этом пространственном промежутке), существует некоторое количество проблем, которые необходимо решать для улучшения качества «движения документов».

Так, например, зная, что работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда, мы понимаем, - всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. И если с организацией проблем не так уж и много, то вот с техническим её обеспечением всё обстоит гораздо сложнее. Я имею в виду, что далеко не во всех организациях процессы обработки документопотоков автоматизированы. Хорошо, если там присутствуют некоторые средства механизации, однако по-прежнему в нашей стране существуют такие предприятия, в которых вся обработка документов проводится вручную.

Так, по мнению компании DELPHI около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно. Нетрудно сделать заключение, что если бы документы хранились в «электронном» виде, избежать этого было бы гораздо легче.

- 24 -

Вот почему я считаю, что автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

Другой проблемой документооборота является то, что, к сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. В этом аспекте улавливается связь с современным обучением молодых специалистов, которое говорит о своей не качественности. А вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Помимо этого, я считаю, что документооборот в России имеет строго вертикальное направление, тогда как на Западе он стремится к горизонтальному, где документ в идеале должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. Однако я не считаю так же, что Западная система - идеальна, или просто лучше. Но, в условиях исполнительской вертикали (то есть в тех, которых находимся мы) нужно применять ту технику, которая подходит для этой системы. У нас же получается, что, используя западное оборудование, мы находимся в совершенно ином положении, что крайне отрицательно сказывается на развитии Российского делопроизводства и документооборота, соответственно. Таким образом, делается следующий вывод: автоматизация традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме может быть реализована только с помощью отечественных разработок.

Это что касается проблем, что же касается их решения - то их бесконечное множество, тем не менее, можно выделить главный принцип, которого, как я полагаю, следует придерживаться. Принцип этот заключается в необходимости учёта особенностей, свойств и возможностей именно

- 25 -

Российской системы документооборота. Ведь даже если применять самые современные технологии, но они не будут обладать свойством применимости - результат получится отрицательный.

Подводя к завершению свою работу, хотелось бы так же упомянуть и том, что в ходе подробного разбора предмета, мне удалось выявить и некий аспект в выбранной теме - необходимость рассмотрения такого пункта как движение документов внутри организации (см. план работы - пункт 4). В связи с этим был несколько расширен план исследования, а соответственно и структура изучения.

В целом могу сказать, что изучение документооборота входящих документов позволило мне овладеть знанием материала не только в этой области, но и задеть также некоторые другие стороны рассматриваемого объекта. Такие как изучение документооборота, в общем, его структуру и функционирование, приобрести знания по поводу истории возникновения, эволюции и развития делопроизводства в России и др.

Проведение данного исследования значительно повысило мой уровень компетентности в знании вопроса о документообороте.

- 26 -

7. Список использованной литературы.