Документационное обеспечение управления 6 (стр. 4 из 8)

¾ составление проекта документа исполнителем;

¾ проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

отдела предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[28]

В МУП «Рязкомхоз» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом данного предприятия. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

¾ порядковый номер документа, включающий номер дела;

¾ адресат (корреспондент);

¾ краткое содержание или заголовок;

¾ отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

¾ исполнитель;

¾ примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем

2.4. Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[29]

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам муниципального предприятия, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[30].

Кто выполняетОперации	Исполнители	Структурные подразделения Секре- Руковод-тари ство	Юрист	Директор МУП «Рязкомхоз»	Общий отдел
1.Составление проекта
2. Согласование
3. Внесение изменений
4.Печать
5. Визирование
6.Внесение изменений
7. Считка
8. Визирование
9. Передача на подпись
10 Подписание
11 Передача на регистрацию
12. Регистрация
13. Отправка

Рис.2. Оперограмма движения исходящих документов

- движение документов, подписываемых директором

- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[31] и Типовой инструкции по делопроизводству[32]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

Таблица 2

Форма регистрационного журнала для входящих документов

Дата поступления	Вх. №	Дата и № док-та	Коррес-пондент/кто подписал	Заголовок	Исполни-тель
1	2	3	4	5	6

На исходящих документах МУП «Рязкомхоз» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.^[33] Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В МУП «Рязкомхоз» номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Регистрация исходящих документов МУП «Рязкомхоз»» ведется в соответствующем журнале (табл.3)

Таблица 3

Дата док-та

Исход. №

Адресат

Краткое содержание/ кто подписал

Исполнитель/Кто принял

Прим. (кто принял док-нт)

В МУП «Рязкомхоз» регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя МУП «Рязкомхоз».

Журналы регистрации внутренних документов содержат определенные графы (табл.4).

Таблица 4

Журнал регистрации внутренних документов

Дата и номер поступления

Дата и номер док-та

Структурное подразделение

Вид док-та

Содержание

Исполнитель

При анализе регистрации документов МУП «Рязкомхоз» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ[34]. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

2.5. Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов[35]. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

¾ Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного

¾ напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

¾ получение информации о ходе и результатах исполнения;

¾ занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

¾ регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

¾ снятие документов с контроля по указанию руководителя.

Таблица 5

Журнал ведения контроля исполнения документов

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Испол-нитель	Срок испол-нения	Ход испол-нения	Отметка о снятии с контроля
1	2	3	4	5	6	7	8	9

После указания руководителя МУП «Рязкомхоз» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов МУП «Рязкомхоз», если они не

Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов МУП «Рязкомхоз» проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями[36], так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

2.6. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.[37]

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел[38]. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.