Так, исходя из Определения Верховного Суда Российской Федерации от 16 января 2004 года №48-Г03-13 видно, что суд при разрешении спора по поводу права на получение социальной поддержки, предусмотренной Указом Президента Российской Федерации от 23 августа 2000 года №1563 «О неотложных мерах социальной поддержки специалистов ядерного оружейного комплекса Российской Федерации», руководствовался, прежде всего, положениями должностных инструкций, в том числе характеристик работ, описывающих непосредственные виды деятельности, осуществляемые работниками, а не устными доводами истцов. Поэтому работодателю при разработке и ведении кадровых документов необходимо руководствоваться нормативным правовым актом, предоставляющим льготы и гарантии работникам, соблюдая все требования к оформлению кадровой документации и учитывать возможные негативные последствия для своих работников в случае нарушения этих правил.
Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
· Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.
· Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений.
· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.
· Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
· Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным. Поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком - организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация при приеме на работу документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.
Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации - в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
Общий состав и виды кадровой документации.
В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Следует отметить, что для большинства специалистов кадровой службы и руководителей является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов? И какие из кадровых документов являются обязательными для каждого работодателя?
В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.
Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:
1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:
1. Документация по приему на работу:
· Заявление о приеме на работу;
· Контракт о назначении на должность;
· Приказ о приеме на работу;
· Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
· Заявление о переводе на другую работу;
· Представление о переводе на другую работу;
· Приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
· Заявление об увольнении;
· Приказ об увольнении;
· Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
· График отпусков;
· Заявление о предоставлении отпуска;
· Приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
· Представление о поощрении;
· Приказ о поощрении;
· Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
· Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
· Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
· Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
· Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.
Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.
Для регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать принять локальный нормативный акт - например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).
Также в разделе 3. 1 «Организация документооборота» «Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утвержденной Приказом Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33, предписывается закреплять порядок движения документов в организации «в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации».
При этом, необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации - это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами.
Об обязательности документирования трудовых отношений с работниками в целях защиты их пенсионных прав свидетельствуют некоторые нормы пенсионного законодательства.
Пункт 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года №555 «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» гласит следующее:
«Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца. При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы».
И далее пункт 7:
«В случае, когда трудовая книжка не ведется, периоды работы по трудовому договору подтверждаются письменным трудовым договором, оформленным в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений».
Федеральный закон от 1 апреля 1996 года №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в статье 15 устанавливает ряд обязанностей страхователя (работодателя) в целях ведения индивидуального (персонифицированного) учета, например, страхователь обязан: