• подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
• рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;
• организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.
Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».
Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально большинством голосов. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:
• одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;
• изменении сроков хранения документов;
• одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;
• установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.
Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.
Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.
Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения.
Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.
Наиболее полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архив ной службы.
В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:
1) постоянного хранения в государственных архивах;
2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения
4.Порядок уничтожения документов
Для организации работы по уничтожению документов в организациях создаются экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители архивного учреждения. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы. Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описываются. После утверждения описей архивным органом организации разрешается уничтожение документов, которые не подлежат передаче в Архивный фонд. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации. Без согласования с органами Росархива уничтожаются документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность в которых отпала, а сроки хранения истекли. Однако если имеется указание органа исполнительной власти о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются для рассмотрения в эту организацию. Отобранные к уничтожению документы должны быть переданы организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.
Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке. По просьбе собственников документов органы и учреждения Федеральной архивной службы России оказывают методическую помощь организациям в сохранении, комплектовании и использовании архивов. В большинстве субъектов РФ приняты законы или положения об архивных фондах субъектов РФ. В каждом субъекте предусмотрена своя структура архивов. Однако следует иметь в виду, что архив должен быть зарегистрирован надлежащим образом и наделен соответствующими полномочиями. Частные структуры, предлагающие свои услуги по уничтожению документов организациям, как правило, не уполномочены совершать подобные действия, и описи на уничтожение документов, заверенные печатью таких предприятий, недействительны.
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. N 1562 " Об утверждении положения о Федеральной архивной службе России" Росархив наделен функциями контроля за соблюдением сроков хранения документов, относящихся к архивному фонду. В большинстве субъектов РФ действуют положения и законы, которые наделяют соответствующие органы управления архивным делом (как правило, ведомственные архивы) полномочиями в области применения к организациям мер административной ответственности. Органы Росархива проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве. В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-1 должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах. Административная ответственность в субъектах РФ предусматривается различными нормативными актами. Так, в городе Москве действует распоряжение мэра Москвы от 19 октября 1993 г. N 595-РМ " Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением " Мосгорархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу" . Несоблюдение сроков хранения архивных документов влечет за собой взыскание штрафных санкций, налагаемых объединением " Мосгорархив" на учреждения, предприятия, организации независимо от форм собственности, за нарушение действующего законодательства по архивному делу, установленных правил обеспечения сохранности, упорядочения и использования архивных документов в размере до 70 МРОТ. На практике при совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. Уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение. Наличие специализированных актов, регулирующих вопросы административной ответственности за нарушение архивного законодательства, можно отметить, например, в Омской области и Хабаровском крае. На территории этих субъектов РФ действуют законы об административной ответственности за нарушение архивного законодательства, которые предусматривают в среднем штрафные санкции в размере до 30 МРОТ (Омская область) и до 100 МРОТ (Хабаровский край).