- приказ о приеме на работу (копия);
- документы об образовании (копия);
- характеристики или рекомендательные письма.
В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС, аттестатные листы, копии актов ревизий и т.п.).
Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются.
Не подлежат приобщению справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья.
На документы личного дела составляется внутренняя опись.
Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.
Личное дело ведется в одном экземпляре. Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:
- вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;
- приобщать к делу полученные документы.
Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:
- о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе;
- об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);
- об изменении фамилии, имени, отчества – приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.
Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.
Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.
При увольнении работника в личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.
На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.
Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.
Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.
Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.
Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.
При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строго алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.
Приём на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).
Заявление чаще всего пишется от руки, но фирма может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.
Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые – справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность, поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.
При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.
На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок её заполнения.
Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета, документов об образовании, трудовой книжки.
По желанию поступающий может предъявить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы.
На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность. При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.
Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.
Трудовой договор - есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
Различаются основные и дополнительные условия трудового договора.
К основным условиям трудового договора относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работ (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.
К дополнительным - относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда.
В соответствии со ст. 17 КЗОТ трудовые договоры заключаются:
- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
- на определенный срок не более пяти лет;
- на время выполнения определенной работы.
Срочный трудовой договор заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий её выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.
Срочные трудовые договоры заключаются, прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе.
Перемещение, перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе.
Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции
- составление на основании заявления или служебной записки проекта приказа;
- подписание приказа и его регистрация;
- ознакомление с приказом работника, о чем делается пометка на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);
- на основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в форме Т-2 и дополнении к анкете в личном деле;
- изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносятся в трудовую книжку.
Таким образом, перевод требует внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.
Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке или приказе об увольнении.
На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа. Приказ подписывается и регистрируется.