Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учереждения, в структуру службы ДОУ включают подразделения, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой совершенствования работы с документами[16].
Главное условие создания службы ДОУ , не зависимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: «Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации[17].
5 ДОЛЖНОСТНОЙ И ЧИСЛЕННЫЙ СОСТАВ СЛУЖБЫ ДОУ
Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:
- руководители;
- специалисты;
- технические исполнители.
Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).[18]
К категории руководителей, возлагающих делопроизводственную службу, относят:
- управляющий делами;
- заведующий канцелярией;
- заведующий общим отделом;
- заведующий протокольным отделом;
- начальник секретариата;
- заведующий экспедицией;
- заведующий центром подготовки документов;
- заведующий копировально-множительным бюро;
- заведующий машинописным бюро.
В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и ее структурных подразделений, контроль за выполнением работ.
В категорию специалистов вошли:
- документовед;
- помощник руководителя;
- инспектор по контролю за исполнением поручений;
- редактор;
- археограф;
- инспектор;
-секретарь коллегии;
- корректор.
Функции специалистов заключается в выполнение технических и оперативных задач, творческих операций по анализ и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.
К категории технических исполнителей отнесены:
- экспедитор;
- делопроизводитель;
- стенографистка;
- технический секретарь;
- курьер;
- оператор организационной техники;
- архивариус;
- секретарь-машинистка;
- секретарь-стенографистка;
- секретарь руководитель.
Задача технических исполнителей – передача, фиксация, учет, доставка и хранение документов.
Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например приказа.
Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации.[19]
Определение оптимального количественного состава работников службы ДОУ возможно с помощью методики, основанной на типовых нормах времени.
В настоящее время существуют методики расчета штатной численности в делопроизводственной службе, разработанные Минтрудом России.[20]
Выполняя контрольную работу я ставила перед собой цель, рассказать о службе документационного обеспечения управления, описать ее структуру и функции, изучить основные нормативные документы, регламентирующие деятельность этой службы. Я старалась раскрыть эту тему в полном объеме, исходя из поставленных задач.
Я пришла к выводу, что эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.
В зависимости от принадлежности к определенной группе служба ДОУ будет иметь свое особое название, и иметь свое соответствующее назначение.
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005
2. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно–практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006. - 272с.
3. Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007. -224 с.
4. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.
5. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2003
6. Киселев С.В. Современные офисные технологии: Учебное пособие для 10-11 кл. / С.В. Киселев, И.Л. Киселев. – 2-е изд., стер. - М.: Издательство центр «Академия», 2004. -208с.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
8. Пшенко А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. -256с. (серия «Профессиональное образование).
9. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2005. – 192 с.
10 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416с.
[1] . Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.
[2] Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно–практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006.
[3] Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно–практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006.
[4] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.
[5] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.
[6]Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005
[7] . Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.
[8]Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005
[9] Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно–практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006.
[10] Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2005.
[11] Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004.
[12] . Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.
[13] Пшенко А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003.
[14] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.
[15] Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2005.
[16] Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004.
[17] Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007.
[18]Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2003
[19] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.
[20] Единые нормы времени на машинописные работы, утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19.06.1984 №189/11-64;Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утв. Постановлением Минтруда России от 25.11.1994 №72;Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утв. Постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152; Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. Постановлением Минтруда России от 26.03.2002№23.