Информационное письмо оформляется на бланке письма.
Обязательными реквизитами информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.
Приказ - это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников. ( см. Приложение 2)
Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:
1. По организационным вопросам:
· создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;
· образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
· утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;
· координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
· утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).
2. По основной производственной деятельности:
· обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;
· обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
· формирование и осуществление научно-технической политики;
· обеспечение выпуска качественной продукции;
· подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;
· решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.
3. По личному составу (кадрам) организации:
· обеспечение отбора и приема на работу персонала;
· создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
· оформление перевода на другую работу;
· оформление командированных работников;
· оформление поощрений работников и наложения взысканий;
· оформление высвобождения (увольнения) работников;
· решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.)
Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием "стандартных" словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.
Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять или оговаривать их корректировку.
Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.
Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ.
После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами. Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт – по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер – по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком – по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.
Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).
С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.
Виды приказов:
· приказ о переводе на другую должность
· приказ о переводе на другую работу
· приказ о дисциплинарном взыскании
· приказ о снятии дисциплинарного взыскания
· приказ о возложении обязанностей
· приказ на право подписи
· приказ о поощрении
· приказ об изменении режима работы
· выписка из приказа
· приказ по личному составу
· оформление приказа
· приказ на списание основных средств
· приказ о командировке
· журнал приказов
· приказ об изменении оклада
· приказ об увольнении за прогул
· приказ об отмене приказа
· приказ отзыв из отпуска
· приказ о подотчетных лицах
· приказ на главного бухгалтера
· приказ о проведении инвентаризации
· приказ о приеме на работу
· приказ об увольнении
· приказ о выговоре
· приказ нормы расхода топлива
· приказ на списание топлива
· приказ о сокращении штата
· приказ об учетной политике
· приказ о назначении директора
· приказ об утверждении штатного расписания
· приказ о сокращении
· приказ по охране труда
· приказ на отпуск
· приказ о стажировке
1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).
2. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.
3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2007. – 456 с.
4. Спивак В.А. Делопроизводство. - Ростов Н/Д: Феникс, 2008
Приложение 1
Организационно-аналитическое Префекту Восточного АО
управление делами мэрии Москвы С. С. Сидорову
Тверская ул ,д. 1 Преображенская пл., д. 1
Москва, 123456 Москва, 123456
Тел./факс 000-00-00
11.01.2011 №1-23-456/7
На № ____ от _________
О совещании
Доводим до Вашего сведения, что 13 января 2011 г в 11.00 состоится совещание руководителя Аппарата Правительства Москвы с руководителями аппаратов префектур административных округов города Москвы, руководителями структурных подразделений Аппарата Правительства Москвы.
Совещание будет проводиться в зале заседаний Правительства Москвы.
Приложение: повестка дня совещания на 2 л. в 1 экз.
С уважением
Начальник
Организационно-аналитического
управления делами мэрии Москвы Подпись П.П. Петров
Иванов И.И.
000-00-00
Приложение 2
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
| Код | |||||||
| Форма по ОКУД | 0301001 | ||||||
| Закрытое акционерное общество «Название компании» (ЗАО «НК») | По ОКПО | 12345678 | |||||
| наименование организации | |||||||
| Номер документа | Дата составления | ||||||
| ПРИКАЗ | 164/08 - лс | 01.02.2011 | |||||
(распоряжение)о приеме работника на работу
| Принять на работу | Дата | ||||||||||||||||||||||||||||||
| с | 01.02.2011 | ||||||||||||||||||||||||||||||
| по | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Табельный номер | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Иванова Ивана Ивановича | 0025 | ||||||||||||||||||||||||||||||
| фамилия, имя, отчество | |||||||||||||||||||||||||||||||
| в | Департамент внутреннего контроля и аудита | ||||||||||||||||||||||||||||||
| структурное подразделение | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Ведущий аудитор | |||||||||||||||||||||||||||||||
| должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | |||||||||||||||||||||||||||||||
| условия приема на работу, характер работы | |||||||||||||||||||||||||||||||
| с тарифной ставкой (окладом) | 45 000 | руб. | 00 | коп. | |||||||||||||||||||||||||||
| цифрами | |||||||||||||||||||||||||||||||
| надбавкой | -- | руб. | -- | коп. | |||||||||||||||||||||||||||
| цифрами | |||||||||||||||||||||||||||||||
| с испытанием на срок | 3 (три) | месяца (ев) | |||||||||||||||||||||||||||||
| Основание: Трудовой договор от « | 01 | » | февраля | 20 | 11 | г. № | 27 | ||||||||||||||||||||||||
| Руководитель организации | Генеральный директор | Петров П.П.. | |||||||||||||||||||||||||||||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||
| С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | « | » | 20 | г. | |||||||||||||||||||||||||||
| личная подпись | |||||||||||||||||||||||||||||||