Евфрат-документооборот (стр. 1 из 2)

Содержание

Ведение.................................................................................................................................2

1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот»......3

2 Область применения и приемущества............................................................................4

3 Заключение......................................................................................................................11

4 Список используемой литературы................................................................................12

1

Введение

Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Автоматизированная информационная система не всегда функционирует самостоятельно. Она может входить в качестве компонента (подсистемы) в более сложную систему, такую, например, как система управления торговой компанией, или система управления производством. Информационные системы уже многие десятки и даже сотни лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и/или коллекций бумажных документов. Однако в таких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Они позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений. Приведенное выше определение охватывает информационные системы всех видов, в частности фактографические системы, которые основаны на технологиях баз данных и оперируют структурированными данными, системы текстового поиска, оперирующие документами на естественных языках, глобальную гипермедийную информационную систему Web и др. По этой причине в определении используется обобщенный термин информационные ресурсы. Частными его случаями являются данные для систем баз данных, документы для систем текстового поиска, HTML-страницы или ХМL-документы для Web и т.д. Информационные системы различных видов, широко применяются в современных офисах. Бухгалтер или делопроизводитель, менеджер или работник кадровой службы — у каждого из них может быть своя информационная система, которая поможет оптимимзировать трудовой процесс в целом и сократить временные затраты на выполнение рутинных операций. Спектр возможностей информационных систем разнообразен, они функционирут в различных сферах деятельности организаций. Рассмотрим подробнее информационную систему «Ефрат».

2

1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот».

Разработчик: Cognitive Technolodies

Адрес в Интернет: http://www.cognitive.ru/products/euphrates/

Размер: 30-50 Мбайт (версия 2000)

Платформы: Win9x, Win2K/XP

Язык: RUS

Статус: Commercial

Цена: 200 долл. (SOHO). 200долл. (Office)

«ЕВФРАТ-Документооборот» — первое в России решение корпоративного уровня в сфере автоматизации документооборота, совмещающее в себе отлаженность и готовность к внедрению коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает, что, с одной стороны, система «ЕВФРАТ-Документооборот» готова к быстрому вводу в эксплуатацию и обеспечивает, соответственно, быструю отдачу от инвестиций в СЭД, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения: Полнота комплекта поставки

· Отлаженность и стабильность работы

· Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут)

· Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге

· Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения

3

· Низкая стоимость владения системой

Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения:

· Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без программирования

· («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов» и др.);

· Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия

· Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных

· рабочих мест под требования заказчика.

2 Область применения и приемущества.

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:

· создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

· проектирование типовых маршрутов движения документов.

Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:

· разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

· криптографического шифрования;

4

· протоколирования действий пользователей в системе.

Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:

· прием и регистрацию писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»;

· рассылку документов, переписку между пользователями и группами пользователей системы при помощи встроенной почтовой службы;

· отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

· доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:

· создание единого пространства управления распределенной структурой;

· сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.

Развитые средства адаптации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.

· «Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе;

· «Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;

· «Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.

Гибкие возможности администрирования системы обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших

5

производственных ресурсов:

· организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;

· работа Сервер «ЕВФРАТ-Документооборот» как сервиса;

· экспорт и импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;

· администрирование хранилища форм документов.

Уникальной особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» является входящая в комплект поставки встроенная СУБД Ника, поэтому система не требует дополнительных вложений в приобретение лицензий и поддержку сторонней базы данных. «ЕВФРАТ-Документооборот» не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков («Генератор отчетов», «Модуль морфологии» и др.). Гибкость и простота настройки позволяют пользователям с помощью средств адаптации и встроенного инструментария своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений российского законодательства и деловой практики. Одним из приемуществ являются минимальные требования к клиентской части системы «ЕВФРАТ-Документооборот», необходимые для ее нормального функционирования:

· Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III;

· 256 Mb оперативной памяти;

· от 180 Mb свободного дискового пространства;

· Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка;

· Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;

· Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.


Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части:

6

· Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV;

· 1 Gb оперативной памяти;

· 15 Gb свободного дискового пространства;

· Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой русского языка;

· Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;

· Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо наличие протокола POP3.

Рабочее место пользователя в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» организовано так, что вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется сотрудникам в главном окне при загрузке системы. Подобный бизнес-ориентированный интерфейс обеспечивает удобную навигацию по документам и поручениям и позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций. В системе реализована структура пользовательских и общих папок. Общие папки — номенклатура дел организации — настраиваются администратором системы или пользователем, имеющим права администратора документооборота. Личные папки предназначены для использования только на рабочем месте пользователя и позволяют обеспечить сотрудникам удобную работу с необходимой им информацией. Электронный документ в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» представляет собой совокупность карточки (формы) с описывающими документ реквизитами, прикреплённых файлов, связок с другими документами и контрольной информации. Система позволяет регистрировать новые документы, изменять и удалять существующие. При регистрации документов ведётся контроль заполнения полей регистрационной карточки и автоматический контроль дублирования документов. Регистрировать новые документы можно также на основе существующих, что сокращает время регистрации однотипных документов.
В системе имеется возможность задавать маршрут прохождения документа среди исполнителей и согласующих. Сотрудник может выбрать типовой маршрут из списка заранее созданных или составить новый маршрут, указав для него необходимые условия и его участников. При этом поддерживается параллельна


Copyright © MirZnanii.com 2015-2018. All rigths reserved.