Смекни!
smekni.com

Правила оформления деловой документации (стр. 2 из 2)


Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего

документ, название вида документа, дата и регистрационный номер,

место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют

гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по

вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.

Заголовком к тексту протокола является название коллегиального

органа или конкретного совещания и вопрос (тема) совещания

(заседания), если он один.

Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания

(заседания) и проставляется председателем или секретарём совещания.

Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания

(заседания) делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы

составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и

выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также

оперативные совещания.

Текст протоколов делится на вводную и основную часть.

В вводной части краткого протокола указываются фамилии

председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а

также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке

присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа,

затем - приглашённые с указанием должностей и организаций, которые

они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

В протоколе полной формы изложения после раздела

"присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в

протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.


Основная часть протокола краткой формы изложения строится по

схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.

Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием

должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений

(постановлений) или отдельных пунктов решений.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к

протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и

секретарём.

Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий

установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев,

приёма-передачи материальных ценностей и др.). Акты могут содержать

выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий

финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки,

акты приёма объектов в эксплуатацию и др.

Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации

(подразделения), составившего акт, название вида документа, место

составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту,

подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы.

Реквизиты располагаются в установленном порядке.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и

проставляться должностным лицом (как правило, председателем

комиссии), подписавшим документ.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества" и др.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и

членов комиссии.

В констатирующей части акта даётся краткое описание проделанной работы (её сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в

распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых

действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях

указывается после текста.

Докладная записка - документ информационного характера,

адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и

содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и

предложениями составителя.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее

автора (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений),

так и по указанию соответствующего руководителя (отчётные докладные

записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений,

планов и др.).

Внешние докладные записки (адресуемые руководителям

вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя

руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.

Реквизиты докладной записки: наименование организации

(структурного подразделения), название вида документа, дата и

регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата

А4), текст, подпись.

Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения),

регистрируются; при необходимости, их исполнение контролируется

согласно резолюции соответствующего руководителя.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации,

действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач,

стоящих перед данной организацией.

Отдельно от приказов по основной деятельности организации

издаются приказы по личному составу: о приёме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др.

Составление вместо приказов записок о приёме на работу, увольнении, переводах не допускается.

Служебное письмо. Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объёма текста.

Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона

приёмной руководителя, номер счета в банке, дата и регистрационный

индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа.

заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и

номер его служебного телефона.

Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного

вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.

В зависимости от содержания различают следующие разновидности

служебных писем; письма-запросы, письма-ответы, письма

сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания,

извещения, приглашения и др.

Указание. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть указания может начинаться словами «Обязываю» или «Предлагаю», которые пишутся прописными буквами с новой строки. В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель – действие – срок исполнения.

В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением указания.

Выводы

1.Технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

2.Досконально рассмотрены правила оформления различных видов документов.

3.Проделанная работа поможет в дальнейшем применению знаний на практике.

Список литературы:

1) Богатеев Р.Х. «Основы делопроизводства». – 1999.

2) Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь «Об утверждении инструкции о порядке взаимодействия Министерства юстиции Республики Беларусь, Национального центра правовой информации Республики Беларусь и управлений юстиции областных исполнительных комитетов по вопросам включения нормативных правовых актов в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, а также об особенностях оформления и представления текстов нормативных правовых актов в электронном виде».

3) Приказ «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь».

4) «Секретарское дело» спецвыпуск журнала. – Тула, 1996.

5) Стенюков М.В. «Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению предприятия». - Минск, 1996.

6) Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.