- документы с грифом «коммерческая тайна» должны храниться в сейфах;
- передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в учетных журналах;
- документы общества, вышедшие из оперативной работы, должны передаваться в архив общества, для которого отводится специальное помещение;
- документы, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Особое внимание уделяется хранению бюллетеней для голосования акционерного общества.
____________________________
24. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред.ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ.
Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества постоянно. Закон гарантирует акционерам доступ ко всем обязательным документам, включая документы бухгалтерского учета и протоколам заседаний коллегиального исполнительного органа. В соответствии с новой редакцией закона об акционерных обществах акционер или акционеры, имеющие в совокупности не менее 25 % голосующих акций общества, вправе с ними ознакомиться. Конкретизирован порядок ознакомления с этими документами - они должны быть представлены обществом в течение семи дней со дня предъявления соответствующего требования для ознакомления в помещении исполнительного органа общества25.
_______________________
25. Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ // Секретарское дело. – 2004. - № 1. – С. 5-8
Сначала была изучена история документирования деятельности акционерных обществ. Было установлено, что документы акционерных обществ ХIХ-ХХ веков можно разделить на три группы: информационно-справочные, бухгалтерские и кадровые, что подтверждает высокую деловую активности обществ того времени. Было определено, что в акционерных обществах сложились определенные правила составления, оформления, обработки и хранения документов, сформировались специальные системы документации.
Далее были проанализированы виды документов акционерных обществ. Выяснено, что организационно-распорядительная документация создается для фиксирования решений административных и организационных вопросов. Учредительные документы общества, представленные уставом и учредительным договором, необходимые для исполнения всеми акционерами, определяют структуру, функции, права. Также исследованию подвергся протокол как основной документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, собраниях и т.д.
Наконец, заключительный раздел, посвященный особенностям документирования деятельности акционерных обществ, затрагивает тему государственной регистрации обществ, утверждения внутренних документов, порядка протоколирования общего собрания акционеров и особенностей хранения документов общества.
Изучив организацию документационного обеспечения деятельности акционерных обществ, я пришла к выводу, что на данном этапе развития акционерного законодательства налицо тенденция расширения возможностей по осуществлению прав органов управления обществом, вовлечения акционеров в деятельность этих органов. Изменения ориентированы на повышение эффективности управления акционерным обществом, унификацию требований к документам и обеспечения их сохранности.
__________________________________
26. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах»(№ 120-ФЗ от 07.08.2001 г.) // «Секретарское дело». – 2002. - № 4. - С 20.
Библиографический список
1. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред.ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ).
2. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 8.08.2001 г. №129-ФЗ.
3. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: практическое пособие. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, с.213.
4. Вялова Л.М. О некоторых аспектах состава и оформления организационно-распорядительных документов // Секретарское дело. – 2001. - № 1. – с. 95.
5. Дюпина Л.Е. Из истории документирования деятельности акционерных обществ. – М.: 2001, с. 129.
6. Кузнецова Т.В. Организационные документы // Секретарское дело. – 2003. - № 11. – с. 74.
7. Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ // Секретарское дело. – 2004. - № 1. – с. 125.
8. Мосеев Р.Н. Информационно-справочные документы в англоязычном делопроизводстве // Секретарское дело. – 2003. - № 11. – с. 138.
9. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «Об акционерных обществах» // Секретарское дело. – 2001. - № 1. – с. 99.
10. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» (№ 120-ФЗ от 07.08.2001 г.) // Секретарское дело. - 2002.- № 4. – с. 105.
11. Надершина М.Д. Законодательное регулирование правил документирования общего собрания акционеров // Секретарское дело. – 2003. - № 3. – с. 75;
12. Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М.: ВНИИДАД, 1974, с. 145;