В резолюции указывается ограниченное число исполнителей, как правило, один, реже два...четыре. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым. Указание остальных лиц (соисполнителей) свидетельствует о требовании руководителя привлечь их к исполнению документа. Ответственному исполнителю предоставляется право получать от соисполнителей необходимую информацию.
Обычно в резолюции указываются решение руководителя по существу рассматриваемых в документе вопросов и пути его осуществления. Если указание о том, что и как следует делать, отсутствует, это означает, что принимать решение должен исполнитель. Резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению» и предварительные типа «Прошу переговорить» не несут новой информации, и применять их нецелесообразно.
Срок исполнения документа указывается в резолюции, если решением руководителя изменяется срок, установленный инструкцией или другим документом, либо если в учреждении такие сроки не установлены.
Резолюции пишут на верхней свободной площади лицевой стороны первого листа документа. Если это место занято другим реквизитом (например, адресатом) или недостаточно для резолюции, ее размещают на любой другой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей. Помещать резолюцию не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении нежелательно.
8. Заголовок облегчает труд регистратора, освобождая от необходимости читать документ и кратко формулировать его содержание. По заголовку оперативно устанавливаются назначение, важность и срочность документа.
Заголовок составляется к тексту документа, оформляемого на бланке или листе бумаги формата А4, независимо от его вида и назначения. Он должен быть лаконичным и точным, с необходимой полнотой раскрывать содержание документа. Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом «о» или «об» и отглагольным существительным. Например, «О финансовой деятельности Центра подготовки специалистов ТюмГНГУ при МАДИ (ТУ) в период реорганизации», «Об организации приема документов и проведения вступительных экзаменов».
Заголовок формулируется составителем документа, печатается строчными буквами через один межстрочный интервал и не подчеркивается. Каждая строка реквизита начинается от левой границы площади листа. На бланке зона, в которой располагается заголовок, обозначается ограничительными отметками. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков.
В заголовке допускаются общепринятые сокращения слов и словосочетаний. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится.
9. Отметка о контроле служит отличительным признаком контролируемого документа. Она наносится в виде слова «контроль» или буквы «к» специальным штампом или ручкой на левое поле документа на уровне реквизита «заголовок к тексту».
10.Текст включает основную содержательную часть документа и является его важнейшим реквизитом. Он должен быть логичным, ясным, информационно емким, убедительным и аргументированным, причем аргументация и выводы должны быть объективными.
Предельно сократить время на подготовку документов, быстро и однозначно воспринимать текст, сделать его пригодным для машинной обработки позволяет унификация текстов, представляющая собой установление единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.
Унификации текстов управленческих документов способствуют следующие их особенности:
- устойчивость языковых конструкций, связанная с наличием в управлении однотипных, часто повторяющихся операций, решений и действий;
- зависимость лексики управленческих документов от традиционно сложившейся лексики, используемой в законодательных и нормативных актах, документах вышестоящих и функциональных органов управления;
- использование специальной терминологии;
- нейтральность лексики;
- однотипность структуры текстов отдельных групп документов.
В текстах управленческих документов унифицируются состав информации, структура текста, языковые средства представления информации, правила построения словосочетаний и предложений.
Унификация состава информации заключается в разработке состава информации, необходимой и достаточной для решения задач, возникающих в процессе управления.
Унификация структуры текстов документов состоит в установлении типового набора составных частей документа и единого порядка их расположения.
Унификация языковых средств представления информации осуществляется путем выбора одного наиболее целесообразного варианта передачи одних и тех же данных средствами литературного языка.
Унификация правил построения словосочетаний и предложений направлена на формализацию текстов и является необходимым условием их машинного восприятия.
При унификации текстов документов необходимо соблюдать следующие принципы:
- объективное отражение в тексте содержания управленческой ситуации;
- соответствие содержания и структуры информации виду документа;
- использование средств и приемов, сокращающих затраты труда и времени на документирование и восприятие текста, в частности, устойчивых словосочетаний и моделей предложений, стандартизованных терминов и обозначений, принятых сокращений и т.д.
По способу фиксации и организации составных частей текста унифицированные тексты разделяются на связный текст, трафарет, таблицу и анкету.
Связный текст - это текст, содержание которого в неизменном виде повторяется в ряде документов. Постоянная и переменная информация в нем не выделяется. Такой текст иногда называют типовым. Типовые тексты, как правило, отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам. Они отражают типичную управленческую ситуацию: запрос, ответ, решение, констатацию фактов, сложившуюся или рекомендуемую практику и т.п.
Трафаретизация - метод унификации текстов, заключающийся в разделении информации на постоянную, присущую всем документам данной группы и представленную в виде связного текста, и переменную (индивидуальную для каждого документа). Постоянная информация (трафаретная часть текста) воспроизводится на бланке.
Текст унифицированного таким образом организационно-распорядительного документа должен быть представлен в виде предложений или частей предложений и пробелов, которые заполняются переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.
В первую очередь целесообразно трафаретизировать тексты тех документов, которые чаще других используются в управленческой деятельности. На предприятиях, в сфере материально-технического снабжения можно трафаретизировать 30...60% создаваемой документации.
В таблице постоянная часть информации представлена в виде наименований показателей, расположенных в соответствующих графах; переменная часть информации вносится в графу в соответствии с ее назначением.
Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенной совокупности признаков. Постоянная информация представляется в виде наименований показателей, признаков, а переменная, как правило, в форме однозначных ответов. Типичным примером этого способа унификации текстов является анкета по учету кадров.
Текст документа должен быть ясным, точным и кратким, а тон и стиль изложения - нейтральными. Обычно используют форму изложения от третьего лица единственного числа («Акционерное общество предлагает...») или от первого лица множественного числа («Просим...», «Направляем...», «Не возражаем...»).
Заявления, докладные и объяснительные записки, в ряде случаев доклады, отзывы и заключения пишутся от первого лица единственного числа («Прошу направить...», «Считаю целесообразным...»).
В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия (приказах, указаниях, распоряжениях), также используют форму изложения текста от первого лица единственного числа («Приказываю...», «Предлагаю...», «Обязываю...»).
В тексте документа слова должны употребляться в том значении, какое они имеют в литературном языке. Нельзя допускать их многозначного толкования, использовать диалектные, жаргонные, разговорные, устаревшие слова и обороты.
11.Приложения к документу принято делить на три вида:
- приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие;
- разъясняющие или дополняющие основной документ;
- направляемые с сопроводительным письмом и являющиеся самостоятельными документами.
На приложениях к распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа приложения делается отметка с указанием наименования основного документа, его даты и номера, например: Приложение к приказу ТОО «Промсервис» от 25.03.98 № 52. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2 и т.д.), причем знак «№» не ставится.
Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте или поясняющие его содержание, то отметку об этом оформляют по следующей форме:
| Приложение: на 6 л. в 3 экз. |
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров:
| Приложение: Штатное расписание на 3 л. в 2 экз. Нормы времени на сварочные работы на 5 л. в 4 экз. |
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается: