В документообороте Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти. Зарегистрированные документы передаются специалистами в отдела документооборота и организационного развития на рассмотрение министру или по решению министра иным должностным лицам Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан. Документы с указаниями по исполнению передаются специалистами в отдела документооборота и организационного развития исполнителям.
Документы после их подписания министром (заместителями министра) передаются в отдела документооборота и организационного развития для регистрации и отправки. Отдел документооборота и организационного развития осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются специалистами отдела.
В 2007 году была введена система Электронного правительства Республики Татарстан. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные краткие сведения о документах.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Министерства.
Для подписания электронных документов используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи сертифицированы в установленном порядке. При рассмотрении и согласовании электронных документов могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом документооборота и организационного развития.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого министром, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ
ДОКУМЕНТОВ В МИНИСТЕРСТВЕ ТРАНСПОРТА РТ
Должностные лица Министерства при работе с документами руководствуются требованиями нормативных и методических документов. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления
Общие требования разработаны в соответствии с законами РФ и Республики Татарстан, устанавливающими порядок организации и деятельности Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан.
язык служебного документа должен соответствовать общим нормам современного русского литературного языка. Например, недопустимо использование просторечных, диалектных и жаргонных слов в языке документов. Особенно это относится к словам и оборотам из криминального жаргона. В качестве примера можно привести следующие часто употребляющиеся в настоящее время слова: «беспредел» вместо «беззаконие», «надо делиться» вместо «распределять», «разборка» вместо «сведение счетов», «отмывать (деньги)» вместо «легализовать», «крыша» вместо «защита», «крутой» вместо «жесткий».
Деловое общение посредством документов имеет и свои специфические черты, влияющие на характер передаваемой информации, ее содержание и языковое оформление.
Документы, создаваемые в Министерстве транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан , оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Образцы бланков утверждаются приказом министра транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
к) регистрационный номер документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
Министерство формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов, разрабатывает и утверждает по согласованию с главным архивным управлением при кабинете Министров Республики Татарстан перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.