При анализе возможным стало разделить все решения, принимаемые на совещаниях, на 9 групп:
1. Производство - решения, затрагивающие вопросы изготовления
продукции, ее испытаний и другие производственные вопросы, в том числе:
1.1. Технология - вопросы технологии производства, ее изменения,
совершенствования и пр.;
1.2. Конструкторское обеспечение производства - вопросы, связанные с
проектированием нововведений и их внедрением;
1.3. Общие производственные вопросы.
2. Снабжение - решения, касающиеся проблемы своевременного
обеспечения материалами, комплектующими, оборудованием и т.п.;
3. Ремонт - задания по работам, связанным с ремонтом технологического и вспомогательного оборудования, с техникой безопасности и пр.;
4. Сбыт - вопросы складирования, хранения и реализации, поиска новых рынков сбыта и т.п.;
5. Наказания - выговоры, взыскания, наказания работников предприятия за нарушение трудовой дисциплины, срыв сроков исполнения заданий и т.д.;
6. Коммуникации - вопросы связи с внешними организациями, партнерами, заключения договоров, командировок, поездок и т.п.;
7. Персонал - кадровые вопросы, решения по принятию-увольнению
работников, повышению их квалификации, социально-бытовые вопросы.
8. Организация - вопросы общего управления, назначений, режима работы.
9. Реорганизации, а также планирования и организации производства.
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию документации в управлении организации
3.1 Использование современных технологий в системе управлении документации организации
Технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов — это упорядоченный комплекс организационных и технологических процедур и операций, обеспечивающих служб и технических средств, предназначенных для практической реализации задач, стоящих перед функциональными элементами (стадиями) документопотока. Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе, признанной обеспечить документированной информацией управленческие и производственные процессы. Одновременно технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает и другую не менее важную задачу - обеспечить защиту носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.
В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие требования, которые в определенной степени гарантируют решение последней задачи:
1. централизация всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;
2. операционный учет всех технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;
3. учет всех без исключения конфиденциальных документов;
4. обязательный контроль вторым работником службы КД правильности выполнения учетных операций;
5. учет и обеспечение сохранности не только документов
Указанная технологическая система распространяется не только на управленческие (деловые), но и на конструкторские, технологические, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы, хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, документированную информацию, записанную на любом типе носителей информации.
При использовании технологической системы следует помнить, что лица, проектирующие и модернизирующие систему, контролирующие и анализирующие ее работу, не могут быть пользователями этой системы.
Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными.
Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных методах работы с документами и является наиболее универсальной. Она надежно и долговременно обеспечивает защиту документированной информации, как в обычных, так и экстремальных ситуациях. В связи с этим стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами именно традиционной, а не автоматизированной системы обработки и хранения конфиденциальных документов. Система одинаково эффективно оперирует как традиционными (бумажными), так и машиночитаемыми, факсимильными и электронными документами..
Автоматизированная технология (как и традиционная, делопроизводственная) является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности персонала в конфиденциальной информации. .
Однако при этом следует иметь в виду, что данная система, earn она создается в службе КД, должна в принципе обеспечивать:
· сокращение значительного объема рутинной работы с документами и числа технических операций, выполняемых персоналом службы ручными методами;
· реализацию возможности для персонала фирмы работать с электронными документами в режиме безбумажного документооборота;
· достаточную гарантию сохранности и целостности информации регулярного контроля и противодействия попыткам несанкционированного входа в банк данных;
При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.
Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обучения управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.
Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести и АСДОУ. Так, например, программный продукт "ДЕЛО", поддерживает полный цикл работы с проектами:
· создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе и "во исполнение" распорядительного документа;
· изменение проекта с хранением предыдущих версий;
· согласование проекта документа;
· подписание или утверждение проекта документа;
· регистрация документа, созданного на основе проекта.
3.2 Направления совершенствования документов
В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.
На сегодняшний день информация является полноценным ресурсом производства, важным элементом успешного ведения бизнеса. Качество информации определяет качество управления.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Сегодня немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.