Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации в обобщенной виде включает в себя:
- сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик ранее действовавших организационно-правовых документов;
- сбор и изучение распорядительных документов организации, касающихся объектов регламентации (учредительные документы, приказы о создании структурных подразделений, штатное расписание и др.);
- собеседование с руководством организации и основных структурных подразделений, ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов, с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;
- разработку концепции организационно-правового документа (назначение, структура, основные разделы, принципиальные положения и т.п.); согласование концепции с заинтересованными должностными лицами и работниками;
- составление первого варианта организационно-правового документа, рассылку его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам; сбор замечаний, предложений и пожеланий;
- обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно-правового документа;
- согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;
- подписание, утверждение документа, рассылку его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе; проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;
- контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил, установленных организационно-правовым документом;
- регулярное внесение изменений и дополнений в орг-правовой документ в соответствии с эволюцией направлений деятельности организации, структурных подразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.
Правила внутреннего трудового распорядка является локальным нормативным актом организации, регламентирующим основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утверждённого типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа. Правила подписываются руководителем кадровой службы и утверждаются работодателем организации.
Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Общие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность руководителя; Взаимоотношения, связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию руководителя организации и под контролем кадровой службы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем вышестоящего структурного подразделения и утверждается руководителем организации.
Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, одним из руководителей организации, курирующим подразделение.
Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощённую методику составления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.
Вопрос 6. Договорная документация
Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнёрства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и индивидуальном трудовом договоре (контракте). При какой-либо недоговорённости в этих отношениях в ходе переговоров может составляться протокол разногласий.
Соглашение - правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.
Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключение коллективного договора определяется сторонами. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.
Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определённую этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определённой должности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника.
Вопрос 7. Распорядительная документация
В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключённого трудового договора гражданина с организацией.
Издание приказов (распоряжений) по личному составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождения от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учётные и другие документы.
Приказы составляются кадровой службой совместно с заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя кадровой службы. Приказ подписывается обычно руководителем организации или в соответствии с распределением полномочий между заместителями - его заместителем по персоналу.
Схема приказа: 1. Распорядительное действие; 2. ФИО лица; 3. Должность и структурное подразделение; 4. Дата вступления в силу приказа; 5. Обязательное условие; 6. В тексте не должно быть сокращений, опечаток, ошибок в информации.
В приказах (распоряжениях) обязательно указываются сведения о документе, послужившим основанием для издания. В приказе (распоряжении) требуется чётко указывать юридические ценные сведения. В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: “С приказом ознакомлен…., далее подпись сотрудника и дата”. Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, то есть этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует факт, то есть выступает в роли первичного учётного документа и порождает технологическую цепочку других учётных и отчётных кадровых документов.
Вопрос 8. Учётная документация
Комплекс учётной кадровой документации выполняет функцию персонального учёта работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.
С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс учётной документации можно разделить на две подгруппы:
1) первичные учётные документы;
2) производные (вторичные) учётные документы;
К первичным учётным документам можно отнести: Личная карточка унифицированной формы № Т-2, Личный листок по учету кадров, Дополнение к личному листку. В подгруппу производных учётных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и Т-2 ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учётная карточка научного сотрудника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учёта специалистов, военнообязанных и тп., имеющие форму традиционных и электронных документов. Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объёму и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учётные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включённой в них информацией.