Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее следует роспись лица, дата ознакомления. Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами.
В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «разряду ... ЕТС». Пункты приказа должны формулироваться в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа: распорядительное действие, фамилия, имя, отчество лица, должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа, обязательные условия. В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.
При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т. п. (срок хранения 75 лет).
Индивидуальный характер всегда имеют приказы о поощрениях и взысканиях. Они содержат также водную часть.
Составление текстовых традиционных приказов по личному составу, даже простых по структуре, сопровождается значительными трудозатратами за счет необходимости обработки множества дополнительных документов (заявлений, докладных и служебных записок, листов согласования, листов медицинского осмотра и т. д.).
Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т. е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.
Следовательно, любой приказ по личному составу как вид документа может быть отнесен одновременно не только к УСОРД, но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность приказа по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.
7. Унифицированные формы приказов по личному составу
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
6 апреля 2001 г. Госкомстат России постановлением № 26 утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров:[9]
· приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
· приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
· личная карточка работника (форма № Т-2);
· личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);
· учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);
· приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
· приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
· приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
· приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
· приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
· приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
· командировочное удостоверение (форма № Т-10);
· служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);
· приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
· приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).
Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь электронную форму и заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и росписи руководителя.
Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся секретарем-референтом в соответствии с инструкцией по документационному обеспечению деятельности фирмы (делопроизводству) и отдельно от приказов по основной деятельности.
Приказы регистрируются в традиционной или электронной карточке. Указываются: дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан. Далее указывается рассылка приказа и сведения о включении подлинника приказа, всех приложений и оснований в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда передаются под роспись ответственного лица.
К номеру приказа добавляется буква «К» — прием, увольнение и т. п., «КМ» — о командировках, «КО» — отпуска, «КП» — о поощрениях и т. д.
Приказы доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре приказа, находящемся у референта. Роспись ставится в специальной зоне ниже каждого пункта приказа.
Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.
8. Учетная документация
Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.
С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить на две подгруппы:
1) первичные учетные документы;
2) производные (вторичные) учетные документы.
Первичные учетные документы содержат исходную информацию, заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, машиноориентированные входные формы автоматизированных информационных систем, в том числе электронные, форма (шаблон) которых заполняется на дисплее.
К исходным учетным документам относится также личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело. В эту подгруппу входят традиционные и электронные документы-корректировки для внесения текущих изменений в массив (картотечный или машинный) учетных данных. Сюда же входят различные формы специализированных анкет.
Производные учетные формы носят ярко выраженный вторичный (повторный) характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.
Информационные показатели во вторичных учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением учетного документа или запроса. Одновременно в автоматизированном режиме могут производиться необходимые расчеты и составляться графики, диаграммы и т. п.
В подгруппу производных учетных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и № Т-2ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и т. п., имеющие форму традиционных и электронных документов. Иногда в отделах кадров ведутся журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (алфавиты, указательные списки, книги учета и т. п.).[10]
Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объему и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учетные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включенной в них информацией.
9. Документация по учету использования рабочего времени
и расчетов с персоналом по оплате труда
Комплекс документации по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.