Глава 2. ДЕЛОВЫЕ И ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ
Секретарь – это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, который может освободить его от рутиной работы. Для того чтобы стать обычным секретарем достаточен набор таких умений, как знание иностранного языка, основ делопроизводства, владение компьютерной техникой. Но особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его профессиональных и личных качеств. Поэтому требования к секретарям сегодня довольно высокие.
При оценке труда секретарей выделяют следующие деловые качества:
Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, к которым относятся умение работать на компьютере, умение печатать слепым методом, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.
Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопрос, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и диктограм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний. По вопросам, связанных с подготовкой документов, в беседе с посетителями и по телефону, секретарь должен использовать строго проверенную информацию. Секретарю недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации и определённым лицам.
Организованность. Умение организовывать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач. Недопустимы опоздания секретаря на работу, а также на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.
Инициативность - умение принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу дела, поддержит имидж организации.
Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом, быть в курсе событий, происходящих в учреждении или подразделении.
Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание её важности, стремление к постоянному совершенствованию – необходимые условия для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.
Кроме перечисленных деловых качеств, секретарю в себе также нужно воспитывать целый ряд личных качеств. К ним относятся:
Трудолюбие. Это необходимое качество секретаря, как и любого другого работника организации. Это качество нужно для выполнения нужной для дела работы своевременно, качественно.
Добросовестность. Секретарь должен обязательно в срок выполнять работу, которую обещал выполнить, отпечатать документ, выяснить какой либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных и напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время. У секретаря должна быть уверенность в том, что он сделал все, от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу.
Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми качествами. Нужно всегда помнить, что секретарь – лицо организации, а «лицом» самого секретаря являются качественно выполняемая им работа, культура рабочего места, внешний вид.
Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только по важным причинам.
Стрессоустойчивость. Это наиболее важное качество секретаря. Некоторые люди с повышенной чувствительностью нервной системы, обидчивые, неправильно реагирующие на происходящее, не выдерживают такого профессионального испытания. Высокие показатели в работе даются им слишком дорогой ценой – потерей здоровья.
Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела, способность к самообучению, расширению своего кругозора, общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками. Также профессия секретаря требует некоего артистизма, дипломатичности, хорошей памяти, сообразительности и самодисциплинированности. Приходится быстро все запоминать, знать всех сотрудников, основных и нужных клиентов хотя бы в лицо. Нужно всегда хорошо выглядеть и быть в хорошем настроении.
Для того, чтобы получить образование секретаря-машинистки достаточно начальное или среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управление и архивоведение», «Делопроизводство». А вот чтобы стать секретарем руководителя нужно иметь высшее профессиональное образование.
На основе полученного образования, секретарь должен знать:
- нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;
- основные принципы организации документооборота;
- основы архивного вида;
- основные прикладные программы;
- русский язык;
- один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности организации);
- правила ведения деловой беседы;
- принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;
- современные средства связи;
- основы профессиональной этики;
- принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;
- основы административного, трудового права;
- правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.
В соответствии со знаниями секретарь должен уметь:
- составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;
- рационально организовывать работу с управленческими документами, вести архив;
- находить, систематизировать и хранить информацию;
- пользоваться персональным компьютером, принтером и другими средствами составления, изготовления, копирования документов;
- вести деловые беседы и телефонные переговоры;
- организовывать совещания, презентации, служебные поездки;
- пользоваться современными средствами связи;
- организовывать прием посетителей;
- планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя;
- обеспечить эффективную работу руководителя.
Сталкиваясь с неподготовленными секретарями, мы испытываем разочарование, у нас портиться настроение, и меняется мнение об этой организации. От непрофессионализма секретаря страдает дело, страдает руководитель, для помощи которому и введена секретарская должность.
Хорошо подготовленный, квалифицированный секретарь является не только первым помощником руководителя, облегчающим исполнение его сложных обязанностей. Будучи посредником между шефом, с одной стороны, и посетителями и сотрудниками – с другой, секретарь создает благоприятную атмосферу делового общения. Грамотно и своевременно обрабатывая документацию, он предоставляет необходимые условия для эффективной управленческой деятельности.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью моей курсовой работы было раскрыть работу секретаря, какими качествами должен обладать, чтобы успешно продвигаться по карьерной лестнице.
В своей работе я рассмотрела такие вопросы как история появления профессии, деловые качества секретаря, личные качества, образование, которое должен иметь секретарь и в соответствии с этим, что должен знать и уметь.
В ходе работы я пришла к выводу, что сегодня быть секретарем не только модно и престижно, но и сложно. Специфика и сложность секретарского труда связана с тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь – это не только помощник и правая рука шефа, но и важное лицо в компании, владеющее информацией. В отечественной практике должность секретаря преимущественно занимают женщины, которым более свойственно реализовываться в качестве помощника. Эта профессия дает массу возможностей для последующего роста карьеры, так как можно приобрести навыки организаторской деятельности, делового общения, расширить круг друзей и знакомых. Она также является важным звеном в системе контактов руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Она является личным представителем руководителя. И эта роль требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Секретарь не может выполнить свою работу эффективно, если она не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значений в деятельности всей организации. Секретарь – это образованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Сейчас секретаря по праву можно назвать лицом организации.
На секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами. Секретарь первый, с кем встречается посетитель. И он же последний, кого видят, покидая офис.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
2. Басаков М. И. Основы делопроизводства. "Феникс", 1997.
3. Веселов П. В. Профессия - секретарь. М.: 1994.4. Петрова Ю.А. Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта. – 2-е изд., испр. – М.: Омега-Л, 20085. Шейнов В.П. Секретарь: секреты профессии. – М.: ОСЬ-89, 2005.6. http://www.kto-kem.ru/professiya/sekretar/#
7. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000087
8. http://www.obrazovanie66.ru/main_prof.php?profid=359