5) является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
В номенклатуру дел при ее заведении должны включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.
В номенклатуру дел организации включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают из других организаций правопреемникам для их продолжения.
1.4. Оценка значимости документов и определение сроков их хранения
Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов и специфических критериев, имеющих на практике различное, но от этого не менее важное значение.
Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.
С точки зрения значения и ценности можно выделить следующие группы документов:
1) документы, необходимые только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание;
2) документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д. Эти документы не теряют своего значения значительно дольше и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они в конечном счете утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют интерес только для конкретного индивидуума. Достойные внимания сами по себе, в силу массовости они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли за интересующей будущих исследователей современности;
3) документы, созданные специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм. Они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация;
4) документы, содержащие нормативно-методическую базу и имеющие большое управленческое и справочное значение. Их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может, что-то и позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания;
5) документы, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь. Они имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть в зависимости от автора и владельца указанных документов;
6) документы, относящиеся к памятникам истории и культуры. Наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи они должны храниться максимально долго, в идеале — бессрочно, или по архивной терминологии — постоянно. Для постоянного хранения, конечно, делается выборка и из документов других перечисленных групп, но в таком случае они переходят в разряд памятников истории и культуры.
В организациях для проведения коллективного определения ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов в сфере ДОУ создаются экспертные комиссии (ЭК).В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся кроме перечисленных рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.
Экспертная комиссия — это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.
Объектами рассмотрения экспертной комиссии являются прежде всего:
- номенклатура дел организации;
- описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
- акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;
- комплексы документов — бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях — на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;
- предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;
- предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.
1.5. Оперативное хранение документов и дел
Во время создания, согласования, использования документы хранятся в папках исполнителей в неподшитом виде. Для их систематизации удобно применять прозрачные пластиковые пакеты с системой крепления в папки — файлы. Электронные документы (документы в цифровой форме) в этот период хранятся на жестких дисках компьютеров или на съемных носителях (дискетах, флеш-картах и др.). Структура папок и файлов, независимо от используемого носителя, для предотвращения путаницы должна соответствовать структуре заголовков в номенклатуре дел. Допустимо не использовать длинные заголовки, а ограничиться индексами номенклатуры дел. Поскольку документы хранятся не один год, целесообразно к индексу электронной папки добавлять обозначение года, например: 32-08/2007.
Хранение уже исполненных документов и копий отправленных документов осуществляется в большинстве случаев в подшитом виде в папках-скоросшивателях различных конструкций, регламентация касается только правил оформления обложек этих папок. Чертежи, другие документы, подшивка которых может уничтожить часть текста или испортить сам носитель, например почетные дипломы, целесообразно хранить в неподшитом виде в специальных (с клапанами и завязками) папках, обеспечивающих их сохранность, и коробках.
Хранение документов в цифровой форме (электронных версий) целесообразно осуществлять на съемных носителях в специально для них предназначенных упаковках, например в коробках для CD-дисков, поскольку в настоящее время этот носитель наиболее технологичен для записи и хранения документов.
При заведении дела оформляется обложка папки или специальный бланк, который наклеивается на обложку дела. Оформление лицевых вкладышей к коробкам, в которые помещают CD-диски, аналогично оформлению обложек папок для бумажных документов.
На обложке указывается следующее:
- полностью в именительном падеже наименование организации и структурного подразделения, в котором заводится дело1;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- при заведении следующего тома дела номер тома на первом и последующих томах указывается его заголовок, который полностью переносится из номенклатуры дел, так же как и сведения о сроке хранения дела.
1.6. Учёт дел длительного и постоянного сроков хранения
Для оперативного (текущего) хранения дел используют разнообразные средства хранения — от традиционных канцелярских деревянных и металлических полок, шкафов, сейфов до специальных элеваторных картотек. Дела (и единицы хранения) располагаются в них в соответствии с номенклатурой дел. Там же, например на внутренних поверхностях дверей, для быстрого поиска закрепляют и соответствующий раздел номенклатуры дел.
В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения оценки информационной ценности и определении сроков хранения различных функциональных групп документов:
- изобретений и открытий;
- документов с повторяющейся информацией;
- научно-технической документации;
- производственных автоматизированных систем управления;
- редакционных документов и т.д.
Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех организаций независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой в этих перечнях, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности офиса.
На основе и в развитие работ Архивной службы министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни за счет дополнения типовых перечней специфическими документами своей отрасли; все они обязательно проходят экспертизу в Архивной службе. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000 г.), а для документов, созданных ранее 1995 г., также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (1988 г.).