Еще одна немаловажная проблема – это взаимосвязь документоведения и архивоведения.
Объектом изучения и документоведения, и архивоведения является документ. Документоведение изучает документ в его историческом развитии, закономерности его образования, способы создания, принципы организации систем документации и документирования. Документоведение "ведет" документ с момента его создания до выполнения им функции, ради которой он был создан, после чего документ "выходит" из оперативной работы, становится хранителем ретроспективной информации, помещается в дело и через определенный промежуток времени уходит на архивное хранение, становясь объектом изучения и забот архивоведения.
Поскольку от группировки документов в первичные комплексы за висит скорость нахождения нужного документа не только в период текущего хранения, но и в последующем в архиве, все вопросы организации работы с документами с момента их классификации и группировки в дела становятся объектом совместного изучения и разработки и документоведения, и архивоведения.
Таким образом, на пути документа с момента его возникновения до помещения его на постоянное хранение в архив, на определенном участке он является объектом внимания двух научных дисциплин - документоведения и архивоведения.
Первоначально документоведение выросло из практических потребностей архивного дела, учитывающего, что научное упорядочение хранящихся документальных массивов требует изучения процессов их формирования в делопроизводстве учреждений. Документоведение в этот период делало упор на исторические аспекты развития документов, систем документации, историю делопроизводства.
Возникнув в недрах архивоведения, документоведение взяло на вооружение многие методы изучения документов и первичных комплексов, разработанные архивоведением. Занимаясь системами документации, документоведение не может не учитывать требования, предъявляемые к документам архивами, вытекающие из специфики архивного хранения.
Но в документоведении акцент изучения документа сместился. Центральными стали вопросы изучения закономерностей документообразования, проектирования документов и систем документации, их унификация и стандартизация, организации документов в текущей деятельности учреждений [6].
Одной из наиболее дискутируемых проблем является проблема стандартизации. В разработке стандартов государственные архивы сотрудничают исследовательскими архивами данных, изучая опыт описания электронных документов, принятый в таких европейских архивах, как Датский. Отдельной проблемой в стандартизации является выбор формата обмена информацией [7].
Существует и проблема сохранности электронных документов. Существует опасность утраты многих файлов данных, а некоторые из них уже утрачены. Так как идут быстрые технологические изменения, смена поколений компьютеров, старение магнитных носителей, разработка новых программных средств [7].
Правила регистрации, соответствующие реквизиты и форма карточки в документоведении повсеместно используются. Но есть ряд вопросов которые нужно уточнить, это такие вопросы как: должна ли быть регистрация только компьютерной, или возможна журнальная; как обеспечить передачу бумажных документов на исполнение при автоматизированной регистрации и д.
Переход на новые технологии не дает нам ожидаемого эффекта. Главной причиной трудностей. Возникающих при внедрении автоматизированных систем ДОУ, остается недооценка значения ДОУ. Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство требует хороших знаний, не только в области автоматизации, но и в делопроизводстве. Комплексная автоматизация требует разработки оргпроэкта. Необходима разработка общегосударственных законодательных и нормативно-методических актов по автоматизации ДОУ [8].
Важнейшая, но вряд ли удостоенная пристального внимания проблема – вопрос о доступе к документам, содержащим персональные данные конфиденциального характера. Законодательно установленный период ограничения к подобным сведениям – 75 лет со дня создания документа [9]. Но он нарушается. То есть закон есть, а как его исполнять нет. Также нужно увеличить срок ограничения к подобным сведениям. Ужесточить контроль по допуску к таким документам.
Документоведение – наука молодая. На современном этапе она содержит ряд различных проблем, как в теоретической части, так и в практической. Всем этим проблемам уделяется большое внимание, ведутся различные дискуссии, проводятся конференции, конгрессы, где обсуждаются эти проблемы. Документоведение не стоит на месте, оно развивается. Вместе с тем, решаются старые проблемы и появляются вновь новые.
[1]. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник. – С. 148.
[2]. Ларьков, Н.С. Актуальные проблемы документоведения на современном этапе//Документ в меняющемся мире: Материалы первой Всероссийской научно-практической конференции. – С. 7.
[3]. Козлов, В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2003. С.7.
[4]. Отле Поль. Руководство к администрированию. 2-е изд. М.-Л.: Изд-во «Техника управления», 1931. С. 19.
[5]. Куфаев, М.Н. Избранное. М.: «Книга», 1981. С. 21, 37, 42–43, 48.
[6]. Кузнецова, Т.В. Проблемы взаимосвязи документоведения и архивоведения: http://bukvi.narod.ru
[7]. Попенко, А.А. Проблема хранения электронных документов на международных конгрессах и конференциях/ А.А. Попенко//Делопроизводство. – 2005. – №1. – С.54-57.
[8]. Кузнецова, Т.В. Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения/ Т.В. Кузнецова// Делопроизводство. – 2004. – №2. – С.37-39.
[9]. Хмельницкая, О.Е. Персональные данные и актуальные проблемы использования документов/Документ в парадигме дисциплинарного подхода6материалы Второй Всероссийской научно-практ. Конференции.- Томск. – 2006.