Основные проблемы при конструировании бланков (стр. 4 из 5)

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стремятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созданию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную информацию о фирме, но ее стиль.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. Многие требования к бланкам документов с введением этого стандарта существенно изменяются. Необходимость изменений объясняется тем, что при создании бланков современных российских коммерческих организаций требования старого государственного стандарта часто не соблюдались, что привело к созданию бланков, информация которых не только воспринимается с затруднением, но и не позволяет идентифицировать автора документа, так как содержит неполные или искаженные сведения о нем. Однако следует заметить, что использовать требования стандарта имеет смысл по ряду соображений - стандарт создавался с учетом отечественной практики оформления документов, он включает наиболее оптимальный набор реквизитов, необходимых и достаточных для характеристики организации - автора документа, придания документам необходимой официальности. Кроме того, стандартом рекомендована рациональная и продуманная композиция расположения отдельных реквизитов документа, отвечающая удобству обработки документов в делопроизводстве и традициям отечественного документирования.

Анализ бланков современных организаций различных форм собственности позволяет сделать вывод о значительной и зачастую неоправданной многовариантности создания и оформления бланков. При этом они не всегда составлены удачно как по составу информации, часто противоречащей законодательным нормам, так и по общей композиции, которая определяется субъективным вкусом, а не рациональностью или традицией. Бланк является своеобразной визитной карточкой организации, а такие просчеты наносят ущерб фирме, т.к. прежде всего, вызывают недоверие к документу из-за невозможности идентификации организации-автора, недостатка справочной информации.

Наиболее часто оформление бланков коммерческих организаций характеризуется следующими ошибками:

- указывается только сокращенное наименование организации - автора документа, не сообщается ведомственная принадлежность, отсутствует определение организационно-правовой формы;

4.1 Примеры набора некоторых элементов бланка

Рассмотрим, как ведется конструирование бланков на «Можайском Полиграфкомбинате»

Конструирование электронного бланка предполагает ряд последовательных операций:

4.2 установка формата бумаги;

У нас в стране используются для служебных документов форматы ряда А, принятые Международной организацией по стандартизации.

В зависимости от формата бумаги устанавливаются и поля (расстояние от границы текста до края листа бумаги).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок по умолчанию форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам.

Для установки размеров бумаги и размеров полей в MS Word необходимо в диалоговом окне Параметры страницы выполнить следующие действия:

Меню Сервис

Команда Параметры

Вкладка Общие (выберите из списка единицу измерения Сантиметры)

Меню Файл

Команда Параметры страницы

Вкладка Размер бумаги (установить размер А4 210 х 297 мм)

Нажать ОК

4.3 установка размеров полей;

Установив формат бумаги, надо определиться с полями документов, вызвав диалоговое окно Параметры страницы:

Меню Файл

Команда Параметры страницы

Вкладка Поля – устанавливаем следующие размеры полей:

левое поле – 3,5 см

правое поле – 1 см

верхнее – 2 см

нижнее – 2 см Нажать ОК

Нажатием кнопки “По умолчанию” данные параметры страницы закрепляются за всеми создаваемыми в дальнейшем документами, если пользователем не будут непосредственно заданы иные параметры.

4.4 вставка эмблемы фирмы;

Учреждения, организации, фирмы часто размещают на бланке свою эмблему. Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы. Эмблема улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименование организации.

Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка (в области колонтитула) над серединой наименования организации (при продольном бланке эмблема размещается в середине верхнего поля, а при угловом – центрируется по отношению к названию организации).

Для вставки эмблемы выполним следующее действе:

Меню Вставка

Команда Рисунок Картинки

Нажать Вставить

Для указания точного размера рисунка воспользуемся диалоговым окном Формат рисунка, вызванного контекстным меню:

Команда Формат рисунка

Вкладка Размер

Поле Масштаб:

сохранить пропорции – снять флажок

относительно исходного размера – снять флажок Поле Размер и поворот:

высота –1,5 см

ширина –1,5 см Нажать ОК

Для центровки эмблемы также вызываем контекстным меню диалоговое окно Формат рисунка, устанавливаем следующие показатели:

Команда Формат рисунка

Вкладка Положение

Поле Положение на странице:

по горизонтали – от Поля 3 см (бланк с угл. шт.)

по горизонтали – от Поля 7,5 см (бланк с прод. шт.)

по вертикали – от Страницы 0,57 см (для всех бланков) Поле Поверх текста – флажок оставить

Нажать ОК

4.5 набор реквизитов бланка.

Бланки с угловым штампом могут быть с центрованным и флаговым расположением реквизитов.

Для создания бланка с угловым штампом потребуется дополнительная панель инструментов Формы:

Меню Вид

Команда Панели инструментов

Выбрать панель инструментов Формы - установить флажок

Набор реквизитов ведем от левого поля.

Особое внимание уделим набору трафаретных частей бланка для писем.

Элементы трафаретных частей выполняются с помощью расположенной на панели Форматирования, а также возможен вариант с клавиатуры с использованием

Трафаретная часть для даты и номера исходящего документа:

Устанавливаем на горизонтальной линейке положение табулятора – 2,5 см и 7 см (щелчком по левой кнопке мыши)

На панели форматирования нажимаем

или

Выполняем табулирование клавишей Таб.

На панели форматирования отключаем

или

Пробел

Ставим знак № (комбинация клавиш

Пробел

На панели форматирования нажимаем

или

Пробел

Выполняем табулирование клавишей Таб.

На панели форматирования отключаем

или

Трафаретная часть ссылки для даты и номера ответного документа:

Устанавливаем на горизонтальной линейке положение табулятора - 4 см и 7 см (щелчком по левой кнопке мыши)

Пишем На №

Пробел

На панели форматирования нажимаем

или

Пробел

Выполняем табулирование клавишей Таб.

На панели форматирования отключаем

или

Пробел

Пишем от

Пробел

На панели форматирования нажимаем

или

Пробел

Выполняем табулирование клавишей Таб.

На панели форматирования отключаем

или

Познакомившись с данным вариантом набора трафаретных частей бланка для писем, в дальнейшем можно будет пользоваться вариантом набора от левого поля, с последующей растяжкой при установке курсора в начале или конце каждой части, и нужной табуляционной установкой на горизонтальной линейке.

Выделив набранные реквизиты штампа, введем в рамку. На панели инструментов Формы выберем пиктограмму Вставить рамку. Введенные реквизиты, в рамке примут следующий вид.

Установим параметры рамки: (см. 1.2.4.5. Шаг 2*0*) Меню Формат или контекстное меню Формат рамки

Поле Обтекание текста – вокруг

Поле Размер:

ширина – Точно 7,3 см

высота – Авто Поле по горизонтали:

положение – 3,5 относительно Страницы

расстояние от текста – 0,7 см Поле по вертикали:

положение – 2 см относительно Страницы

расстояние от текста – 0 см