РОСРЕЧФЛОТ
МОСКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ
ВОДНОГО ТРАНСПОРТА
МГАВТ
Инженерно-экономический факультет
Кафедра “Менеджмент на водном транспорте”
Контрольная работа
по делопроизводству на тему:
Оформление документации по личному составу
Выполнил студент: I курса
инженерно-экономического факультета
2-го потока
Потанина Светлана Владимировна
Проверил: Куликова Галина Михайловна
Москва 1998
2
С О Д Е Р Ж А Н И Е
Введение.............................................................................................3
Глава 1. Документация по личному составу.........................................4
1.1. Виды документации по личному составу и принципы ее оформления........................................................................................................4
Глава 2. Основы составления личного дела............................................5
2.1. Правила заполнения внутренней описи документов...................5
2.2. Оформления личного листка по учету кадров и дополнения к личному листку по учету кадров...................................................................6
2.3. Правила составления автобиографии...........................................7
2.4. Копии документов об образовании..............................................7
2.5. Составление характеристики..........................................................8
2.6. Заявления о приеме на работу, перемещении, увольнении.......8
2.7. Копии приказов и выписки из приказов.....................................9
Глава 3. Оформление приказов по личному составу и личной карточки формы Т-2 ................................................................................................11 3.1. Виды приказов по личному составу, принципы оформления.......11
3.2. Оформление личной карточки формы Т-2.................................12
Глава 4. Ведение трудовой книжки .....................................................14
4.1. Особенности оформления трудовых книжек..............................14
4.2. Вкладыш и дубликат трудовой книжки, исправления..............17
4.3. Учет трудовых книжек.................................................................19
Заключение......................................................................................20
Список источников и литературы................................................21
Приложения.....................................................................................22
3
ВВЕДЕНИЕ
Распорядительная деятельность органов управления включает в себя решение подбора и расстановки кадров, прием граждан на работу, перевод на другую работу, увольнение. Все документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения составляют группу документов по личному составу. То есть это документы, фиксирующие этапы трудовой деятельности сотрудников.
Ведение всей документации по личному составу обязательно для всех предприятий и организаций, как государственных, так и коммерческих. Это предусмотрено соответствующими законодательными и нормативными актами — Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗОТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, различными постановлениями.
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение, и прочее.
В этой контрольной работе дается характеристика кадровых документов и более подробно разобрана трудовая книжка — один из важнейших документов из всей документации по личному составу.
4
Глава 1. Документация по личному составу.
1.1. Виды документации по личному составу и принципы ее оформления.
В документацию по личному составу входят документы с различными функциями: первичные учетные — личная карточка формы Т-2, распорядительные — приказы, личные — трудовая книжка, а также по социальному обеспечению — пенсионные.
При приеме на работу иногда требуются анкетно — биографические данные на работника, условия его приема и оплаты труда. В процессе жизни человека эта информация может меняться, поэтому выделяют также документы об изменении этих данных.
При приеме на работу обязательным является предъявление трудовой книжки и паспорта. В необходимых случаях администрация вправе потребовать документ об образовании или полученной профессии.
Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор или контракт. Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. На некоторых предприятиях заполняется также анкета и составляется автобиография.
Прием на работу оформляется приказом по личному составу. В дальнейшем заполняется личная карточка формой Т-2 и вноситься соответствующая запись в трудовую книжку работника.
Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу.
Увольнение работника производится по причинам, указанным в статьях КЗОТ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины. Оформляется увольнение приказом по личному составу.
5
Глава 2. Основы составления личного дела.
В личное дело входит совокупность документов которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оформляется личное дело после издания приказа о приеме на работу. По порядку работы с личными делами нет общегосударственных норм, поэтому предприятия по разному решают вопросы их формирования.
Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу зависит от будущей должности, месте работы. Чаще всего в личное дело помещаются документы:
· внутренняя опись документов дела;
· личный листок по учету кадров (анкета);
· дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);
· автобиография;
· копии документов об образовании;
· характеристики или рекомендательные письма;
· заявление о приеме на работу или трудовой контракт;
· копия приказа о приеме на работу.
2.1. Правила заполнения внутренней описи документов.
Внутренняя опись документов дела включает в себя сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Перед передачей на хранение личных дел к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Подписывается внутренняя опись ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи ( приложение 1).
6
2.2. Оформления личного листка по учету кадров и дополнения к личному листку по учету кадров
Личный листок по учету кадров представляет собой перечь вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, семейном положении. Личный листок заполняется самим работником от руки при поступлении на работу. Не допускаются сокращения, прочерки, исправления и помарки.
Ответы на все вопросы даются в строгом соответствии с записями в личных документах работника (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании). При заполнении граф личного листка должны применяться четкие формулировки.
Анкета также используется при поступлении работника на работу и взаимозаменяема с личным листком. На предприятиях используется или листок или анкета. В ее основе лежат такие же вопросы как и личном листке, но с добавлением некоторых дополнительных вопросов, например об изменении фамилии, имени, отчества. Анкета подписывается не только самим поступающим на работу, но и принимающим его работником кадровой службы после сверки сведений, занесенных в анкету ( приложение 2).
Сведения обо всех изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкете), фиксируются в дополнении к личному листку по учету кадров. Это дополнение включает в себя фамилию, имя, отчество работника и два раздела. В первом разделе отражены изменения сведений о работе — перемещения по службе с указанием дат вступления в должность, ухода с должности
со ссылками на решение утверждения и освобождения работника, во втором — данные об изменениях в учетных признаках работника: награды, образование, знание иностранных языков, изменение места жи-
7
тельства и семейного положения, повышение квалификации (приложение 3).
2.3. Правила составления автобиографии.
Поступающий на работу пишет автобиографию — документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Но отдельные составные части в автобиографии должны содержаться обязательно. Пишется автобиография от руки на листе формата А4 либо на специальном бланке. Форма изложения — повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о деловой квалификации человека, его жизненном пути.
Основными реквизитами автобиографии являются: название документа, имя, отчество, фамилия автора, число, месяц и год рождения, место рождения, сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы), образование и специальность по образованию, вид трудовой деятельности, последнее место работы и должность, награды и поощрения, семейное положение и состав семьи, домашний адрес и телефон, дата, личная подпись (приложение 4).