В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание наилучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использованиядокументов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.
При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению. Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. стеллажно сверху вниз.
Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и нежидкостные, например песок и брезент).
Архивы должны иметь:
- специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;
- ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;
- ширину основных проходов до 120 см;
- расстояние между полками по высоте 35-40 см;
- расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;
- расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах - до 50 см.
Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.
Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27ºС, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.
Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20ºС с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.
Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов.
К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).
В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.
4.2. Проверка наличия и состояния документов
Не реже одного раза в 10 лет, а для дел постоянного хранения - раз в 5 лет, для конфиденциальных документов - ежегодно следует проводить проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения). Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.
Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Федеральным архивным агентством. При проверке контролируются не только фактическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.
4.3. Акт о выделении документов к уничтожению
В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд РФ, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела, срок хранения которых истек в предыдущем году.
В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например: копии кадровых приказов, переписка по хозяйственным вопросам и т.д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей или индексы по номенклатурам дел. Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи указываются не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описьдел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.
Согласованный с ЭК акт утверждается директором, и только после этого можно приступить к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации - сдача на пункт вторсырья. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка, с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица.
III. Заключение
В курсовой работе рассмотрены этапы проведения систематизации и порядок обеспечения сохранности документной информации.
Работа начата с рассмотрения основополагающего этапа в систематизации – создание экспертной комиссии и определение ценности информационного содержания документов. Именно на этом этапе решается вопрос о хранении документа в принципе.
Следующий этап систематизации описан во втором разделе, где изложены общие требования к систематизации документов и формированию дел. На этом этапе происходит полная подготовка дел к дальнейшему хранению, включающая составление и ведение номенклатуры дел, которая закрепляет систематизацию дел, формирование дел и группировку в них отдельных категорий документов, составление заголовков, а также правила оформления обложки дела.
Далее раскрыт порядок установления сроков хранения дел. Этот этап важен для дальнейшей работы с документами, так как не правильно установленные сроки могут привести к преждевременному уничтожению важных документов или же к хранению ненужной информации.
В последнем разделе изложена организация обеспечения сохранности документов и их уничтожения. Документы необходимо не только систематизировать, но и правильно сохранить. Продуманное размещение и проведение проверок документов позволяет обеспечить оптимальные условия хранения.
Указания и рекомендации курсовой работы подкреплены иллюстративными материалами: формами и образцами документов.
Приведенные основные принципы и методы проведения систематизации и обеспечения сохранности документной информации могут оказать существенную помощь начинающим специалистам по ДОУ как в теоретической, так и практической работе.
IV. Список используемой литературы
1. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., переработанное и дополненное. – М.: ТК Велби, издательство Проспект, 2009. – 456 с.
2. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами: учебник. – М.: ИНФРА – М, 1998. – 575 с.
6. Росархив. ВНИИДАД Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. – М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2006. – 304 с.