· отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;
· наличие признаков формального проведения ревизий кассы (например, одни и те же лица в ревизионной комиссии);
· отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;
· отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;
· отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
· предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.
Низкая оценка эффективности внутреннего контроля потребует увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.
Составляется примерный перечень вопросов для определения качества внутреннего контроля в организации:
· хранятся ли деньги в несгораемом сейфе;
· имеется ли сигнализация в помещении кассы;
· заключен ли договор с вневедомственной охраной;
· сопровождает ли охрана кассира при получении им денег в банке;
· имеются ли вторые ключи от сейфа у руководителя предприятия;
· инкассируется ли данная организация;
· снимаются ли остатки денежных средств ежеквартально;
· проводятся ли внезапные проверки в кассе;
· присутствует ли главный бухгалтер при снятии остатков в кассе;
· проверяет ли отчеты кассира главный бухгалтер;
· снимаются ли остатки денежных средств в кассе на конец года;
· регистрируются ли приходные документы в журналах;
· присваивает ли кассир номера приходным и расходным документам денежных средств;
· производятся ли записи в отчете кассира: ежедневно или по мере накопления документов;
· по движению валютных средств в кассе составляются ли отдельные отчеты;
· вся ли сдается в банк выручка, поступившая в кассу;
· практикуется ли получение денег от клиента, работников за товары, услуги другими лицами (минуя кассира);
· датируются ли приходные, расходные, кассовые документы в журнале регистрации по дате, указанных в них;
· сдает ли кассир в бухгалтерию ежедневно кассовые отчеты.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Движение денежных средств отражается в бухгалтерских регистрах и финансовой отчетности организации:
· журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по учету кассовых операций;
· главная книга;
· баланс предприятия (форма № 1), 2-й раздел актива;
· отчет о движении денежных средств (форма № 4).
В целях проведения аудиторской проверки кассовых операций необходимо проверить и проанализировать следующие документы:
1) Кассовая книга. Следует проверить: прошнурована ли, пронумерованы ли листы; наличие подписей и печати организации; наличие подписей и печати организации.
2) Приходный кассовый ордер. Проверяется: правильность заполнения; отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета; наличие подписей руководителя предприятия, главного бухгалтера, кассира и лица сдающего денежные средства и ценности; регистрацию в журнале приходных/расходных ордеров.
3) Расходный кассовый ордер. Проверяется: целевое использование наличных денег; наличие двух подписей – руководителя и главного бухгалтера; фактическое получения денег; соответствует ли дата получения денег; отражен ли документ удостоверяющий личность получателя.
4) Журнал регистрации приходных и расходных документов. Необходимо проверить: прошнурован ли, пронумерован ли и указано ли количество листов; наличие подписи руководителя; наличие регистрации в момент выписки ордера.
5) Отчеты кассира.
6) Авансовые отчеты. Список подотчетных лиц.
7) Выписки банка;
8) Справка банка об установленном лимите остатка денег в кассе.
9) Чековые книжки.
10) Хозяйственные договоры (в том числе с банками).
11) Договоры о материальной ответственности.
12) Документы по контрольно-кассовым машинам.
13) Кассовая книга. Проверяется: прошнурована ли, пронумерованы ли листы; наличие подписей и печати организации; наличие подписей и печати организации.
14) Журнал (книга) регистрации выданных доверенностей.
15) Журнал (книга) регистрации депонированных сумм;
16) Журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей.
17) Приказы руководящего органа.
18) Акты ревизии кассы, акты инвентаризации.
19) Учетная политика в части документооборота.
В первую очередь, надо проверить наличие с кассиром договора о полной материальной ответственности. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. Исходя из этого, следует проверить, происходила ли замена кассира другим лицом в течение проверяемого периода и заключен ли с заменяющим кассира лицом договор о полной материальной ответственности.
Приступая к проверке кассовых операций, аудитор выясняет правильность их документального оформления: наличие подписей ответственных лиц, отсутствие исправлений, полнота заполнения реквизитов приходных и расходных документов. Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными первичными документами. Также следует установить, вся ли первичная учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам.
Прибыв на место проверки, аудитор, в случае аудита текущего отчетного периода, может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег. При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира; заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы; соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами пожарно-охранной сигнализации.
Результаты инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной форме, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.
Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:
· обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;
· имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;
· застрахована ли касса организации;
· соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа);
· соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.
При проверке следует установить, соблюдает ли предприятие установленный лимит хранения наличных денег, так как в кассе можно хранить лишь небольшие денежные суммы для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности и премий.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итог операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут через копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист отрывной, его сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям.
При проведении аудита необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах, проверить наличие первичных оправдательных документов, оформленных должным образом для каждой кассовой операции.